Không thể phủ nhận được vai trò của phần mềm ERP đối với các doanh nghiệp. Thế nhưng, cách sử dụng hệ thống ERP như thế nào để đạt hiệu quả tối ưu nhất thì luôn là một câu hỏi không dễ trả lời. Bài viết dưới đây Viindoo và cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP.
>>>> Xem Thêm: Nhân viên ERP là ai?
1. Chuẩn bị trước khi sử dụng hệ thống ERP
Cho đến nay phần mềm ERP đã được sử dụng rộng rãi, mang tới những lợi ích vô cùng thiết thực cho các doanh nghiệp. Một hệ thống ERP trong doanh nghiệp toàn diện giúp tự động hóa các thao tác thủ công có tính lặp lại, giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót dữ liệu trong quá trình nhập liệu giữa các phần mềm riêng lẻ. Để khai thác lợi ích của ERP và sử dụng ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần:
1.1 Hiểu rõ bản chất hệ thống ERP
Bản chất hoạt động và đặc điểm của ERP đó chính là quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, qua đó giúp người lãnh đạo sử dụng và phân bổ các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, một phần mềm ERP sẽ đóng vai trò chính trong việc thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích và lập báo cáo.
Triển khai ERP không chỉ cài đặt một phần mềm mà còn xây dựng một quy trình chuẩn. Toàn bộ quá trình làm việc được thực hiện trên cơ sở tài nguyên duy nhất. Hiểu được bản chất của việc triển khai ERP sẽ giúp cho các doanh nghiệp xác định được hướng đi đúng đắn, hạn chế mắc phải sai lầm khi triển khai hệ thống.
1.2 Xác định yêu cầu, mục tiêu cấp cao
Sau khi đã nắm rõ được bản chất của việc triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định được các yêu cầu cũng như mục tiêu cấp cao cần đặt ra cho mỗi dự án. Thông qua đó, doanh nghiệp cần phải đánh giá được quy trình của mình có thực sự phù hợp triển khai ERP hay không. Đồng thời, lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch để kiểm soát, đánh giá quy trình của mỗi phòng ban.
1.3 Xây dựng đội ngũ quản lý dự án
Để có được hệ thống ERP chất lượng, bên cạnh việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, bản thân mỗi doanh nghiệp phải là đối tượng đóng vai trò quyết định.
Trước khi thực hiện cách sử dụng hệ thống ERP doanh nghiệp cần xây dựng một đội ngũ quản lý nội bộ. Những cá nhân này sẽ là người chủ động thực hiện, đưa ra yêu cầu chi tiết đối với việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp. Điều này sẽ tránh được trường hợp lệ thuộc quá mức vào các đơn vị cung cấp.
1.4 Lựa chọn đơn vị cung cấp hệ thống uy tín
Khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP các doanh nghiệp cần phải nhận thức rõ được đối tác cung cấp, dành thời gian để nghiên cứu về các yếu tố của nhà cung cấp như: uy tín, kinh nghiệm, đội ngũ các chuyên gia,... Nhà cung cấp hệ thống ERP chính là người đồng hành cùng với doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai, ứng dụng công nghệ, nên doanh nghiệp cần lựa chọn thực sự kỹ càng, thận trọng.
2. Cách sử dụng hệ thống ERP hiệu quả
Có thể nói bất kỳ một phần mềm nào dù có hiện đại đến đâu đều sẽ phản tác dụng nếu như không biết cách sử dụng đúng cách. Đối với hệ thống ERP cũng vậy. Cách sử dụng phần mềm ERP như sau:
2.1 Chuẩn hóa quy trình hoạt động, dữ liệu kinh doanh
Bước quan trọng đầu tiên khi triển khai ERP cho doanh nghiệp chính là chuẩn hóa quy trình hoạt động cũng như toàn bộ cấu trúc dữ liệu. Lúc này hệ thống ERP sẽ là phương tiện tuyệt vời để chia sẻ đồng nhất dữ liệu, chuẩn hóa quy tắc xử lý và tiêu chuẩn định dạng của các dữ liệu.
