Phần mềm quản lý nhà cung cấp là một giải pháp tối ưu, giúp tự động hóa các quy trình, tối ưu hóa công tác quản lý và xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác cung ứng. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm về vấn đề này, hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp quản lý cho nhà cung cấp ngay trong bài viết sau đây!
Quy trình quản lý nhà cung cấp thông thường
Tổng hợp danh sách nhà cung cấp
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín là bước quan trọng đầu tiên, đặt nền móng cho sự thành công của mọi hoạt động kinh doanh. Bắt đầu từ việc tổng hợp một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, thu thập thông tin chi tiết về từng đơn vị, quý doanh nghiệp sẽ có cơ sở để thẩm định và đưa ra quyết định chọn lựa phù hợp nhất.
Lập danh sách các nhà cung cấp uy tín
Xây dựng tiêu chí đánh giá
Để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp phải xác định rõ ràng các tiêu chí đánh giá ngay từ đầu. Những tiêu chí này nên được xây dựng dựa trên bản chất của sản phẩm, yêu cầu của hoạt động kinh doanh và nhu cầu mua sắm cụ thể của cửa hàng.
Dưới đây là ba tiêu chí cơ bản mà mọi chủ cửa hàng cần cân nhắc:
- Chất lượng sản phẩm: Đây là yếu tố then chốt trong việc chọn lựa nhà cung cấp. Chất lượng sản phẩm phải đáp ứng hoặc vượt trội so với tiêu chuẩn thị trường. Bạn có thể tham khảo các cam kết về chất lượng và chế độ bảo hành từ nhà cung cấp để đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu.
- Chi phí sản phẩm: Việc đánh giá chi phí sản phẩm bao gồm không chỉ giá cả mà còn các khoản phí phát sinh khác khi nhập hàng. Để quản lý ngân sách hiệu quả, chủ cửa hàng cần so sánh và đánh giá tổng chi phí từ nhiều nhà cung cấp, đảm bảo lựa chọn được đối tác cung cấp có mức giá cả hợp lý, phù hợp với điều kiện tài chính của cửa hàng.
- Thời gian giao hàng: Độ tin cậy trong thời gian giao hàng là một chỉ số không thể xem nhẹ, bởi chúng trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Chủ cửa hàng cần tham khảo các số liệu về lịch sử giao hàng của nhà cung cấp để đánh giá khả năng đáp ứng đúng hạn, từ đó giảm thiểu rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Lựa chọn nhà cung cấp
Doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhà cung cấp dựa trên thông tin chi tiết đã thu thập và các tiêu chí kỹ lưỡng đã được xây dựng. Quá trình này dựa trên sự so sánh bề ngoài và xem xét sự phù hợp sâu sắc với bản chất và mục tiêu kinh doanh của cửa hàng. Nhà cung cấp cuối cùng được chọn lựa sẽ là đơn vị có khả năng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu đặt ra, đảm bảo cung cấp sản phẩm và dịch vụ tối ưu nhất cho hoạt động kinh doanh.
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, phù hợp
Sử dụng sổ theo dõi nhà cung cấp
Sổ theo dõi trong quản lý nhà cung cấp là một công cụ không thể thiếu, giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát và đảm bảo tính chính xác của thông tin. Qua đó, mỗi chi tiết giao dịch phát sinh giữa cửa hàng và nhà cung cấp đều được ghi lại một cách bài bản, cho phép các doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ mọi hoạt động liên quan và quản lý chính xác mọi khoản công nợ.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, các phần mềm quản lý đã được nâng cấp tích hợp các tiện ích tự động hóa, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Các giải pháp phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ tin cậy trong mọi giao dịch.
Tự động hóa quy trình với phần mềm quản lý nhà cung cấp
Phần mềm Viindoo Purchase không chỉ là phần mềm quản lý mua hàng mà còn có thể giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện thông tin của nhà cung cấp, theo dõi và kiểm soát tình trạng giao hàng một cách chủ động.
Viindoo Purchase giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý nhà cung cấp
Viindoo Purchase số hóa toàn bộ dữ liệu nhà cung cấp, cho phép truy xuất thông tin dễ dàng, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi. Doanh nghiệp có thể quản lý bảng giá và lịch sử mua hàng, từ đó đánh giá năng lực và lựa chọn đối tác cung cấp phù hợp với tiêu chí đề ra. Phần mềm còn hỗ trợ phân tích thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp, giúp tối ưu hóa quy trình mua hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ - KHÔNG YÊU CẦU THẺ TÍN DỤNG
Giám sát và quản lý nhà cung cấp một cách chủ động
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Viindoo Purchase
Thiết lập, quản lý danh sách nhà cung cấp
Phần mềm Viindoo Purchase mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin nhà cung cấp. Toàn bộ dữ liệu và thông tin nhà cung cấp được số hóa, giúp dễ dàng tra cứu ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Hệ thống hỗ trợ quản lý bảng giá và lịch sử giao dịch, giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực cung ứng và lựa chọn đối tác có giá chào hấp dẫn nhất theo từng thời điểm đặt hàng. Công cụ phân tích chi tiết thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp giúp tối ưu hóa quá trình đặt hàng. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép lập danh sách và thiết lập bảng giá sản phẩm theo từng nhà cung cấp, từ đó dễ dàng so sánh và lựa chọn đối tác phù hợp nhất.
Quản lý Mời Thầu
Viindoo Purchase tích hợp tính năng mời thầu hàng loạt, giúp người dùng dễ dàng tạo và gửi yêu cầu mua hàng đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Đồng thời, tính năng quản lý thỏa thuận mua hàng giúp bạn theo dõi tiến trình và thời hạn thanh toán của các đơn hàng, đảm bảo việc quản lý và kiểm soát được thực hiện một cách hiệu quả.
Theo dõi lịch sử nhập hàng
Phần mềm Viindoo Purchase mang đến khả năng giám sát toàn bộ quy trình mua hàng và lịch sử giao dịch của từng nhà cung cấp. Người dùng có thể phân tích hoạt động mua sắm và theo dõi đơn hàng chi tiết theo từng giai đoạn ngày, tháng, quý và năm. Viindoo Purchase tự động tính toán các chỉ số quan trọng như giá mua trung bình, thời gian xử lý đơn hàng, số lượng hàng đã nhận/chưa nhận và thời hạn giao hàng theo từng đơn hàng mua hoặc hợp đồng mua.
Quản lý nợ cần trả nhà cung cấp
Viindoo Purchase hỗ trợ quản lý hiệu quả các khoản trả trước cho nhà cung cấp và theo dõi công nợ chi tiết. Phần mềm cung cấp một loạt báo cáo cần thiết như Nhật ký mua hàng, Báo cáo công nợ và nhiều loại báo cáo khác.
Người dùng có thể tùy chỉnh tiêu chí báo cáo để tổng hợp thông tin mua hàng theo các hạng mục như mặt hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên phụ trách. Báo cáo được trình bày dưới dạng bảng pivot động, đồ thị đường, biểu đồ hình khối và có thể xuất ra tệp Excel, giúp việc theo dõi và phân tích dữ liệu trở nên trực quan và thuận tiện.
Phần mềm quản lý nhà cung cấp là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Nếu quý doanh nghiệp cần được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp quản lý nhà cung cấp, hãy liên hệ ngay với Viindoo !
- Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, 97 Bạch Đằng, Phường Hạ Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Hotline: +84 225 730 9838
- Email: sale@viindoo.com
