Chuyển đổi số vs. Triển khai ERP: Khác nhau như thế nào?

Trong báo giá dịch vụ, nhiều doanh nghiệp ngạc nhiên khi nhận ra tư vấn triển khai ERP và Tư vấn chuyển đổi số là hai dịch vụ hoàn toàn khác nhau về phạm vi, đối tượng và tác động. Tại Viindoo, chúng tôi thường gặp câu hỏi: 

"ERP chưa đủ là chuyển đổi số à?"

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, mục tiêu và giá trị mà mỗi khái niệm mang lại, từ đó đưa ra lựa chọn đúng đắn phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp mình. 

Mục tiêu: "Cách mạng" vs. "Tối ưu"

Trước khi bắt tay chọn công cụ hay triển khai hệ thống nào, doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu thực sự mà mình theo đuổi: chỉ tối ưu quy trình hay thực hiện một cuộc cách mạng toàn diện để thay đổi cách vận hành và khai thác cơ hội mới?

Có thể hình dung, Chuyển đổi số là quá trình "biến hình" (transform) doanh nghiệp, giống như bạn tái thiết lại công ty để sinh tồn và phát triển bền vững trong kỷ nguyên công nghệ. Còn triển khai ERP mang tính "công cụ hóa" hoạt động quản trị, tối ưu hoá những quy trình vốn đã tồn tại. 

Để làm rõ hơn, chúng ta hãy đi sâu vào từng yếu tố:

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là một cuộc "cách mạng" toàn diện. Mục tiêu chính của nó là tái tạo toàn diện doanh nghiệp để thích ứng nhanh với môi trường kinh doanh biến đổi không ngừng, mở ra cơ hội tăng trưởng bùng nổ. Chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ; nó bao gồm việc thay đổi tư duy, con người, và mô hình tổ chức.  

Kết quả mong đợi là một doanh nghiệp linh hoạt, tối ưu hóa, sáng tạo và dẫn đầu trong ngành. Thực hiện chuyển đổi số là xem xét lại cách thức hoạt động từ gốc rễ, tích hợp công nghệ số vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp để tạo ra giá trị mới cho khách hàng và vận hành nội bộ. 

Ngược lại, triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) tập trung vào việc "tối ưu hóa" các quy trình hiện hữu. Mục tiêu của nó là ứng dụng công nghệ ERP để chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả vận hành. ERP là một hệ thống phần mềm giúp tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh chính như tài chính, sản xuất, bán hàng, quản lý kho, nhân sự vào một hệ thống duy nhất. ​ 

Kết quả mong đợi từ một dự án ERP thành công là doanh nghiệp vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Phạm vi tác động: Toàn diện vs. Công cụ

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp coi triển khai ERP cũng chính là chuyển đổi số. Thực tế, nếu chỉ tập trung vào việc triển khai một hệ thống ERP mà thiếu đi tư duy đổi mới toàn diện, doanh nghiệp chỉ đơn thuần là đang thêm một công cụ mới, chứ chưa thực sự thay đổi cách tạo ra giá trị hay đột phá trong cách thức vận hành.

Để phân biệt rõ hơn, chúng ta hãy nhìn vào phạm vi và đối tượng tác động của từng khái niệm:

Chuyển đổi số có phạm vi tác động toàn diện và sâu rộng. Nó không chỉ liên quan đến công nghệ, mà còn bao gồm chiến lược, mô hình kinh doanh, quy trình, văn hóa, nhân sự và hệ thống. Quá trình này đồng thời tác động đến cấu trúc tổ chức, tầm nhìn của lãnh đạo, năng lực của nhân viên, cho đến cách doanh nghiệp tương tác với khách hàng và các đối tác.  

Trong bức tranh chuyển đổi số lớn hơn, ERP đóng vai trò là một công cụ mạnh và thiết yếu. Nó là một phần quan trọng của hành trình, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa các quy trình cốt lõi, nhưng bản thân nó không phải là toàn bộ quá trình chuyển đổi, chỉ triển khai ERP thôi là chưa đủ.

