Hạn mức duyệt mua hàng thường là điều giám đốc hỏi đầu tiên khi thấy chi tiêu khó kiểm soát: ai được quyết khoản bao nhiêu, và ai kiểm hoá đơn trước khi trả tiền? Ở nhiều doanh nghiệp đang lớn, câu trả lời thật là: tuỳ hôm đó ai có mặt ở văn phòng.
Trả lời ngắn: mọi khoản mua bắt đầu từ một nhu cầu có ghi lại, hoặc là đề nghị của phòng ban, hoặc là quy tắc tồn tối thiểu. Duyệt trước khi đặt, theo số tiền, với các cấp duyệt viết ra một lần. Và chỉ trả hoá đơn nhà cung cấp khi nó khớp cả đơn mua lẫn số kho thực nhận.
Một đơn mua hàng (Purchase Order) là cam kết bằng văn bản của doanh nghiệp với nhà cung cấp. Gửi đi rồi thì tiền coi như đã hứa, nên kiểm soát phải nằm trước thời điểm đó, không phải lúc hoá đơn về.
Vì sao mua hàng lệch: khoảng trống trong thiết kế, không phải người mua cẩu thả
Khi một hoá đơn về cho món hàng không ai nhớ đã duyệt, phản xạ thường gặp là hỏi ai đặt. Câu hỏi đó hiếm khi tìm ra nguyên nhân. Người ta đi đường vòng khi quy trình để lại khoảng trống, và khoảng trống thường là một trong bốn loại sau.
Không ai phụ trách việc đặt hàng lại
Kho thấy hàng trên kệ, phòng mua thấy nhà cung cấp, và mỗi bên nghĩ bên kia sẽ làm. Hàng hết, rồi một đơn gấp bỏ qua mọi bước kiểm tra.
Duyệt theo thói quen, không theo số tiền
Món nhỏ chờ giám đốc ký, còn hợp đồng lớn đi qua bằng một cuộc điện thoại, vì chưa ai viết ra hạn mức.
Duyệt sau khi đã đặt
Đơn đặt trước, chữ ký xin sau. Đến lúc đó người duyệt chỉ còn xác nhận, không thể dừng.
Hoá đơn đối chiếu bằng trí nhớ
Kế toán so hoá đơn với một email hay một lời dặn, mà không thấy kho đã thực nhận bao nhiêu.
Mỗi khoảng trống là một lựa chọn thiết kế. Lấp lần lượt sẽ ra một chuỗi: nhu cầu có ghi lại, phê duyệt theo hạn mức duyệt mua hàng, đơn mua sinh từ phê duyệt, phiếu nhập kho, và hoá đơn đối chiếu với cả hai.
Sáu chứng từ nối tiếp nhau, chứng từ sau được tạo từ chứng từ trước, mỗi bước một người làm và một câu hỏi kiểm tra.
Hàng sắp hết thì ai đặt
Chỉ có hai cách hợp lý để bắt đầu quy trình mua hàng, và cả hai đều phải để lại dấu vết bằng văn bản. Mọi đường khác, như đặt theo một cuộc gọi hay một tin nhắn, là ngoại lệ mà quy trình tốt phải loại bỏ dần.
Đường 1: đề nghị mua của phòng ban
Với thứ không giữ sẵn trong kho, như dụng cụ, thiết bị hay vật tư cho một việc mới, phòng ban lập đề nghị mua hàng (Purchase Requisition): mua gì, bao nhiêu, về kho nào, cần trước ngày nào. Đề nghị chưa phải đơn mua; nó là một nhu cầu chờ quyết định. Khác biệt này quan trọng, xem thêm bài yêu cầu mua hàng so với đơn đặt hàng.
Ví dụ: đề nghị cung ứng liệt kê từng sản phẩm, số lượng và kho đích, kèm số lượt duyệt tối thiểu cần có.
Đường 2: quy tắc tồn tối thiểu
Với hàng mua đi mua lại, không ai nên phải tự phát hiện kệ trống. Quy tắc tồn tối thiểu đặt hai con số cho mỗi sản phẩm tại mỗi kho: khi xuống dưới mức tối thiểu thì đặt bổ sung để đạt mức tối đa. Quy tắc biến một phán đoán hằng ngày thành một chính sách quyết một lần, và điểm đặt hàng lại (Reorder Point) là nơi chính sách đó bắt đầu.
Ví dụ: mỗi quy tắc đặt hàng lại giữ mức tối thiểu, mức tối đa và bội số đặt hàng của một sản phẩm tại một kho.
Quy tắc tạo ra yêu cầu báo giá nháp, chưa phải đơn đã xác nhận. Đó là chủ ý: nhân viên mua hàng vẫn kiểm giá và nhà cung cấp, và bản nháp vẫn đi qua cùng hạn mức duyệt mua hàng như mọi đơn khác.
Duyệt thế nào: bạn đặt luật, theo số tiền
Hạn mức duyệt mua hàng trả lời trước một câu hỏi: đơn cỡ này thì ai phải đồng ý? Viết thành một bảng nhỏ, quy tắc dễ đọc, dễ kiểm tra và dễ sửa khi doanh nghiệp lớn lên.