2.2 Cài đặt phần mềm ERP
Thông thường, các nhà cung cấp sẽ phụ trách việc cài đặt ERP. Đối với phần mềm SaaS ERP, doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào hệ thống thông qua trình duyệt web bằng tài khoản được cung cấp. Cẩm nang sử dụng ERP chi tiết sẽ được nhà cung cấp giới thiệu để doanh nghiệp có thể vận hành tốt.
2.3 Phân quyền kiểm soát quy trình, tiếp cận thông tin
Các hệ thống ERP cho phép người quản lý chia sẻ quyền xem, nhập, truy cập dữ liệu tới tất cả nhân viên, bộ phận cũng như phòng ban của tổ chức tùy theo vị trí, cấp bậc. Chính vì thế tất cả mọi thông tin sẽ được cập nhật tức thời, chính xác và xử lý chỉ trong 1 lần thay vì bị chồng chéo, trùng lặp giữa các phòng ban hay phần mềm nghiệp vụ riêng lẻ khác nhau.
2.4 Khai thác khả năng Workflow của hệ thống ERP
Sau khi đã phân quyền kiểm soát các doanh nghiệp tiếp tục thực hiện Workflow để phân chia công việc cho từng đơn vị cụ thể. Tất cả thông tin công việc đều sẽ được truyền từ vị trí này đến vị trí khác hoàn toàn tự động, giúp tiết kiệm thời gian cho việc trao đổi qua lại, hạn chế sai sót phát sinh trong quá trình trao đổi như cách làm việc thông thường.
2.5 Tích hợp ERP với đối tác khách hàng, nhà cung cấp
Thực hiện tích hợp giải pháp ERP với khách hàng/nhà cung cấp. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp khách hàng, nhà cung cấp tiếp nhận thông tin nhanh chóng, chính xác.
Hầu hết các phần mềm ERP ưu việt hiện nay đều tích hợp các công cụ cho phép các tổ chức bên ngoài liên kết với hệ thống doanh nghiệp. Cùng với đó, hệ thống vẫn tiếp tục duy trì biện pháp bảo vệ thông tin và bảo mật dữ liệu tối ưu.
2.6 Ứng dụng công cụ phân tích
Để nắm bắt được tình hình thực tế của quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp các bạn có thể ứng dụng công cụ phân tích thông qua hệ thống báo cáo, phân tích chính xác, tức thời của doanh nghiệp. Đây chính là công cụ đắc lực nhất của hệ thống ERP đối với người quản lý, giúp lãnh đạo doanh nghiệp luôn nắm được tình hình chính xác của mọi phòng ban, đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời cho mọi vấn đề phát sinh.
2.7 Theo dõi và điều chỉnh quy trình hoạt động
Công đoạn cuối cùng trong sử dụng hệ thống ERP đó chính là tái thiết kế quy trình kinh doanh đảm bảo thích ứng với hoạt động của phần mềm ERP, tránh được các trục trặc trong quá trình thực hiện.
3. Những lưu ý khi sử dụng tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP
Lựa chọn và sử dụng đúng cách tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cũng là một trong những cách tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống ERP, cụ thể là:
3.1 Nên lựa chọn những tài liệu có hướng dẫn chi tiết
Nên chọn lựa chọn các phần tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP có đi kèm hình minh họa chi tiết từng thao tác hoặc video hướng dẫn. Điều này sẽ giúp người được hướng dẫn dễ hiểu, thực hiện thao tác sử dụng nhanh hơn, không gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm ERP trong thực tiễn.
3.2 Nên chọn đúng tài liệu được viết cho phiên bản phần mềm đang sử dụng
Nhiều doanh nghiệp đã mắc sai lầm khi lựa chọn các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP đại trà, điều này gây mất thời gian cho người học và người hướng dẫn. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý chọn đúng tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP đúng với phiên bản ứng dụng đã cài đặt.
