Nhiều doanh nghiệp, với mong muốn bắt kịp xu thế chuyển đổi số, đã đầu tư mạnh vào các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, một lầm tưởng phổ biến là:
Đã cài ERP = Đã chuyển đổi số
Thực tế, ERP chỉ là một bộ phận trong hệ sinh thái chuyển đổi số toàn diện.
Và đó là lý do vì sao không ít doanh nghiệp, dù đã triển khai ERP một cách bài bản, vẫn phải đối mặt với những "khủng hoảng" khó lường: doanh thu sụt giảm, hoạt động điều hành lúng túng, nội bộ rạn nứt, và các chỉ số KPI bị nhiễu loạn, không phản ánh đúng thực trạng.
Bài viết này sẽ phân tích sâu hơn về lý do tại sao ERP không phải là "chén thánh" cho mọi vấn đề và tầm quan trọng của một lộ trình chuyển đổi số bài bản để doanh nghiệp có thể thực sự phát triển bền vững.
ERP là Công cụ, không phải Chiến lược
Hãy hình dung doanh nghiệp của bạn như một chiếc xe.
Hệ thống ERP giống như một động cơ mạnh mẽ, hiện đại. Nó có thể giúp chiếc xe vận hành trơn tru, tiết kiệm nhiên liệu và tăng tốc nhanh chóng. Thế nhưng, nếu chiếc xe đó lại có la bàn bị hỏng, vô lăng lệch hướng, và đồng hồ KPI hiển thị sai giờ, thì dù động cơ có mạnh đến đâu, nó cũng chỉ khiến doanh nghiệp "tàn phá nhanh hơn" trên một con đường sai lầm.
ERP thực sự là một công cụ vô cùng hữu ích trong việc:
- Chuẩn hóa quy trình hiện tại: ERP giúp số hóa và thống nhất các quy trình vận hành từ mua hàng, sản xuất, bán hàng đến kế toán, giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả.
- Vận hành tự động, giảm thủ công: Nhiều tác vụ lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa, giải phóng thời gian cho nhân sự để tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn.
- Lưu vết và đo lường dữ liệu: Mọi hoạt động được ghi nhận một cách có hệ thống, tạo ra kho dữ liệu khổng lồ, là nền tảng cho việc phân tích và đưa ra quyết định.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ triển khai ERP không phải là Chuyển đổi số. ERP không tự sinh ra chiến lược kinh doanh mới. Nó chỉ giỏi "chiếu đèn pha" vào con đường mà bạn đã chọn. Nếu bạn không có một chiến lược rõ ràng, không biết mình muốn đi đâu, thì ERP chỉ giúp bạn di chuyển nhanh hơn mà thôi.
Không thay đổi Tư duy đồng nghĩa với Không chuyển đổi
Một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP là sự kháng cự của yếu tố "con người" và "tư duy". Nhiều doanh nghiệp đầu tư vào ERP nhưng vẫn giữ nguyên lối tư duy và cách làm việc cũ:
- Lãnh đạo ra quyết định theo trực giác: Dù hệ thống ERP cung cấp vô vàn dữ liệu, nhưng nhiều nhà lãnh đạo vẫn ưu tiên "kinh nghiệm" và "cảm tính" thay vì dựa vào các con số phân tích từ hệ thống. Điều này làm giảm đáng kể giá trị của việc thu thập dữ liệu qua ERP.
- Nhân sự làm việc rời rạc, chia silo: Mặc dù ERP được thiết kế để kết nối các phòng ban, nhưng nếu văn hóa làm việc vẫn còn chia tách, mỗi bộ phận chỉ quan tâm đến công việc của mình mà không có sự phối hợp, thì hiệu quả tổng thể sẽ không được cải thiện.
- KPI định lượng mô hình cũ, không linh hoạt: Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể không được cập nhật để phù hợp với bối cảnh mới hoặc mục tiêu chiến lược thay đổi. Việc đo lường dựa trên mô hình cũ sẽ không phản ánh đúng năng lực và hiệu quả thực sự của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Lý do cốt lõi là: ERP không thay thế được chiến lược, văn hóa và con người. Để quá trình chuyển đổi thực sự diễn ra, doanh nghiệp cần một sự thay đổi toàn diện từ gốc rễ:
Tái cấu trúc tổ chức
Sắp xếp lại bộ máy, định rõ vai trò và trách nhiệm để tạo sự đồng bộ và linh hoạt.
Định nghĩa KPI mới phù hợp chiến lược
Xây dựng hệ thống KPI thông minh, đo lường những giá trị cốt lõi và định hướng rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân.
Thiết kế lại chuỗi giá trị
Xem xét và tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ đầu vào đến đầu ra, loại bỏ những điểm nghẽn và tăng cường hiệu quả.
Phát triển năng lực lãnh đạo & nhân sự
Đào tạo, nâng cao kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ, giúp họ thích nghi và làm chủ các công nghệ mới, đồng thời thay đổi tư duy để đón nhận sự đổi mới.
