8 mốc Chuyển đổi số: Hành trình Chiến lược dành cho Doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới hay cài đặt một hệ thống ERP. Bản chất đây là một quá trình chiến lược, trong đó doanh nghiệp tái thiết lại cách hoạt động, ra quyết định và khai thác giá trị dữ liệu.

Để giúp các lãnh đạo doanh nghiệp định hình lộ trình một cách bài bản, dưới đây là 8 mốc chuyển đổi số quan trọng được tổng hợp từ kinh nghiệm triển khai của Viindoo trong nhiều doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, nhằm giúp lãnh đạo doanh nghiệp nhìn thấy toàn cục hành trình chuyển đổi số một cách thực tiễn và hệ thống.

Mốc 1: Nhận thức số

Giai đoạn đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số của mọi doanh nghiệp là Nhận thức số. Đây không chỉ là việc nhìn thấy công nghệ, mà là nhận ra sự cần thiết cấp bách của một cuộc tái cấu trúc toàn diện để tồn tại và phát triển trong kỷ nguyên số. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, đây là lúc bạn cần đặt ra những câu hỏi sâu sắc, mang tính sống còn cho tổ chức của mình.

Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp bắt đầu đặt những câu hỏi mang tính chất nền tảng về sự thay đổi:

• Mô hình kinh doanh hiện tại của chúng ta liệu đã bị lỗi thời?
• Hoạt động vận hành của chúng ta đã thực sự hiệu quả và tối ưu chưa?
• Chúng ta có đang đối mặt với nguy cơ lệ thuộc quá nhiều vào quy trình thủ công, con người hay hệ thống cũ kỹ, lạc hậu không?

Vai trò "Người tiên phong" của lãnh đạo cấp cao

Tại đây, vai trò của lãnh đạo không chỉ là đặt câu hỏi, mà còn là người ra quyết định then chốt: Chuyển đổi số có phải là một định hướng chiến lược CÓ HOẶC KHÔNG?

• Cam kết tối cao: Sự cam kết này phải được thể hiện bằng hành động cụ thể: phân bổ nguồn lực, thời gian, sự tham gia trực tiếp vào các buổi thảo luận chiến lược, và truyền thông mạnh mẽ đến toàn thể nhân viên.
• Tư duy mở và khả năng học hỏi: Lãnh đạo cần có tư duy sẵn sàng học hỏi, thử nghiệm và thậm chí chấp nhận thất bại nhỏ để đạt được thành công lớn. Đây là tư duy của một tổ chức học tập liên tục.
• Thúc đẩy văn hóa đổi mới: Lãnh đạo phải là người khuyến khích nhân viên vượt ra khỏi vùng an toàn, thử nghiệm cái mới và chủ động đề xuất các ý tưởng số hóa.

Nhận thức số là bước chuyển đổi tư duy quan trọng nhất. Khi lãnh đạo doanh nghiệp thực sự "thấm" được sự cấp bách và cơ hội của chuyển đổi số, họ sẽ trở thành đầu tàu mạnh mẽ, kéo cả con thuyền doanh nghiệp vượt qua những thách thức và vững vàng tiến vào tương lai số. Nếu thiếu sự nhận thức và cam kết này, mọi nỗ lực sau đó chỉ là những cố gắng rời rạc, khó lòng tạo ra sự đột phá.

Mốc 2: Đánh giá hiện trạng

Trong hành trình chuyển đổi số, đánh giá hiện trạng là nền tảng cốt lõi, quyết định sự thành bại của toàn bộ chiến lược. Đây không chỉ là một bước kiểm kê đơn thuần, mà là một cuộc "chẩn đoán sức khỏe tổng thể" của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo có cái nhìn khách quan, đa chiều về năng lực và mức độ sẵn sàng cho kỷ nguyên số.