Ba khoảng tiền và ba người duyệt. Con số do doanh nghiệp tự chọn (ví dụ minh họa).
Con số trong bảng là quyết định kinh doanh. Điều giúp quy tắc vận hành được là vài nguyên tắc dùng chung cho mọi con số.
Duyệt trước khi đặt
Đơn chỉ gửi nhà cung cấp sau lượt duyệt bắt buộc cuối cùng.
Hạn mức theo tổng đơn
Tính trên cả đơn, để tách thành nhiều đơn nhỏ không lách được cấp duyệt.
Người đề nghị không tự duyệt
Người đề nghị mua không đồng thời là người duyệt khoản đó.
Mỗi bước có hạn duyệt
Phiếu chờ duyệt cả tuần sẽ đẩy mọi người quay lại gọi điện.
Một quy tắc nữa bảo vệ các quy tắc trên: đơn sửa sau khi đã duyệt thì phê duyệt cũ không còn giá trị với nó. Giá cao hơn hay thêm một dòng hàng thì phải duyệt lại, và thay đổi được ghi lại. Bài quy trình phê duyệt mua hàng mô tả các bước kinh điển; điểm cốt lõi ở đây là hạn mức, không phải người đang trực, quyết định tuyến duyệt.
Phê duyệt chỉ có giá trị khi người duyệt còn có thể nói không. Hãy đặt nó trước đơn mua, và viết hạn mức ra giấy.
Hoá đơn có khớp không: đặt cạnh nhau đơn mua, phiếu nhập và hoá đơn
Đối chiếu ba chiều (3-way match) so ba chứng từ theo từng dòng: số đã đặt, số kho thực nhận và số nhà cung cấp ghi trên hoá đơn. Chỉ trả tiền cho phần qua được cả ba. Đối chiếu hai chiều, đơn mua với hoá đơn, bỏ sót lỗi hay gặp nhất: hoá đơn ghi đủ nhưng hàng giao thiếu.
Đặt 100, nhận 90, hoá đơn ghi 100: chỉ 90 được ghi nhận để trả (ví dụ minh họa).
Chính sách cần chốt trước là khi nào được ghi nhận hoá đơn. Với hàng hoá, lập hoá đơn theo số lượng đã nhận: phiếu nhập kho đi trước, hoá đơn theo sau. Với dịch vụ, vốn không có gì để nhập kho, lập theo số lượng đã đặt và để người đề nghị xác nhận việc đã làm xong. Khác biệt giữa hai chứng từ có trong bài so sánh đơn mua (PO) và hoá đơn.
Lệch giá cũng cần có người chịu trách nhiệm. Với mức chênh nhỏ đã được thoả thuận trước, kế toán chấp nhận; vượt mức đó thì trả về người đã thương lượng giá. Và khi hoá đơn đầu vào là hoá đơn điện tử, việc kiểm tra tính hợp lệ trên trang tra cứu của cơ quan thuế nên làm ở cùng bước này, trước khi ghi nhận, không để đến cuối quý.
Phần mềm hỗ trợ đến đâu
Phần mềm gánh những việc phụ thuộc trí nhớ: chuyển đề nghị thành đơn nháp, chuyển phiếu duyệt theo hạn mức tiền, lưu ai duyệt gì lúc nào, và hiện số đã nhận, số đã có hoá đơn trên cùng một dòng. Phần mềm không chọn hạn mức, mức chênh cho phép hay nhà cung cấp. Hãy viết những điều đó ra trước; khi ấy cấu hình chỉ là bản chép lại các quyết định đã có.