Đối với triển khai ERP, hệ thống ERP chính là trung tâm của triển khai. Mọi hoạt động xoay quanh việc cấu hình, tùy chỉnh và triển khai phần mềm để phù hợp với các quy trình kinh doanh hiện có của doanh nghiệp.

Hiểu đúng phạm vi tác động sẽ giúp lãnh đạo tránh ảo tưởng về sức mạnh của phần mềm, mà chủ động thiết kế lộ trình số hoá phù hợp với tầm nhìn dài hạn.

Lộ trình triển khai: Từ trên xuống dưới vs. Từ quy trình

Một dự án Chuyển đổi số luôn bắt đầu từ tư duy "Top-down": lãnh đạo ra tầm nhìn, thiết kế lại cấu trúc, quy trình, rồi mới quyết định công cụ phù hợp.

1. Đánh giá trưởng thành số, chiến lược, chuỗi giá trị: Đánh giá toàn diện mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp, xem xét lại chiến lược kinh doanh hiện tại và phân tích chuỗi giá trị để xác định các điểm yếu, cơ hội và lĩnh vực cần được chuyển đổi.
2. Thiết kế lộ trình Chuyển đổi số, cấu trúc tổ chức, KPI, quy trình mục tiêu: Xây dựng lộ trình Chuyển đổi số chi tiết, thiết kế lại cấu trúc tổ chức để phù hợp với định hướng mới, xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường thành công, điều chỉnh quy trình làm việc và văn hóa tổ chức để phù hợp với định hướng mới.
3. Triển khai hệ thống đồng bộ: Tiến hành triển khai các hệ thống công nghệ cần thiết như ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), HRM (Quản lý nguồn nhân lực), Data Lake để thu thập và phân tích thông tin.

Triển khai ERP thường bắt đầu từ quy trình vận hành: khảo sát quy trình hiện có, viết URD, rồi thiết lập hệ thống.

1. Khảo sát quy trình và nhu cầu nghiệp vụ: Thu thập thông tin chi tiết về các quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và xác định các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống ERP.
2. Lập URB (User Requirement Baseline), SRS (Software Requirement Specification) và sơ đồ quy trình: Tài liệu hóa các yêu cầu người dùng, đặc tả phần mềm và thiết kế các sơ đồ quy trình chi tiết để hệ thống ERP có thể đáp ứng.
3. Thiết lập, đào tạo và chuyển giao ERP: Cấu hình hệ thống, nhập dữ liệu, đào tạo người dùng và chuyển giao hệ thống ERP vào hoạt động chính thức.

Kết luận

Triển khai ERP và Chuyển đổi số không thay thế nhau, cũng không cạnh tranh nhau. Thực tế, chúng bổ trợ cho nhau. 

ERP là một công cụ mạnh trong hành trình chuyển đổi số, giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình cốt lõi. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bỏ qua bức tranh chiến lược tổng thể và chỉ tập trung vào việc triển khai ERP, rất dễ tốn kém chi phí mà không đạt được lợi thế cạnh tranh hay đột phá như mong muốn.

Để đưa ra lựa chọn đúng đắn, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu, mức độ sẵn sàng và tầm nhìn dài hạn của mình. Tùy thuộc vào những yếu tố này, bạn có thể quyết định nên ưu tiên chuyển đổi số trước để định hình lại toàn bộ doanh nghiệp, sau đó triển khai ERP như một phần của chiến lược đó, hoặc nếu các quy trình đã ổn định, bạn có thể tập trung vào tối ưu hóa vận hành thông qua ERP.

Tại Viindoo, chúng tôi hiểu rõ thách thức này và cung cấp cả hai dịch vụ: Tư vấn Chiến lược Chuyển đổi số và Dịch vụ triển khai ERP chuyên sâu, giúp bạn xác định lộ trình phù hợp nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh và bứt phá trong kỷ nguyên số.