Các trụ cột cần đánh giá chi tiết

• Định hướng, mục tiêu, ưu tiên chiến lược: Đánh giá xem tầm nhìn số đã rõ ràng, nhất quán và được truyền tải xuyên suốt tổ chức chưa. Đây là la bàn định hướng cho mọi nỗ lực chuyển đổi của doanh nghiệp.
• Hoạt động kinh doanh: Khảo sát cách doanh nghiệp đang tạo doanh thu, tiếp thị, bán hàng và phục vụ khách hàng. Mức độ tối ưu hóa và cá nhân hóa qua công nghệ có thể nâng cao năng lực cạnh tranh.
• Chuỗi cung ứng: Kiểm tra sự minh bạch, hiệu quả và khả năng phản ứng của chuỗi cung ứng. Số hóa có thể giảm lãng phí, tăng tốc độ và khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
• Hoạt động quản lý nội bộ: Đánh giá các quy trình hỗ trợ như kế toán, tài chính, hành chính. Mức độ tự động hóa ở đây quyết định hiệu quả vận hành và giải phóng nguồn lực.
• Tổ chức nhân sự và văn hóa doanh nghiệp: Phân tích năng lực số của đội ngũ, sự sẵn sàng thích nghi và văn hóa đổi mới. Yếu tố con người là chìa khóa để khai thác sức mạnh công nghệ.
• Hệ thống thông tin và dữ liệu: Rà soát kiến trúc CNTT, khả năng tích hợp, và chất lượng dữ liệu. Đây là nền tảng công nghệ và tài sản thông tin cốt lõi của doanh nghiệp.
• Quản lý rủi ro và an ninh mạng: Đánh giá khả năng bảo vệ dữ liệu, hệ thống trước các mối đe dọa. An ninh mạng là điều kiện tiên quyết để xây dựng niềm tin và sự bền vững trong kỷ nguyên số.

Phương pháp tiến hành đánh giá

• Phỏng vấn và khảo sát: Thu thập thông tin từ các cấp quản lý, trưởng phòng và nhân viên chủ chốt để hiểu về quy trình, thách thức và mong muốn của họ.
  
• Phân tích tài liệu: Xem xét các tài liệu về quy trình, mô tả công việc, báo cáo hoạt động, kiến trúc hệ thống hiện có.​
  
• Quan sát trực tiếp: Quan sát cách thức công việc được thực hiện trong thực tế để phát hiện các điểm nghẽn hoặc sự khác biệt giữa quy trình trên giấy và thực tế.
• Sử dụng các khung đánh giá trưởng thành số (Digital Maturity Models): Áp dụng các mô hình đánh giá mức độ trưởng thành số như Viindoo 7DX để đánh giá mức độ trưởng thành số của doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh. Điều này cung cấp một điểm chuẩn khách quan và so sánh được với các doanh nghiệp khác trong ngành.
• Phân tích dữ liệu hiện có: Sử dụng các dữ liệu về hiệu suất hoạt động, chi phí, thời gian xử lý để định lượng các vấn đề và cơ hội.
• Hỗ trợ từ chuyên gia tư vấn bên ngoài: Trong nhiều trường hợp, việc thuê một đơn vị tư vấn độc lập sẽ mang lại cái nhìn khách quan, chuyên sâu và giúp doanh nghiệp tránh được những "điểm mù" nội bộ.
  

Việc đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc đánh giá hiện trạng doanh nghiệp không chỉ là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi tức cao, giúp doanh nghiệp đặt những viên gạch vững chắc cho một tương lai số hóa thành công và bền vững.

Mốc 3: Xây dựng Chiến lược số

Sau khi đã nhận thức sâu sắc về sự cần thiết của chuyển đổi số (Mốc 1) và có cái nhìn chân thực về hiện trạng doanh nghiệp (Mốc 2), Mốc 3 là lúc doanh nghiệp bắt tay vào việc xây dựng một Chiến lược Số rõ ràng. Đây là giai đoạn bạn biến những nhận định và dữ liệu thu thập được thành một kế hoạch hành động cụ thể, một "kim chỉ nam" cho toàn bộ hành trình chuyển đổi.

"Chiến lược số bao gồm những gì?"​

Xác định Tầm nhìn Số

Bạn muốn doanh nghiệp trở thành gì trong 3-5 năm tới nhờ chuyển đổi số?

Đây không chỉ là về công nghệ, mà là về sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành, tương tác với khách hàng, đối tác và tạo ra giá trị.
Ví dụ: "Trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong ngành [Ngành của bạn] với trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa hoàn toàn dựa trên dữ liệu, vận hành tối ưu với 80% quy trình được tự động hóa."

