Quản lý Tài liệu Kho
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 1073 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_stock |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_stock |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Discuss (mail) Inventory (stock) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
Documents - Inventory
Documents - Inventory kết nối app Tài Liệu với từng phiếu vận chuyển trong Kho vận, để phiếu giao hàng, danh sách đóng gói, và chứng từ của đơn vị vận tải đính kèm vào một phiếu xuất, phiếu nhập hay điều chuyển nội bộ được lưu trữ và tra cứu được — không còn nằm lẫn giữa hàng loạt tin nhắn trong chatter.
Mở rộng từ viin_document —
xem tài liệu của module đó.
Không còn chứng từ thất lạc trong chatter
Đính kèm phiếu giao hàng, danh sách đóng gói, hay chứng từ vận tải vào bất kỳ phiếu vận chuyển nào, và nó được lưu vào app Tài Liệu ngay khi bạn tải lên. Không ai phải nhớ chuyển nó vào đó bằng tay, và việc này tiếp tục diễn ra với mọi phiếu vận chuyển tạo sau này — không chỉ những phiếu đã có từ trước khi cài module.
Chỉ một cú click từ phiếu vận chuyển đến chứng từ của nó
Nút Tài Liệu trên form phiếu vận chuyển hiển thị số chứng từ đã đính kèm và mở chúng ra ngay, không cần rời khỏi Kho vận. Tìm phiếu giao hàng đã ký hay chứng từ xuất khẩu của đơn vị vận tải chỉ trong vài giây, thay vì cuộn qua từng dòng chatter.
Chia sẻ quyền xem mà không cần chia sẻ quyền truy cập Kho vận
Thêm một đồng nghiệp không có quyền Kho vận — một nhân viên kinh doanh cần kiểm tra phiếu giao hàng, một kế toán cần danh sách đóng gói — vào đội quản lý chứng từ Inventory, và họ có thể đọc được những gì đã lưu ở đó. Bạn vẫn kiểm soát ai được sửa; bạn quyết định ai được xem.
Tính năng nổi bật
Nút Tài Liệu thông minh trên mọi phiếu vận chuyển
Một nút thống kê trên form phiếu vận chuyển — cho phiếu xuất, phiếu nhập, và điều chuyển nội bộ — đếm và mở các chứng từ đã lưu cho phiếu đó, và dẫn thẳng đến app Tài Liệu đã lọc sẵn theo phiếu đó.
Quy tắc tự động lưu trữ, hoạt động liên tục
Mọi tệp đính kèm vào chatter của một phiếu vận chuyển được bắt và lưu vào thư mục Kho vận ngay khi vừa tải lên. Đây không phải một lượt nhập dữ liệu một lần — quy tắc này chạy lại với mọi tệp đính kèm mới kể từ ngày cài module.
Một thư mục Kho vận riêng, sẵn sàng ngay khi cài
Một thư mục Kho vận chung trong app Tài Liệu, đã cấu hình sẵn hệ thống tag, một đội phụ trách xem xét, và ba hành động trạng thái. Không cần cấu hình gì thêm trước khi chứng từ đầu tiên xuất hiện.
Hệ thống tag được thiết kế riêng cho Kho vận
Hai nhóm tag có sẵn — Loại giao nhận (Giao hàng, Nhận hàng) và Trạng thái kho (Chờ hoạt động khác, Sẵn sàng, Hoàn thành) — để lọc thư mục Kho vận chỉ bằng một cú click, không cần dựng cả một dự án cấu hình.
Ba hành động trạng thái trên mọi chứng từ đã lưu
“Chờ hoạt động khác,” “Phiếu kho sẵn sàng,” và “Hoàn thành phiếu kho” gắn tag trạng thái hiện tại của phiếu vận chuyển vào chứng từ chỉ với một click mỗi hành động, và tạo một nhắc việc (to-do) cho người đang theo dõi chứng từ đó.