Hạn mức duyệt mua hàng trên Viindoo
Trên Viindoo, đề nghị, phê duyệt, mua hàng, kho và kế toán dùng chung một bộ dữ liệu, nên mỗi chứng từ trong chuỗi sinh từ chứng từ trước. Hệ thống làm được gì cho từng câu hỏi trong bài:
| Câu hỏi | Viindoo làm gì |
|---|---|
| Hàng sắp hết thì ai đặt? | Quy tắc đặt hàng lại có mức Tối thiểu, Tối đa cho từng sản phẩm và kho; khi kích hoạt Tự động, lần chạy định kỳ hằng ngày sẽ tạo yêu cầu báo giá nháp cho nhà cung cấp của sản phẩm; kích hoạt Thủ công thì dòng hàng chờ trong Bổ sung hàng để người phụ trách đặt |
| Đề nghị của phòng ban? | Đề nghị cung ứng trong ứng dụng Phê duyệt liệt kê sản phẩm, số lượng và kho; khi được duyệt, Viindoo thực hiện quy trình cung ứng một lần, ví dụ tạo yêu cầu báo giá nháp, và gắn ngược về đề nghị |
| Một ngưỡng tiền? | Cài đặt Duyệt đơn mua với Số tiền tối thiểu: đơn từ mức này trở lên chuyển sang Chờ duyệt khi nhân viên mua hàng xác nhận, và chỉ quản trị viên Mua hàng duyệt được |
| Nhiều cấp duyệt? | Loại phê duyệt có các bước xác định người duyệt theo người cụ thể, vị trí công việc hoặc trưởng phòng ban; duyệt theo trình tự, số lượt duyệt tối thiểu, số ngày để duyệt; mỗi bước có thể kèm điều kiện áp dụng như tổng tiền vượt một mức, do quản trị viên phê duyệt cấu hình |
| Nhật ký duyệt? | Hành động của từng người duyệt được lưu kèm thời điểm; chứng từ nguồn bị sửa sau khi trình thì phiếu hiển thị cảnh báo và ghi lại thông tin; đơn mua lọc được theo tình trạng phê duyệt |
| Hoá đơn có khớp? | Kiểm soát hóa đơn theo từng sản phẩm, theo số lượng đã đặt hoặc đã nhận; mỗi dòng đơn mua hiện Đã nhận và Đã có hóa đơn; Tạo hóa đơn chỉ lấy phần còn được lập; đơn mua hiện trạng thái hóa đơn |
Ví dụ: yêu cầu báo giá sinh ra sau khi duyệt giữ liên kết tới phiếu phê duyệt nguồn, nên lần ngược được từ đơn mua về nhu cầu.
Ví dụ: ở thẻ Mua hàng của sản phẩm, kiểm soát hoá đơn được đặt theo số lượng đã nhận.
Ví dụ: mỗi dòng đơn mua hiện số lượng đặt, số đã nhận và số đã có hoá đơn, đúng ba con số cần đối chiếu.
Ví dụ: khi kiểm soát theo số lượng đã nhận, chưa nhận hàng thì chưa tạo được hoá đơn.
Hỏi trợ lý AI được gì
Trợ lý AI của Viindoo trả lời câu hỏi bằng tiếng Việt từ chính dữ liệu mua hàng, kho của công ty, kèm nguồn để bấm mở: "Tháng này mua của nhà cung cấp nào nhiều nhất?", "Giá và thời gian giao của nhà cung cấp X cho mặt hàng Y?" hay "Hàng nào tồn khả dụng dưới 10?". AI chỉ thấy đúng những gì người hỏi được phép thấy.
Khi được nhờ, trợ lý soạn sẵn yêu cầu báo giá nháp; bạn xem thẻ đề nghị và bấm Đồng ý thì mới ghi, dưới tên và quyền của chính bạn, và được ghi nhật ký. Việc xác nhận đơn vẫn đi đúng tuyến duyệt và hạn mức duyệt mua hàng mà công ty đã đặt.
Sáu câu hỏi tự đánh giá hạn mức duyệt mua hàng
Hạn mức trên giấy
Một nhân viên mua mới có tìm được, trong một trang, ai duyệt đơn ở mỗi mức tiền không?
Trước, không phải sau
Tháng qua có đơn nào gửi nhà cung cấp trước khi được duyệt không?
Người giữ tồn
Mười mặt hàng mua nhiều nhất đã có mức tối thiểu, tối đa và người phụ trách chưa?
Đơn tách nhỏ
Có ai nhận ra ba đơn cùng một nhà cung cấp, đơn nào cũng vừa dưới hạn mức không?
Nhập kho trước
Kế toán có ghi nhận được hoá đơn cho hàng kho chưa nhận không?
Lần ngược
Từ một hoá đơn đã trả, có lần ngược về đề nghị và người duyệt trong hai thao tác không?
Từ hai câu trả lời đáng lo trở lên thì bước đầu tiên thường giống nhau: viết hạn mức duyệt mua hàng thành một bảng và đưa phê duyệt lên trước đơn mua. Đối chiếu hoá đơn sẽ dễ hơn nhiều khi mỗi đơn đều có nguồn gốc rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Thường ba khoảng hạn mức duyệt mua hàng là đủ: khoản nhỏ do trưởng bộ phận duyệt, khoản vừa có thêm cấp tài chính, khoản lớn có thêm cấp giám đốc. Nhiều cấp hơn làm mọi việc chậm lại mà không thêm bao nhiêu kiểm soát.
Định nghĩa ngoại lệ từ trước: ai được duyệt đơn gấp, tối đa bao nhiêu, và đơn đó được rà lại sau. Ngoại lệ có ghi ra thì việc gấp không biến thành đường mặc định.
Chỉ ghi nhận phần đã nhận, theo đúng giá đã thoả thuận, và đề nghị nhà cung cấp điều chỉnh hoá đơn hoặc giao bù. Trả đủ rồi đòi phần thiếu sau hiếm khi kết thúc êm đẹp.
Chưa chắc khâu mua hàng của mình đang hở ở đâu? Nói cho chúng tôi biết chỗ đang đau nhất. Đặt lịch tư vấn để cùng chúng tôi lần theo một khoản mua từ đề nghị đến hoá đơn đã trả, hoặc xem chi phí trước.