Tầm nhìn này phải đủ tham vọng nhưng cũng đủ thực tế để truyền cảm hứng và định hướng.

Thiết lập KPI trung hạn cụ thể

Các KPI phải SMART (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Achievable - Khả thi, Relevant - Liên quan, Time-bound - Có thời hạn). Việc có các KPI rõ ràng giúp doanh nghiệp biết mình đang đi đúng hướng hay không, và khi nào cần điều chỉnh.

Chi tiết hóa Kế hoạch chuyển đổi số theo các trụ cột

Xây dựng Chiến lược Số không phải là công việc một lần mà là một quá trình lặp đi lặp lại, cần sự linh hoạt để điều chỉnh. Tuy nhiên, việc có một chiến lược ban đầu rõ ràng sẽ đóng vai trò như một kim chỉ nam vững chắc, đảm bảo mọi hoạt động chuyển đổi số đều hướng tới mục tiêu chung, có thể đo lường được hiệu quả và tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp của bạn. Đây chính là bản đồ để bạn dẫn dắt tổ chức đi đến đích thành công.

Mốc 4: Tái thiết Mô hình Tổ chức

Khi đã có chiến lược số rõ ràng, lãnh đạo doanh nghiệp được đưa đến một thách thức không kém phần quan trọng: tái thiết mô hình tổ chức. Chuyển đổi số không chỉ là về công nghệ; nó là về cách con người làm việc cùng nhau, cách các quy trình được thực hiện, và cách dữ liệu được chia sẻ. Bạn không thể "đổ" công nghệ lên một cấu trúc cũ kỹ, thiếu linh hoạt và mong đợi hiệu quả đột phá.

"Không thể thực hiện chuyển đổi số trên nền tảng các quy trình rườm rà, chồng chéo và cấu trúc tổ chức tạm quyền, thiếu rõ ràng." Đây là một thực tế phũ phàng mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt. 

Việc tái thiết ở đây bao gồm các khía cạnh sau:

Tái thiết cấu trúc 

• Từ cấp bậc cứng nhắc sang mạng lưới linh hoạt: Chuyển từ mô hình phân cấp, cứng nhắc sang các nhóm làm việc liên chức năng (cross-functional teams), các trung tâm năng lực (centers of excellence) hoặc mô hình tổ chức theo dự án/sản phẩm.​
• Giảm thiểu tầng bậc quản lý: Làm phẳng cấu trúc tổ chức để tăng tốc độ ra quyết định và truyền thông.

Định hình lại vai trò và trách nhiệm

• Xác định rõ ràng vai trò số mới: Với công nghệ mới, các vai trò như chuyên gia dữ liệu, quản lý sản phẩm số, kiến trúc sư giải pháp... trở nên quan trọng. Cần định nghĩa rõ ràng vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn của họ.
• Cập nhật mô tả công việc: Đảm bảo mô tả công việc phản ánh các kỹ năng và trách nhiệm mới trong môi trường số, khuyến khích nhân viên chủ động học hỏi và thích nghi.

Thiết lập các tuyến phối hợp rõ ràng

• Minh bạch hóa luồng công việc: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho phần nào của quy trình, và làm thế nào các phòng ban phối hợp nhịp nhàng.
• Áp dụng công cụ cộng tác: Triển khai các nền tảng và công cụ giúp các nhóm làm việc từ xa hoặc từ các phòng ban khác nhau dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu và theo dõi tiến độ.

Xây dựng KPI đo lường hiệu quả mới

• KPI liên kết với kết quả kinh doanh số: Các KPI không chỉ đo lường hoạt động mà còn phải liên kết trực tiếp với mục tiêu chuyển đổi số (ví dụ: tốc độ ra mắt sản phẩm mới, mức độ cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, hiệu quả quy trình được số hóa).
• KPI cho hiệu suất phối hợp: Đặt ra các KPI đo lường hiệu quả làm việc nhóm, chia sẻ kiến thức và mức độ hợp tác liên chức năng.