Đội quản lý chứng từ Inventory cho người ngoài bộ phận kho
Một đội được tạo sẵn, quản lý tại Tài Liệu > Dữ liệu gốc > Đội/nhóm, mà bất kỳ quản trị viên Tài Liệu nào cũng có thể thêm người dùng ngoài Kho vận vào — đọc được mà không cần cấp quyền Kho vận.
1. Đính kèm một tệp — và thấy nó được lưu tự động
Mở bất kỳ phiếu vận chuyển nào trong Kho vận và đính kèm một tệp từ chatter, giống như bạn vẫn luôn làm. Tệp xuất hiện trong chatter ngay lập tức. Ở phía sau, quy tắc tự động lưu trữ bắt lấy tệp đính kèm mới đó và lưu một bản tương ứng vào Tài Liệu > Kho vận — đã gắn tag sẵn, với ba hành động của thư mục có sẵn trên đó. Bạn không cần làm thêm gì để việc này xảy ra.
2. Đi thẳng từ phiếu vận chuyển đến chứng từ của nó
Khi phiếu vận chuyển đã có ít nhất một chứng từ được lưu, nút Tài Liệu xuất hiện trên button box của form, hiển thị số lượng. Click vào đó, app Tài Liệu sẽ mở ra và đã lọc sẵn theo chứng từ của phiếu đó — không cần tìm theo tên hay ngày.
3. Gắn tag chứng từ theo tiến độ của phiếu vận chuyển
Mở panel chi tiết của chứng từ trong thư mục Kho vận và chạy hành động phù hợp: “Chờ hoạt động khác” nếu phiếu chưa thể tiếp tục, “Phiếu kho sẵn sàng” khi đã sẵn sàng xử lý, hoặc “Hoàn thành phiếu kho” khi đã hoàn tất. Mỗi hành động cập nhật tag Trạng thái kho của chứng từ và tạo một nhắc việc to-do.
Một điểm nên biết trước: chạy một hành động sau đó sẽ đổi tag, nhưng không tự động đóng nhắc việc to-do mà một hành động trước đó đã tạo ra. Hãy coi tag là căn cứ chính để biết phiếu vận chuyển đang ở đâu.
4. Thêm một đồng nghiệp không có quyền Kho vận
Vào Tài Liệu > Dữ liệu gốc > Đội/nhóm > Inventory và thêm họ ở tab Thành viên. Từ đó, họ có thể đọc mọi chứng từ đã lưu trong thư mục Kho vận — ví dụ một phiếu giao hàng — mà không cần mở app Kho vận.
Xem Documents - Inventory hoạt động
Cần hỗ trợ về Documents - Inventory?
Tư vấn trước bán hàng
sales@viindoo.comHỗ trợ kỹ thuật
apps.support@viindoo.comYêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community, Viindoo SaaS
- Module yêu cầu: viin_document, stock
- Giấy phép: OPL-1
Câu hỏi thường gặp
Module này cần phiên bản Odoo nào?
Module chạy được trên Odoo Community mà không cần giấy phép Enterprise, và cũng chạy được trên Viindoo SaaS.
Module có tự động kích hoạt khi tôi đã có Inventory không?
Không. Documents - Inventory cần được cài đặt riêng, như mọi app khác — module không tự kích hoạt cùng Kho vận.
Module này phụ thuộc vào những gì?
App Tài Liệu (viin_document) và Kho vận (stock). Cài hai module này trước, hoặc để trình cài app tự xử lý phần phụ thuộc.
Mỗi phiếu vận chuyển có được lưu vào một thư mục riêng không?
Không. Chứng từ của mọi phiếu vận chuyển đều được lưu vào một thư mục Kho vận chung, và được giữ dễ tìm bằng tag Loại giao nhận và Trạng thái kho, thay vì một thư mục riêng cho từng phiếu.
Module có hoạt động được nếu không có dữ liệu demo không?
