Quản lý quy trình Mời thầu với Phần mềm Mua hàng Viindoo

Mời thầu (Gọi thầu)​ là một cơ chế phổ biến trong mua sắm và ký kết hợp đồng, trong đó các công ty tiến hành gọi thầu từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng để đáp ứng các yêu cầu trong hoạt động kinh doanh. Việc mời thầu phức tạp và cần tới sự tham gia của nhiều nguồn lực trong một khoảng thời gian dài. Tuy nhiên, quản lý quá trình mời thầu một cách thủ công sẽ tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót. Đây là lý do tại sao các giải pháp phần mềm xuất hiện.

Trong bài blog này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm mời thầu và cách quản lý quy trình mời thầu trong Phần mềm Viindoo, đồng thời thảo luận về lợi ích của việc sử dụng giải pháp phần mềm mời thầu.

Thế nào là Mời thầu?

Mời thầu là gì?

“Mời thầu” là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

>>>> Đọc thêm: Hướng dẫn về Quy trình Phê duyệt mua hàng.

Bản chất của hành vi mời thầu là một hình thức cạnh tranh văn minh trong nền kinh tế thị trường phát triển, bởi thông qua hoạt động này, những nhà thầu đáp ứng các yêu cầu kinh tế kỹ thuật và chi phí của chủ đầu tư sẽ được lựa chọn. Chính vì vậy, mời thầu ra đời và tồn tại với mục tiêu nhằm thực hiện tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch.

Từ đó có thể thấy, hoạt động mời thầu có vai trò đảm bảo 4 nội dung: Hiệu quả – Cạnh tranh – Công bằng – Minh bạch. Hiệu quả có thể về mặt tài chính hoặc về thời gian hay một tiêu chí nào khác tùy thuộc vào mục tiêu của dự án. Muốn đảm bảo hiệu quả cho dự án phải tạo điều kiện cho nhà thầu cạnh tranh công khai ở phạm vi rộng nhất có thể nhằm tạo ra sự công bằng, đảm bảo lợi ích cho các bên. Với các dự án có tổng đầu tư lớn, có giá trị về mặt kinh tế hoặc xã hội thì công tác mời thầu là một khâu quan trọng không thể thiếu.

Quy trình mời thầu

Một quy trình mời thầu thường đi qua các bước sau đây: 

1. Chuẩn bị: Ở bước này, công ty xác định nhu cầu của mình và xây dựng tài liệu chi tiết về yêu cầu đối với dự án hoặc dịch vụ. Tài liệu này được gọi là Hồ sơ Yêu cầu (RFP) hoặc Mời thầu (ITT).
2. Xuất bản: RFP/ITT sẽ được công khai trên nhiều nền tảng khác nhau của doanh nghiệp sau khi hoàn thiện, như: website, các ấn phẩm thương mại, ... Điều này cho phép các nhà cung cấp quan tâm có thể truy cập vào tài liệu và gửi báo giá cho doanh nghiệp.
3. Đánh giá: Doanh nghiệp mời thầu tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu dựa trên các tiêu chí đã định nghĩa như giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng. Quá trình đánh giá có thể bao gồm nhiều vòng đàm phán với các nhà thầu.
4. Lựa chọn: Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ chọn ra một nhà thầu thoả mãn được các yêu cầu và ký kết hợp đồng.
   

Những sai lầm thường gặp trong quá trình mời thầu

Việc đưa ra yêu cầu giá thầu một cách thông minh đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự tăng trưởng ổn định của doanh nghiệp. Để mời thầu đạt hiệu quả cần có sự nỗ lực của nhiều nhân viên từ các phòng khác nhau bắt đầu từ khâu lập kế hoạch gói thầu đến phê duyệt, đảm bảo mọi người đều nắm được toàn bộ thông tin liên quan. Vì vậy, trong quá trình thực hiện sẽ thường xảy ra một số sai sót gây ảnh hưởng đến chất lượng của cả gói thầu có thể kể đến như:

• • Thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu không chính xác/rõ ràng: Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ mơ hồ hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến sự thiếu chính xác khi quyết định giá thầu và chậm trễ trong quá trình đánh giá.
  • Thiếu minh bạch: Việc không cung cấp thông tin minh bạch về quy trình đấu thầu, tiêu chí đánh giá hoặc quy trình ra quyết định có thể làm phát sinh nghi ngờ về tính công bằng và gây ảnh hưởng tới uy tính của gói thầu, thậm chí có thể làm phát sinh cáo buộc tham nhũng hoặc các hành vi vi phạm khác.
  • Thời gian không thực tế: Việc thiết lập các thời hạn không phù hợp với thực tế đối với việc nộp Hồ sơ Dự thầu hoặc hoàn tất quá trình mời thầu có thể làm mất đi cơ hội tham gia của các nhà thầu đủ năng lực, ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định cuối cùng.
  • Tài liệu chưa đầy đủ: Việc không lưu giữ hồ sơ chính xác về quy trình đấu thầu, bao gồm các trao đổi với các nhà cung cấp, tiêu chí đánh giá và các quyết định được đưa ra, có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát tuân thủ về mặt pháp ký và kiểm toán.
    

Quản lý mời thầu bằng Phần mềm Viindoo

Lợi ích của việc sử dụng giải pháp phần mềm mời thầu

Sử dụng giải pháp phần mềm gọi thầu có thể giúp doanh nghiệp tránh khỏi sai sót mà chúng ta đã thảo luận ở trên cũng như giảm bớt các công việc nhàm chán và dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng.

1. Tiết kiệm thời gian: Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng giải pháp phần mềm mời thầu chính là tiết kiệm thời gian. Doanh nghiệp có thể soạn thảo và công khai RFP một cách nhanh chóng, nhận Hồ sơ Dự thầu tại một cổng thông tin tập trung và đánh giá chúng một cách hiệu quả. Điều này giúp loại bỏ công việc nhập liệu thủ công và giảm tổng thời gian thực hiện chung.
2. Tăng hiệu quả: Bằng cách tự động hóa quy trình mời thầu, doanh nghiệp có thể loại bỏ các lỗi thủ công và tối ưu hóa toàn bộ quy trình, giúp tăng hiệu suất công việc và đạt kết quả tốt hơn.
3. Tiết kiệm chi phí: Sử dụng giải pháp phần mềm mời thầu giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều khoản chi phí thông qua việc giảm thời gian và nguồn lực thực hiện, cải thiện lợi nhuận.
4. Cộng tác tốt hơn: Mọi thông tin và nội dung trao đổi được tập trung trên một nền tảng duy nhất, các giải pháp phần mềm tạo điều kiện cho sự hợp tác tốt hơn giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp của mình. Các cuộc đàm phán, thảo luận sẽ suôn sẻ hơn và mối quan hệ với các nhà cung cấp được cải thiện.

Tối ưu hoá quy trình mời thầu với Phần mềm Viindoo

Để quản lý quy trình mời thầu, hãy kích hoạt tính năng Thỏa ước Mua hàng trên ứng dụng Quản lý Mua hàng Viindoo, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình này.

Với những ưu điểm của một giải pháp phần mềm toàn diện, Viindoo cung cấp một số tính năng lý tưởng để quản lý hoạt động mời thầu, bao gồm:

1. Cổng thông tin tập trung

Viindoo cung cấp một cổng thông tin tập trung cho việc xuất bản và công khai RFP, nhận đề xuất về giá thầu. Đây là công cụ để các nhà cung cấp truy cập tài liệu và gửi Hồ sơ Dự thầu dễ dàng hơn, đồng thời giúp các doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình tại một không gian tập trung.

2. Đánh giá tự động

Viindoo cho phép doanh nghiệp thiết lập tiêu chuẩn đánh giá cho từng RFP, giúp so sánh giá thầu và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tính toán thủ công và giảm nguy cơ xảy ra lỗi.

3. Theo dõi thời gian thực

Người dùng có thể theo dõi tiến trình của từng RFP theo thời gian thực hiện thực tế, cho phép theo sát và kiểm soát quy trình tốt hơn.

4. Khả năng tích hợp

Người dùng có thể tích hợp với nhiều phân hệ khác nhau (Quản lý Dự án, Quản lý kho, ...) tùy theo nhu cầu, giúp truy xuất và tái sử dụng dữ liệu sau này.