Điều này đòi hỏi sự dũng cảm để phá bỏ những silo phòng ban, định hình lại các mối quan hệ làm việc và trao quyền cho nhân viên. Lãnh đạo phải là người đi đầu trong việc thúc đẩy văn hóa hợp tác, tin tưởng và chấp nhận rủi ro.

Tái thiết Mô hình Tổ chức là một trong những giai đoạn khó khăn nhất, đòi hỏi sự kiên định và quyết đoán từ lãnh đạo. Tuy nhiên, nó là điều kiện tiên quyết để chuyển đổi số thành công. Một cấu trúc tổ chức được thiết kế phù hợp sẽ là bệ phóng vững chắc, cho phép công nghệ phát huy tối đa sức mạnh, khai phóng năng lực của đội ngũ và giúp doanh nghiệp của bạn vững vàng tiến vào tương lai số.

Mốc 5: Ứng dụng Công nghệ số

Giai đoạn này là lúc các khoản đầu tư vào phần mềm, hệ thống bắt đầu được triển khai. Tuy nhiên, một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là coi công nghệ là đích đến của chuyển đổi số. Quan điểm này hoàn toàn sai lầm.

Hãy hình dung quá trình chuyển đổi số như một chiếc xe.

Bên dưới chiếc xe chuyển đổi số, các hệ thống như ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) hay các phần mềm kế toán, quản lý sản xuất... là động cơ chứ không phải là đích đến.

• Đích đến là những gì doanh nghiệp muốn đạt được: hiệu quả hoạt động vượt trội, trải nghiệm khách hàng xuất sắc, mô hình kinh doanh đổi mới, và khả năng thích ứng linh hoạt.
• Công nghệ là phương tiện giúp bạn đạt được những đích đến đó. Một động cơ mạnh mẽ nhưng không có bánh lái (quy trình rõ ràng) hoặc không biết đi đâu (vai trò, KPI cụ thể) sẽ chỉ gây lãng phí nhiên liệu và cuối cùng là đứng yên tại chỗ.

Việc triển khai các hệ thống này chỉ thực sự hiệu quả khi quy trình đã được thiết kế rõ ràng và vai trò đã được gắn KPI cụ thể. Nếu không có hai yếu tố này, bạn sẽ chỉ số hóa một quy trình kém hiệu quả, lãng phí nguồn lực và không mang lại giá trị mong muốn. Để ứng dụng công nghệ hiệu quả: Điều kiện tiên quyết là gì?

Để ứng dụng công nghệ hiệu quả: Điều kiện tiên quyết là gì?

Thành công của ứng dụng Công nghệ số phụ thuộc rất lớn vào kết quả của các giai đoạn trước, đặc biệt là giai đoạn Xây dựng Chiến lược Số và Tái thiết Mô hình Tổ chức.

Trước khi chọn và triển khai bất kỳ hệ thống nào, hãy đảm bảo các quy trình nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán, dịch vụ khách hàng...) đã được chuẩn hóa, tối ưu hóa và đơn giản hóa. Mỗi bước trong quy trình phải được định nghĩa rõ ràng, loại bỏ các bước thừa, trùng lặp và các điểm nghẽn. Chỉ khi quy trình "sạch" và hiệu quả, việc số hóa mới phát huy tác dụng, giúp tự động hóa và tăng tốc độ.

Đồng thời, mỗi vai trò trong tổ chức phải có mô tả công việc rõ ràng, kèm theo các KPI cụ thể, đo lường được hiệu suất liên quan đến quy trình mới và hệ thống số. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc vận hành hệ thống mới và đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPI rõ ràng cũng là cơ sở để theo dõi, đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết.

Mặc dù công nghệ là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó chỉ là công cụ. Sức mạnh thực sự nằm ở cách bạn tích hợp nó vào các quy trình được tối ưu hóa, và cách bạn trao quyền cho con người với các vai trò và KPI rõ ràng. Đầu tư vào công nghệ mà bỏ qua các yếu tố này giống như việc mua một chiếc xe siêu sang mà không có đường để chạy hoặc không biết lái.