Có. Quy tắc tự động lưu trữ, thư mục Kho vận, hệ thống tag, đội quản lý, và ba hành động trạng thái đều là dữ liệu cài đặt thông thường, có mặt trên mọi bản cài. Một cơ sở dữ liệu demo sẽ thêm hai chứng từ mẫu và hai thư mục con Delivery/Receipt dưới Kho vận — đó chỉ là dữ liệu demo, không xuất hiện trên bản cài sản xuất thực tế.
Thêm Documents - Inventory vào app Kho vận của bạn
Một thư mục chung, một hệ thống tag dựng sẵn, ba hành động trạng thái, và một nút Tài Liệu đã có sẵn trên mọi phiếu vận chuyển. Cài đặt module ngay từ danh sách Apps để bắt đầu lưu chứng từ ở nơi cả nhóm bạn sẽ luôn tìm lại được.
Quản lý Tài liệu Kho
Note
Mở rộng từ viin_document - xem tài liệu hướng dẫn của module này.
Quản lý Tài liệu Kho kết nối ứng dụng Tài liệu với các phiếu kho của bạn. Mỗi tệp bạn đính kèm vào khu vực trao đổi thông tin của một phiếu kho sẽ được lưu tự động vào thư mục dùng chung Kho vận trong ứng dụng Tài liệu - không có thư mục riêng nào được tạo cho từng phiếu kho. Các thẻ và hành động có sẵn giúp bạn theo dõi trạng thái của tài liệu (Chờ hoạt động khác, Sẵn sàng, Hoàn thành), và đội Inventory cho phép đồng nghiệp không có quyền truy cập Tồn kho vẫn xem được các tài liệu này. Ứng dụng chạy trên Odoo Community và Viindoo SaaS - bạn không cần bản quyền Enterprise.
Cài đặt
- Mở Ứng dụng.
- Tìm kiếm Documents - Inventory.
- Nhấn Kích hoạt.
Khi cài đặt ứng dụng này, hệ thống cũng cài đặt các ứng dụng mà nó phụ thuộc vào nếu bạn chưa cài: Quản lý Tài liệu và Tồn kho.
Cấu hình
Bạn không cần thiết lập gì trước khi bắt đầu đính kèm tệp. Khi cài đặt, ứng dụng tạo sẵn một lần các dữ liệu dùng chung mà mọi phiếu kho đều sử dụng:
- Thư mục dùng chung Kho vận trong ứng dụng Tài liệu.
- Hai loại thẻ: Loại giao nhận (Giao hàng, Nhận hàng) và Trạng thái kho (Chờ hoạt động khác, Sẵn sàng, Hoàn thành).
- Ba hành động có sẵn được gắn vào thư mục này - Chờ hoạt động khác, Phiếu kho sẵn sàng và Hoàn thành phiếu kho - bên cạnh hai hành động Yêu cầu phê duyệt và Phê duyệt mà thư mục Tài liệu nào cũng có sẵn.
- Đội Inventory mà bạn có thể thêm người dùng vào để họ xem được tài liệu trong thư mục này mà không cần quyền truy cập Tồn kho.
Bước cấu hình tùy chọn duy nhất là thêm thành viên vào đội Inventory - xem mục Cho phép người dùng không có quyền Tồn kho xem tài liệu bên dưới.
Sử dụng
Đính kèm tài liệu và xem tài liệu được lưu tự động
Mở Tồn kho ‣ Hoạt động ‣ Giao hàng (hoặc Phiếu nhập kho), sau đó mở một phiếu kho. Trong khu vực trao đổi thông tin của phiếu, nhấn biểu tượng đính kèm tệp (hình ghim) và chọn một tệp - phiếu giao hàng đã ký, biên nhận đã quét, hoặc bất kỳ tệp liên quan nào. Ngay khi tệp được đính kèm, nó được lưu tự động vào thư mục Kho vận trong ứng dụng Tài liệu: không có thư mục nào được tạo riêng cho phiếu kho đó, vì vậy giấy tờ của mọi phiếu kho đều nằm chung trong thư mục Kho vận. Nút thông minh Tài Liệu cũng xuất hiện trên phiếu kho, hiển thị số tệp đã đính kèm. Mở Tài liệu, chọn thư mục Kho vận trong bảng Thư mục bên trái: tệp bạn vừa đính kèm đã có mặt tại đây, gắn với phiếu kho mà nó xuất phát.