Triển khai ERP thành công, nhưng chuyển đổi số thất bại
Đây là một thực trạng đáng báo động ở nhiều doanh nghiệp. Hệ thống ERP có thể chạy ổn định, các module hoạt động trơn tru, nhưng kết quả kinh doanh lại không như mong đợi. Một vài dấu hiệu rõ rệt cho thấy sự "lệch pha" này bao gồm:
ERP chạy ổn định nhưng KPI vẫn thấp
Dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, báo cáo được tạo ra thường xuyên, nhưng các chỉ số kinh doanh cốt lõi như doanh thu, lợi nhuận, hiệu suất sản xuất vẫn không cải thiện.
Dữ liệu nhiều nhưng ra quyết định vẫn theo "kinh nghiệm"
Các nhà quản lý có thể truy cập kho dữ liệu khổng lồ từ ERP, nhưng vẫn tin tưởng vào kinh nghiệm cá nhân hơn là những phân tích khách quan từ hệ thống. Điều này làm giảm giá trị của việc đầu tư vào công nghệ.
Nhân sự bỏ không theo kịp hệ thống, hoặc chỉ làm để đủ quy trình
Một số nhân viên cảm thấy quá tải hoặc không muốn thay đổi thói quen làm việc. Họ có thể chỉ nhập liệu theo đúng quy trình để "hoàn thành nhiệm vụ" mà không thực sự hiểu và tận dụng được các tính năng của ERP.
Lãnh đạo vẫn giao việc qua Zalo/Excel/miệng
Mặc dù đã có hệ thống quản lý công việc và giao tiếp tích hợp trong ERP, nhưng thói quen làm việc cũ vẫn tồn tại, dẫn đến việc thiếu đồng bộ và kiểm soát kém hiệu quả.
Những dấu hiệu này cho thấy một sự thật quan trọng: Chuyển đổi số không phải là làm IT. Nó là sự chuyển đổi toàn diện doanh nghiệp, từ chiến lược, quy trình, công nghệ đến con người và văn hóa. Nếu chỉ tập trung vào việc cài đặt phần mềm mà bỏ qua các yếu tố còn lại, thì dù ERP có hiện đại đến đâu, cũng khó có thể mang lại hiệu quả bền vững.
Lộ trình đúng: Từ Chuyển đổi số đến Triển khai ERP
Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số thành công và ERP phát huy tối đa sức mạnh, Viindoo và nhiều chuyên gia hàng đầu khuyến nghị doanh nghiệp nên đi theo một lộ trình bài bản, bắt đầu từ chiến lược chuyển đổi số toàn diện trước khi nghĩ đến việc triển khai ERP:
Đánh giá trưởng thành số, chuỗi giá trị, văn hóa
Bước đầu tiên là tự đánh giá năng lực số hiện tại của doanh nghiệp, phân tích chuỗi giá trị và văn hóa nội bộ. Điều này giúp xác định những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội để chuyển đổi.
Xây chiến lược chuyển đổi số bài bản
Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược chuyển đổi số rõ ràng, bao gồm mục tiêu, tầm nhìn, lộ trình và các bước cụ thể để đạt được sự thay đổi.
Xác định hệ sinh thái hệ thống (ERP + CRM + HRM + Data...)
Sau khi có chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ những hệ thống công nghệ nào là cần thiết để hỗ trợ chiến lược đó. ERP chỉ là một phần trong đó, cùng với các hệ thống khác như CRM (quản lý quan hệ khách hàng), HRM (quản lý nguồn nhân lực), hệ thống phân tích dữ liệu (BI) và nhiều công cụ chuyên biệt khác.
Lựa chọn và triển khai ERP đúng vai trò, đúng ngữ cảnh
Cuối cùng, khi đã có chiến lược và bức tranh tổng thể về hệ sinh thái công nghệ, doanh nghiệp mới tiến hành lựa chọn và triển khai ERP. Lúc này, ERP sẽ được đặt đúng vai trò của mình - một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ thực thi chiến lược chuyển đổi số, thay vì là một giải pháp độc lập.
Kết luận
Rõ ràng, ERP không thay thế chuyển đổi số. Nó chỉ phát huy sức mạnh tối đa khi được thiết kế và triển khai đúng trong một lộ trình chuyển đổi số toàn diện, có sự đồng bộ về chiến lược, quy trình, công nghệ và đặc biệt là con người.
Để thực sự chống lại "khủng hoảng" và vươn lên trong kỷ nguyên số, các chủ doanh nghiệp và nhân viên cần nhìn nhận chuyển đổi số không chỉ là việc mua sắm phần mềm, mà là một hành trình dài hơi, đòi hỏi sự thay đổi tư duy, sự cam kết từ lãnh đạo, và sự đồng lòng của toàn bộ đội ngũ.
Tại Viindoo, chúng tôi không chỉ triển khai ERP, chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, xây dựng chiến lược chuyển đổi số bài bản để sống sót, tăng trưởng bền vững và lan tỏa giá trị.
Kết nối với chuyên gia của chúng tôi
cùng xây dựng chiến lược chuyển đổi số cho Doanh nghiệp bạn