Mốc 6: Vận hành số

Vận hành số là giai đoạn mà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thấy được kết quả thực sự của những nỗ lực chuyển đổi số, khi công nghệ bắt đầu phục vụ mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả, mang lại sự chủ động cho doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng "vận hành số" chỉ đơn giản là nhân viên biết cách dùng các phần mềm và hệ thống mới. Tuy nhiên, đó chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Vận hành số không chỉ là dùng hệ thống, mà là vận hành trên một logic chặt chẽ, một hệ sinh thái được kết nối: quy trình - vai trò - KPI - dữ liệu - giám sát realtime.

Khi doanh nghiệp đạt đến Mốc này, bạn sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt từ trạng thái "phản ứng" sang "chủ động".

"Logic vận hành số" chi tiết

1. Quy trình (Process)

• Thực thi theo quy trình đã tối ưu: Các quy trình đã được số hóa và chuẩn hóa từ các Mốc trước giờ đây được vận hành một cách trôi chảy, tự động hóa các bước có thể. Mọi người đều hiểu và tuân thủ các bước đã định.
• Giảm thiểu sai sót thủ công: Với sự hỗ trợ của hệ thống, lỗi do con người giảm đáng kể, đảm bảo tính nhất quán và chất lượng đầu ra.

2. Vai trò (Role)

• Thực thi đúng vai trò, trách nhiệm: Mỗi cá nhân, phòng ban đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong hệ thống mới. Họ được trao quyền và có đủ công cụ để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
  
• Cộng tác liền mạch: Các "silo" đã được phá bỏ, thúc đẩy sự phối hợp liên phòng ban qua các nền tảng số, đảm bảo thông tin được chia sẻ thông suốt. 
  

3. KPI (Key Performance Indicators)

• KPI được tích hợp vào vận hành: Các KPI không chỉ nằm trên báo cáo cuối tháng mà được tích hợp trực tiếp vào quá trình vận hành hàng ngày. Hệ thống thu thập dữ liệu để tự động cập nhật KPI theo thời gian thực.​
  
• Đo lường liên tục: Hiệu suất được đo lường và theo dõi một cách liên tục, không chờ đến cuối kỳ.
  

4. Dữ liệu (Data)

• Mọi hoạt động đều tạo ra dữ liệu có cấu trúc, chất lượng cao và được lưu trữ tập trung. ​
  
• Minh bạch và dễ truy cập: Dữ liệu có thể được truy cập dễ dàng bởi những người có quyền, cung cấp cái nhìn tổng thể và chi tiết về mọi khía cạnh hoạt động.
  

5. Giám sát realtime (Real-time Monitoring)

• Bảng điều khiển trực quan (Dashboards): Các bảng điều khiển hiển thị KPI, tiến độ công việc, và các cảnh báo quan trọng theo thời gian thực.
  
• Cảnh báo tự động: Hệ thống tự động gửi cảnh báo khi có sự sai lệch so với KPI hoặc phát hiện bất thường, cho phép can thiệp kịp thời.
• Phản ứng nhanh: Khả năng giám sát realtime cho phép lãnh đạo và quản lý nhanh chóng xác định vấn đề và đưa ra quyết định điều chỉnh, tối ưu hóa ngay lập tức.
  

Khi "logic vận hành số" này được thiết lập và thấm nhuần, doanh nghiệp không còn bị động chạy theo sự vụ. Thay vào đó, bạn có thể:

Mốc 7: Tối ưu số

Bản chất của tối ưu số là khai thác sâu giá trị dữ liệu, vượt ra ngoài việc chỉ nhìn vào các con số. Đó là việc biến dữ liệu thành những thông tin chi tiết (insights) có thể hành động được, giúp doanh nghiệp liên tục cải thiện và đạt được hiệu suất cao hơn. Nếu ví vận hành số là động cơ đã khởi động, thì tối ưu số là việc tinh chỉnh động cơ đó để đạt được hiệu suất tối đa.

Các yếu tố cốt lõi của tối ưu số

1. Dashboard (Bảng điều khiển trực quan)

• Mục tiêu: Tổng hợp và hiển thị các KPI quan trọng, dữ liệu hoạt động một cách trực quan, dễ hiểu trên một màn hình duy nhất. 
  
• Giá trị: Giúp lãnh đạo và quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp ở mọi cấp độ (từ tổng quan đến chi tiết từng phòng ban, quy trình, hoặc thậm chí từng nhân sự). Thay vì phải chờ đợi các báo cáo định kỳ, bạn có thể xem hiệu suất theo thời gian thực.
  

2. Cảnh báo KPI (KPI Alerts)

• Mục tiêu: Tự động thông báo khi một KPI vượt ngưỡng hoặc không đạt mục tiêu đã định.
  
• Giá trị: Giúp phát hiện sớm các vấn đề hoặc cơ hội. Ví dụ, nếu tỷ lệ chuyển đổi sales đột ngột giảm, hoặc chi phí sản xuất vượt quá mức cho phép, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến người quản lý liên quan. Điều này cho phép hành động kịp thời, tránh để vấn đề trở nên nghiêm trọng.
  

3. Báo cáo Realtime (Real-time Reporting)

• Mục tiêu: Cung cấp các báo cáo được cập nhật liên tục, phản ánh tình hình hoạt động ngay tại thời điểm hiện tại, thay vì dựa trên dữ liệu cũ.
  
• Giá trị: Quyết định kinh doanh trở nên chính xác và kịp thời hơn bao giờ hết. Trong môi trường kinh doanh biến động, việc có thông tin nóng hổi giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu rủi ro. 
  

4. Đánh giá hiệu suất theo quy trình và nhân sự

• Mục tiêu: Sử dụng dữ liệu để phân tích và đánh giá hiệu quả của từng quy trình riêng lẻ (ví dụ: quy trình xử lý đơn hàng, quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng) và hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
  
• Giá trị:
• • Với quy trình: Xác định được những nút thắt cổ chai, bước lãng phí, hoặc điểm có thể cải thiện để tối ưu hóa năng suất.
  • Với nhân sự: Đánh giá công bằng, khách quan dựa trên dữ liệu thực tế, từ đó có kế hoạch đào tạo, phát triển hoặc phân bổ lại nguồn lực hiệu quả hơn.

Tại sao không nên vội vàng đầu tư vào AI hay tự động hóa cao cấp nếu chưa tối ưu số?

• AI cần dữ liệu “chất lượng”: AI và học máy (Machine Learning) hoạt động dựa trên dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn không sạch, không đầy đủ, không nhất quán và không được tổ chức tốt, AI sẽ cho ra kết quả sai lệch hoặc vô dụng ("Garbage in, garbage out"). Giai đoạn tối ưu số chính là lúc bạn "làm sạch" và chuẩn bị dữ liệu chất lượng cao cho AI.

• Tự động hóa cao cấp cần quy trình hoàn hảo: Tự động hóa quy trình robot (RPA) hay tự động hóa quy trình nghiệp vụ thông minh (IPA) chỉ hiệu quả khi quy trình đã được tối ưu đến mức hoàn hảo. Nếu bạn tự động hóa một quy trình lỗi thời hoặc không hiệu quả, bạn chỉ đang tự động hóa... sự kém hiệu quả. Tối ưu số giúp bạn tinh chỉnh quy trình trước khi giao nó cho máy móc.

• Chi phí đầu tư lớn, rủi ro cao: Các công nghệ AI và tự động hóa cao cấp thường đòi hỏi khoản đầu tư lớn và đội ngũ chuyên môn cao. Nếu không có nền tảng dữ liệu và quy trình vững chắc từ giai đoạn tối ưu số, khoản đầu tư này rất dễ trở thành lãng phí khổng lồ, mang lại ROI thấp hoặc không có.​

• Thiếu khả năng đo lường: Nếu bạn không thể đo lường hiệu suất một cách chính xác (vì thiếu dashboard, KPI rõ ràng), làm sao bạn biết được AI hay tự động hóa cao cấp đang mang lại lợi ích gì?
  

Tối ưu Số là giai đoạn doanh nghiệp thực sự "lớn" trong chuyển đổi số, khi dữ liệu không chỉ là thông tin mà trở thành tài sản chiến lược. Bằng cách khai thác sâu giá trị này, lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định sáng suốt hơn, liên tục cải thiện hiệu suất vận hành và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Mốc 8: Đổi mới Mô hình Kinh doanh

Đổi mới Mô hình Kinh doanh là nơi mà mọi nỗ lực từ Nhận thức số, Đánh giá hiện trạng, Xây dựng chiến lược, Tái thiết tổ chức, Ứng dụng công nghệ, Vận hành số, và Tối ưu số sẽ hội tụ để tạo ra một bước nhảy vọt chiến lược cho doanh nghiệp.

Chỉ khi quy trình và dữ liệu đã đầy đủ, doanh nghiệp mới nên nghiêm túc nghĩ đến các mô hình kinh doanh đổi mới.

• Quy trình là xương sống: Bạn không thể xây dựng một mô hình kinh doanh dịch vụ đăng ký (subscription) nếu quy trình quản lý khách hàng, thanh toán, và hỗ trợ còn rời rạc. Một mô hình mới đòi hỏi các quy trình nội bộ phải cực kỳ tinh gọn, hiệu quả và có khả năng mở rộng.
  
• Dữ liệu là "máu": Các mô hình kinh doanh đổi mới như cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa chuỗi cung ứng theo thời gian thực, hay cung cấp dịch vụ dựa trên hiệu suất đều phụ thuộc hoàn toàn vào dữ liệu chất lượng cao, đầy đủ và đáng tin cậy. Bạn sẽ không thể hiểu khách hàng để tạo ra các chương trình loyalty hấp dẫn, hay tối ưu hóa mạng lưới phân phối mà không có dữ liệu bán hàng và tồn kho chính xác.
  

"Đổi mới số là đỉnh hướng, không phải thứ để PR"

Việc đổi mới mô hình kinh doanh dựa trên số hóa không phải là một chiến dịch marketing nhất thời. Nó là một sự chuyển mình cốt lõi, đòi hỏi sự kiên định và tầm nhìn dài hạn. Một mô hình kinh doanh mới thành công không chỉ là về ý tưởng, mà là về khả năng thực thi, được xây dựng trên một nền tảng số vững chắc từ Mốc 1 đến Mốc 7.

Kết luận

Chuyển đổi số là hành trình đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, sự cam kết mạnh mẽ và cách tiếp cận có hệ thống. Khung 8 mốc chuyển đổi số nêu trên chính là những trạm quan trọng giúp doanh nghiệp định hướng và kiểm soát quá trình chuyển đổi một cách chặt chẽ. Từ việc xác định rõ mục tiêu và chiến lược ngay từ đầu, huy động sự đồng lòng của cả tổ chức, cho đến việc triển khai các giải pháp một cách tuần tự, linh hoạt và không ngừng cải tiến, mỗi bước đều góp phần quyết định thành bại của cả chương trình. 

Hiện nay, nhiều đơn vị tư vấn uy tín đang áp dụng và phát triển khung chuyển đổi số dựa trên những nguyên tắc tương tự. Tại Viindoo, chúng tôi đang triển khai khung 8 mốc chuyển đổi số kết hợp với các phương pháp tiếp cận tiên tiến:

• KPI-based Design (Thiết kế dựa trên KPI): Đảm bảo mọi sáng kiến số đều được gắn chặt với các chỉ số hiệu suất kinh doanh cụ thể, có thể đo lường được hiệu quả.
  
• Đánh giá mức độ trưởng thành số của Doanh nghiệp theo 7 trụ cột số hóa (Viindoo 7DX): Một khung phân tích sâu rộng hơn, bao gồm các khía cạnh từ định hướng chiến lược đến quản lý rủi ro và an ninh mạng, giúp đánh giá toàn diện năng lực số.
• Phương pháp triển khai liên tục: Giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi một cách có kiểm soát, từng bước, và linh hoạt điều chỉnh theo phản hồi và kết quả thực tế, đảm bảo sự bền vững cho cả hành trình.
  

Chuyển đổi số là một hành trình marathon, không phải một cuộc chạy nước rút. Với một lộ trình rõ ràng, sự cam kết từ lãnh đạo, và sự hỗ trợ từ các phương pháp luận tiên tiến, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể thực hiện được một cuộc chuyển đổi một cách có kiểm soát và bền vững, từ đó tạo ra những giá trị đột phá trong tương lai.