Ví dụ, doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm ERP của Viindoo phiên bản 14.0 thì nên tìm đúng tài liệu hướng dẫn tương ứng.
Doanh nghiệp không nên tìm các tài liệu hướng dẫn cho phiên bản cũ như 12.0 hay 13.0 để tránh tình trạng tài liệu không tương thích với phiên bản hiện tại. Không chỉ vậy, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp phần mềm gửi bản tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng tiếp nhận thông tin và sử dụng.
Những lưu ý với tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP
>>>> Đọc Thêm: Các nhà cung cấp ERP tại Việt Nam
3.3 Tham khảo tài liệu tại những nguồn chính gốc
Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý nguồn, thời gian, vị trí và cách thức vận hành của luồng dữ liệu. Chính vì thế các thông tin ERP đưa ra luôn chính xác, nhanh chóng cho doanh nghiệp. Vậy nên, khi tham khảo các tài liệu sử dụng phần mềm, người quản lý nên tìm những tài liệu chính gốc, được kiểm định từ các chuyên gia.
Những tài liệu này sẽ giúp người quản lý hiểu được các tính năng, công nghệ của phần mềm đang ứng dụng cũng như hiểu được tại sao phần mềm lại được thiết kế logic như vậy. Nắm bắt được những thông tin này sẽ đảm bảo các quyết định được đưa ra chính xác, tránh sai sót tổn thất khi vận hành trong thực tiễn.
3.4 Giới thiệu kho tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP của Viindoo
Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu, ưu tiên riêng trong quản lý, vận hành hoạt động. Và phần mềm ERP tốt nhất hiện nay là phần mềm được tích hợp đầy đủ toàn bộ tính năng, các phân hệ trong ERP thông minh nhằm nâng cao tính linh hoạt trong quản lý, vận hành, phát triển công ty.
Là một đơn vị đi tiên phong về việc cung cấp các phần mềm ERP tại Việt Nam và bề dày kinh nghiệm triển khai thành công dự án ERP cho nhiều doanh nghiệp, Viindoo đã xây dựng được Kho tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP chi tiết, cụ thể, dễ hiểu cho doanh nghiệp.
Trong kho tài liệu này, Viindoo còn có tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP cụ thể về từng phần mềm như: Phần mềm CRM, Marketing, bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự, chấm công…
Kho tài liệu hướng dẫn sử dụng Giải pháp Viindoo
Toàn bộ các tài liệu đều có nội dung mô tả chi tiết đi kèm hình ảnh, video hướng dẫn giúp người được hướng dẫn có thể hiểu chi tiết hơn về sản phẩm, cũng như biết cách vận hành phần mềm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Kho tài liệu này được thể hiện một cách hệ thống, bao quát toàn bộ các phần mềm ERP mà Viindoo đang cung cấp, giúp tạo nên một hệ sinh thái các phần mềm quản trị, theo đúng phương châm mà Viindoo hướng đến: “Các phần mềm đều mạnh mẽ khi đứng độc lập, nhưng sẽ tạo nên đột phá nếu kết hợp cùng nhau”.
Phần mềm Viindoo ERP
Hơn cả một giải pháp ERP, Viindoo ERP tích hợp Website, Digital marketing, Ecommerce trên một nền tảng duy nhất. Hoạt động mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Để tận dụng tốt giải pháp ERP, các doanh nghiệp cần biết cách sử dụng hệ thống ERP và sử dụng tài liệu hướng dẫn người dùng phần mềm ERP một cách hiệu quả. Hy vọng rằng thông tin ở trên sẽ giúp các đơn vị hiểu biết và lập kế hoạch triển khai hiệu quả. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email để được tư vấn và hỗ trợ đặc biệt từ Viindoo .
>>>> Tiếp Tục Với:
