Câu hỏi không phải phần mềm nào tốt nhất
Doanh nghiệp đi so sánh công cụ quản lý công việc thường xuất phát từ sản phẩm: phần mềm giao việc nào có bảng đẹp hơn, ứng dụng di động tốt hơn, giá hợp lý hơn. Các bảng so sánh trả lời tốt câu hỏi đó và vẫn dẫn tới hai kết cục hay gặp nhất - một đội dùng cùng một công cụ hiệu quả nhiều năm, và một đội bỏ công cụ của mình sau ba tháng.
Khác biệt giữa hai kết cục ấy hiếm khi nằm ở sản phẩm. Nó nằm ở bản chất công việc mà mỗi đội đang quản lý. Việc có thể định nghĩa bằng đầu ra trước khi bắt đầu vận hành khác hẳn việc sinh ra từ chứng từ nghiệp vụ và phải quyết toán chi phí về sau.
Bài viết này đưa ra tiêu chí phân biệt hai loại việc, nói thẳng khi nào một phần mềm giao việc riêng là lựa chọn đúng, và chỉ ra ba dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã vượt quá nó.
Việc dự án và việc vận hành
Phân biệt này không theo ngành nghề hay quy mô nhân sự, mà theo cách công việc được xác định và theo thứ mà nó gắn vào.
Việc dự án
Đầu ra mô tả được trước khi bắt tay vào làm: một website, một khoá đào tạo, một đợt ra mắt sản phẩm, một cuộc rà soát. Việc phối hợp diễn ra bằng cách chuẩn hoá đầu ra - đội thống nhất là tiêu chí hoàn thành rồi tự tổ chức để đạt tới.
Việc vận hành
Công việc do một sự kiện nghiệp vụ sinh ra: một đơn hàng được xác nhận, một lô hàng được đặt, một thiết bị hỏng, một hoá đơn tới hạn. Loại việc này lặp lại, chạy ngang nhiều bộ phận, và mang theo một khoản chi phí phải hạ xuống chỗ nào đó.
Phân chia theo bản chất công việc, không theo quy mô doanh nghiệp.
Hai nhóm này không chỉ khác nhau về nội dung công việc; chúng được phối hợp bằng hai cơ chế khác nhau, và đó là lý do một công cụ khó phục vụ tốt cả hai.
Loại thứ nhất được phối hợp bằng cách chuẩn hoá đầu ra, một trong các cơ chế phối hợp được mô tả bởi Henry Mintzberg.
Nhóm thứ hai được phối hợp bằng chính chứng từ. Đơn hàng, lô hàng, lệnh sản xuất không phải là bản mô tả công việc - chúng là bản ghi mà mọi bộ phận vẫn đọc, vẫn ghi vào và vẫn bị đo theo. Một bảng công việc dựng cạnh chúng trở thành nguồn dữ liệu thứ hai về cùng một sự việc.
Hai nguồn dữ liệu về cùng một sự việc không ở yên bằng nhau. Chúng lệch đi ngay khi một bên được cập nhật còn bên kia thì không, và cái giá phải trả không nằm ở thao tác nhập lại. Cái giá nằm ở công đối chiếu về sau, và ở những quyết định đưa ra trong khoảng giữa dựa trên bản sao mà người quyết định tình cờ mở ra.
Phần lớn doanh nghiệp có cả hai loại. Sai lầm không nằm ở việc dùng một phần mềm giao việc riêng, mà ở chỗ dùng nó cho loại thứ hai rồi kết luận rằng đội ngũ thiếu kỷ luật khi kết quả không như mong đợi.
Bốn tiêu chí phân biệt
Việc sinh ra từ đâu
Việc dự án do một người xác định là cần rồi tự tạo trên hệ thống. Việc vận hành đã tồn tại sẵn trong một chứng từ trước khi có ai gõ nó thành một thẻ việc.
Chi phí có phải quay về không
Nếu không ai cần biết một việc tốn bao nhiêu, hay nó được tính vào đơn hàng nào, một danh sách việc là đủ. Nếu số giờ phải chạy tới một hoá đơn hoặc một giá thành, chúng không thể nằm lại trong một công cụ tách rời.
Cùng một dạng việc lặp lại bao nhiêu lần
Một đợt ra mắt diễn ra mỗi quý một lần; một lượt giao hàng diễn ra bốn mươi lần mỗi ngày. Việc lặp ở tần suất vận hành thì đáng được sinh tự động thay vì nhập tay.
Ai ngoài đội cần nhìn thấy
Nếu chỉ đội làm việc cần nhìn thấy, bảng nào cũng được. Nếu bộ phận kinh doanh, kế toán và khách hàng cùng cần một trạng thái, trạng thái đó phải nằm trên chính chứng từ mà những người kia vẫn dùng.
Mỗi tiêu chí được viết sao cho câu trả lời quyết định được một điều: việc đã tồn tại trong chứng từ thì nên được sinh ra chứ không nên nhập lại; số giờ phải chạy tới hoá đơn thì không thể ghi ở ngoài hệ thống lập hoá đơn; một hình việc lặp bốn mươi lần mỗi ngày thì đáng được tự động hoá; và một trạng thái mà nhiều bộ phận cùng phụ thuộc thì phải nằm trên bản ghi mà tất cả họ đều mở.
Mỗi câu chốt được một điều; bốn câu chốt được lựa chọn.
Ba trong bốn câu trả lời nghiêng về cột bên trái thì đó là việc dự án; nghiêng về cột bên phải thì đó là việc vận hành. Phần lớn doanh nghiệp sẽ thấy các bộ phận chia về hai nhóm khác nhau, đó là kết quả bình thường chứ không phải vấn đề cần xử lý.
Khi một phần mềm giao việc riêng là lựa chọn đúng
Bốn điều kiện sau, khi cùng đúng, làm cho một phần mềm giao việc riêng không chỉ chấp nhận được mà còn là lựa chọn tốt hơn.
Việc được định nghĩa bằng đầu ra
Sản phẩm bàn giao được thống nhất từ đầu và đội được đánh giá theo đó, không theo từng bước đã đi.
Công việc độc lập với chứng từ
Không có đơn hàng, hoá đơn, phiếu kho hay lệnh sản xuất nào phụ thuộc vào trạng thái của những nhiệm vụ này.
Không ai cần chi phí của nó
Số giờ không dùng để xuất hoá đơn, không ghi tăng tài sản, không vào giá thành.
Đội nhỏ và ổn định
Những người liên quan cùng theo dõi trên một bảng chung, và người mới vào chỉ cần một buổi trao đổi là nắm được công việc.
Với các điều kiện đó, mua một hệ thống quản trị tổng thể để quản lý công việc mới là sai lầm đắt hơn. Một công cụ nhẹ có bảng, nhiệm vụ con, phụ thuộc và thời hạn là đủ dùng, chi phí thấp và một ngày là chạy được.
Trường hợp ngược lại cũng cần nói rõ như vậy. Đưa việc dự án vào một hệ thống lớn sẽ phát sinh những chi phí lớn hơn giá trị nó mang lại: phải cấu hình trước khi có nhiệm vụ đầu tiên, phải duy trì phân quyền, và đường đi dài hơn cho một đội vốn chỉ cần một bảng công việc chung. Khi không điều kiện nào trong bốn điều kiện trên bị phá vỡ, đánh đổi đó là lỗ.
Điều này đúng với cả Viindoo. Ứng dụng Dự án cài riêng đã có giai đoạn và bảng, giai đoạn cá nhân, nhiệm vụ con, phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nhiệm vụ lặp, mốc thời gian, thẻ, thời gian phân bổ, đánh giá của khách hàng, cùng các chế độ xem kanban, danh sách, lịch, pivot và biểu đồ - không cần thêm phân hệ kế toán hay bán hàng nào. Doanh nghiệp có công việc dạng dự án vận hành được chỉ với những tính năng này, và nhiều doanh nghiệp đang làm như vậy.
Ba dấu hiệu doanh nghiệp đã vượt quá công cụ ấy
Bước chuyển hiếm khi được tuyên bố. Nó hiện ra dưới dạng ba triệu chứng lặp lại.
Việc bị gõ hai lần
Đơn hàng đã ghi khách nào, số lượng bao nhiêu, giao ngày nào. Một người mở công cụ thứ hai và nhập lại một thẻ việc chứa đúng những dữ kiện ấy. Từ giây phút đó, tấm thẻ và đơn hàng là hai bản ghi bắt đầu lệch nhau.
Không ai trả lời được việc đó tốn bao nhiêu
Số giờ nằm ở một hệ thống, hoá đơn lập ở hệ thống khác, nên lãi lỗ của một đầu việc được dựng lại bằng bảng tính sau khi mọi chuyện đã xong, nếu có ai dựng.
Trạng thái vô hình ở đúng chỗ cần nhìn
Bộ phận kinh doanh hứa một ngày giao, kế toán hỏi đã xuất hoá đơn được chưa, khách hỏi đơn tới đâu - và câu trả lời nằm trên một bảng công việc mà không ai trong số họ mở.
Cả ba đều cùng một nguồn gốc: công việc bị tách khỏi chứng từ đã sinh ra nó. Không mức kỷ luật nào bên trong phần mềm giao việc bù được khoảng cách đó, vì khoảng cách nằm giữa hai hệ thống chứ không nằm trong một hệ thống.
Nhóm bài toán Viindoo được xây để phục vụ
Viindoo được xây cho nhóm thứ hai: công việc sinh ra từ một chứng từ và có chi phí phải quay về chính chứng từ đó. Chuỗi chạy theo một chiều - đơn hàng, công việc, tiến độ đo được, hoá đơn - và chi phí chạy ngược lại theo đúng mã định danh ấy. Ba cơ chế giữ chuỗi này, và bất biến phía sau cả ba là công việc với tiền cùng trỏ về một bản ghi, không phải hai bản sao của nó.
Công việc chạy một chiều, chi phí chạy chiều ngược lại.
Công việc do chứng từ sinh ra, có liên kết hai chiều
Trên một sản phẩm dịch vụ, ô Tạo từ đơn hàng nhận một trong ba giá trị - Nhiệm vụ, Dự án & nhiệm vụ, hoặc Dự án. Xác nhận đơn bán thì Viindoo tạo chúng, ghi đơn bán và dòng đơn lên từng nhiệm vụ, đồng thời đăng một ghi chú trên nhiệm vụ cho biết nó đến từ đơn nào. Biểu mẫu đơn bán có thêm nút mở các dự án của nó, và dự án mang theo dòng đơn mà nó thuộc về.
Chính sản phẩm quyết định đơn hàng sẽ tạo ra cái gì.
Không có dữ liệu nào bị nhập lại, và hai bản ghi không thể lệch nhau vì chỉ tồn tại một bản.
Nhiệm vụ ghi rõ nó thuộc dòng đơn nào, và lịch sử nói nó đến từ đâu.
Tiến độ chuyển thành hoá đơn
Một sản phẩm dịch vụ mang chính sách xuất hoá đơn: giá cố định, theo số lượng đã giao, dựa trên mốc thời gian, hoặc dựa theo giờ công. Với mốc, mỗi mốc giữ một tỷ lệ phần trăm của dòng đơn; đánh dấu mốc đã đạt thì số lượng giao tăng lên và đơn hàng xuất được hoá đơn cho phần tương ứng. Với giờ công, mỗi giờ ghi nhận đều gắn vào dòng đơn của nó, và khi lập hoá đơn thì những giờ đó được đóng dấu nên không thể xuất hoá đơn lần thứ hai cho cùng một khoảng thời gian.
Đạt mốc đầu tiên thì số lượng đã giao của dòng đơn lên 0,40.
Giờ công ghi trên nhiệm vụ và gắn vào dòng đơn bán phía sau.
Chi phí và doanh thu quay về dự án
Mỗi dự án mang một tài khoản quản trị, và bảng bên cạnh hiển thị mục Lợi nhuận chia hai cột doanh thu và chi phí. Các dòng được lấy từ chứng từ thật: hoá đơn bán, hoá đơn mua, đơn mua, lệnh sản xuất, chi phí nhân viên, vật tư, và giờ công tách theo cách tính tiền. Mỗi dòng bấm vào là mở đúng chứng từ phía sau. Dòng đơn mua tự mang tài khoản quản trị của dự án, còn chi phí một giờ công lấy theo chi phí giờ của nhân viên.
Doanh thu và chi phí của dự án, mỗi dòng mở được chứng từ phía sau.
Với dịch vụ bán theo giờ, đơn giá đặt được theo dự án, theo nhiệm vụ hoặc theo từng nhân viên, kèm một bảng ánh xạ mỗi nhân viên với dòng đơn mà họ tính tiền vào.
Ba giới hạn sau thuộc về cùng một chỗ, vì một quyết định đưa ra mà thiếu chúng là quyết định dựa trên thông tin không đầy đủ.
Lệnh sản xuất và đơn mua không sinh nhiệm vụ
Chúng gắn được vào một dự án và chi phí của chúng hiện trong mục lợi nhuận, nhưng không có nhiệm vụ nào được tạo ra từ chúng. Chỉ đơn bán mới sinh việc tự động.
Yêu cầu bảo trì không có liên kết nhiệm vụ
Bảo trì chạy trong ứng dụng riêng; việc phát sinh từ đó phải tạo tay nếu đội muốn nó xuất hiện trên bảng dự án.
Chi phí lương không chạy vào dự án
Chi phí một giờ lấy từ chi phí giờ của nhân viên, không lấy từ bảng lương. Lương được phân bổ theo tài khoản quản trị qua hợp đồng, không qua dự án.
Bốn câu kiểm tra hiện trạng
- Trong số nhiệm vụ được tạo tuần trước, bao nhiêu việc đã tồn tại sẵn trong một chứng từ trước khi có người nhập lại?
- Với đầu việc hoàn thành gần nhất, mất bao lâu để biết nó tốn bao nhiêu, và con số đó lấy từ đâu?
- Khi khách hỏi đơn của họ tới đâu, ai trả lời được mà không cần mở bảng công việc?
- Công việc của bộ phận nào thật sự thuộc dạng dự án, và sẽ kém hiệu quả hơn nếu đưa vào một hệ thống lớn?
Câu hỏi thường gặp
Không, với phần việc mà nó hợp. Câu hỏi hẹp hơn thế: có phần việc nào của bạn do chứng từ sinh ra không, và có phần chi phí nào cần chạy tới một hoá đơn không? Nếu câu trả lời là không với một bộ phận, hãy để bộ phận đó ở nguyên chỗ cũ.
Được, và đây là cách bố trí phổ biến: việc vận hành nằm trong hệ thống giữ chứng từ, việc dự án nằm ở công cụ mà đội thấy hợp. Điều kiện là ranh giới được vạch theo loại việc, không theo quan hệ giữa các bộ phận.
Nhập liệu trùng. Đội bị yêu cầu duy trì một bảng công việc lặp lại đúng những gì đơn hàng, phiếu hỗ trợ hay kế hoạch sản xuất đã nói, mà không nhận lại lợi ích nào. Việc cập nhật dừng trước, sau đó không ai đọc bảng nữa.
Không. Một xưởng mười lăm người có việc sinh từ đơn hàng thì cần chuỗi chứng từ. Một công ty dịch vụ hai trăm người làm theo dự án thì có thể không cần. Quy mô quyết định số lượng bảng cần dùng, không quyết định loại công cụ nào là phù hợp.
Ở chỗ tiền hoặc một cam kết với khách hàng bước vào công việc. Trước điểm đó, một bảng công việc độc lập là đủ; sau điểm đó, công việc phải nằm trên chứng từ.
Bài tiếp theo của loạt bài: việc hiếm khi hỏng trong tay một người. Nó hỏng ở chỗ bàn giao giữa hai người, và khoảng trống đó không có chủ trên bất kỳ bảng phân công nào.
Đánh giá trên chính công việc của bạn
Bốn tiêu chí trên áp vào một trường hợp thật thì nhanh hơn là đọc. Gửi một luồng việc cụ thể - một đơn hàng chuyển thành công việc, hoặc một dự án đội bạn đang chạy - chúng tôi đối chiếu với bốn tiêu chí và nói nó thuộc nhóm nào, kể cả những trường hợp mà một phần mềm giao việc riêng mới là câu trả lời đúng.