5. Quản lý tài liệu

Tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình mời thầu, gồm: RFP, giá thầu và hợp đồng đều có thể được lưu trữ và quản lý trong Phần mềm Viindoo. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất của tài liệu và giảm nguy cơ hiểu sai thông tin.

6. Các tính năng bổ sung khác

• Thẻ để phân loại RFP: Giúp tìm kiếm thông tin các sản phẩm/dịch vụ dễ dàng hơn.
• Cài đặt cảnh báo: Người dùng có thể thiết lập cảnh báo cho những mốc quan trọng như thời hạn bảo vệ hồ sơ và hết hạn hợp đồng để cập nhật thông tin liên tục về quá trình gọi thầu.
  

Cách tạo Hồ sơ Mời thầu hiệu quả trên Phần mềm Viindoo

Việc tạo ra một lời mời thầu hiệu quả là rất quan trọng, giúp đạt được kết quả tốt nhất. Dưới đây là một số mẹo tạo RFP sẽ thu hút các nhà cung cấp phù hợp và đạt được thành công cho kết quả thầu:

1. Sự cụ thể: Xác định rõ các yêu cầu và thông số kỹ thuật của trong RFP giúp các nhà cung cấp hiểu được những gì doanh nghiệp đang tìm kiếm và gửi giá dự thầu chính xác.
2. Các tiêu chí đánh giá: Đảm bảo rằng các tiêu chí đánh giá được đề cập trong RFP. Điều này sẽ giúp các nhà cung cấp hiểu rõ hơn về cách đánh giá giá thầu của họ và cho phép họ điều chỉnh sản phẩm của mình cho phù hợp.
3. Đặt ra thời gian thực tế: Hãy đưa ra một khoảng thời gian đủ để nhà thầu chuẩn bị và gửi Hồ sơ Dự thầu. Việc đặt ra thời gian thực tế sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được các đề xuất chất lượng và có đủ thời gian để đánh giá chúng một cách chính xác.
4. Giao tiếp rõ ràng: Giao tiếp là chìa khóa trọng quá trình gọi thầu, đảm bảo thông báo bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào đối với RFP cho ccác bên liên quan một cách kịp thời.

>>>> Đọc thêm: Hướng dẫn Mời thầu để hiểu rõ hơn về cách mà Phần mềm Viindoo hoạt động..

Tuy nhiên, giải pháp phần mềm sẽ chỉ phát huy hiệu quả tối đa khi người dùng chủ động thực hiện và kiểm soát một số vấn đề nhỏ sau:

1. Đào tạo cách sử dụng: Việc này giúp cho mọi thành viên tham gia quá trình mời thầu đều có cùng cách hiểu và có thể tận dụng tối đa các tính năng của Phần mềm Viindoo.
2. Cập nhật dữ liệu thường xuyên: Hãy luôn cập nhật dữ liệu để đảm bảo tính chính xác của các đánh giá và giao tiếp hiệu quả với nhà thầu.

Câu hỏi thường gặp

Lời kết

Quản lý các gói thầu được đánh giá là một công việc khó khăn nhưng với các giải pháp phần mềm phù hợp, công việc này có thể được tối ưu hoá và trở nên hiệu quả hơn. Tóm lại, tự động hóa trong quy trình mời thầu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong dài hạn Từ việc cắt giảm sự phức tạp đến việc đảm bảo tính minh bạch giữa các nhà thầu, là một giải pháp toàn diện cho toàn bộ  quy trình mời thầu từ tạo RFP để đến phê duyệt.

Viindoo cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý toàn bộ quy trình, từ bước tạo ra RFP cho đến bước lựa chọn nhà cung cấp thắng thầu. Bằng cách tuân thủ các thực tiễn tốt nhất và tránh những sai lầm phổ biến, các doanh nghiệp có thể tối đa hóa hiệu quả và nhận được kết quả tốt nhất từ ​​​​quy trình mời thầu. Bạn còn đang chần chừ gì? Hãy bắt đầu sử dụng Phần mềm Viindoo ngay và trải nghiệm sự khác biệt mà chúng tôi tạo ra trong công việc quản lý của bạn.