Đi thẳng tới tài liệu của một phiếu kho
Từ phiếu kho, nhấn nút thông minh Tài Liệu (góc trên bên phải, hiển thị số tệp đính kèm) để mở ứng dụng Tài liệu đã được lọc sẵn theo tài liệu của phiếu kho đó. Dùng bảng Thẻ bên trái để lọc thêm, ví dụ theo Loại giao nhận (Giao hàng / Nhận hàng) hoặc Trạng thái kho (Chờ hoạt động khác / Sẵn sàng / Hoàn thành).
Theo dõi trạng thái tài liệu với ba hành động có sẵn
Một tài liệu vừa được lưu luôn chưa có thẻ nào - gắn thẻ luôn là một bước thủ công, không bao giờ tự động. Chọn một tài liệu trong thư mục Kho vận để mở bảng chi tiết: bạn sẽ thấy chủ sở hữu, thư mục và các thẻ của tài liệu, cùng năm nút trong mục Hành động - hai hành động Yêu cầu phê duyệt và Phê duyệt mà thư mục Tài liệu nào cũng có, cộng với ba hành động dành riêng cho phiếu kho:
- Nhấn Chờ hoạt động khác khi phiếu kho đang bị chặn bởi một dịch chuyển khác: hành động này thay thẻ Trạng thái kho của tài liệu bằng Chờ hoạt động khác và lên lịch một nhắc việc mới, đến hạn sau một ngày.
- Nhấn Phiếu kho sẵn sàng khi phiếu kho đã sẵn sàng xử lý: hành động này thay thẻ bằng Sẵn sàng và cũng lên lịch một nhắc việc mới tương tự.
- Nhấn Hoàn thành phiếu kho khi phiếu kho đã hoàn tất: hành động này thay thẻ bằng Hoàn thành. Hành động này chỉ đóng nhắc việc thuộc loại "Chờ xem xét" - nhắc việc được lên lịch trước đó bởi Chờ hoạt động khác hoặc Phiếu kho sẵn sàng vẫn còn mở, vì vậy đừng mong đợi nó biến mất khi tài liệu được đánh dấu Hoàn thành.
Cho phép người dùng không có quyền Tồn kho xem tài liệu
Mở Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Đội/nhóm và nhấn vào đội Inventory.
Mở thẻ Thành viên và thêm bất kỳ người dùng nào - ví dụ một nhân viên bán hàng không có quyền Tồn kho - làm thành viên. Sau khi được thêm, người đó có thể xem mọi tài liệu được lưu trong thư mục Kho vận, dù họ không thể mở ứng dụng Tồn kho.
Dữ liệu demo: các thư mục con Giao hàng và Nhận hàng
Nếu cơ sở dữ liệu của bạn được cài đặt cùng dữ liệu demo, thư mục Kho vận còn có thêm hai thư mục con, Giao hàng và Nhận hàng, mỗi thư mục chứa một tài liệu mẫu đã được gắn thẻ sẵn, cùng hai hành động chỉ dùng cho demo - Chuyển thành Phiếu Giao hàng và Chuyển thành Phiếu Nhận hàng - để chuyển một tài liệu mẫu giữa hai thư mục con này. Các thư mục con, tài liệu mẫu và hành động demo này CHỈ tồn tại khi dữ liệu demo được cài đặt; một bản cài đặt thực tế không có dữ liệu demo sẽ không tạo ra chúng, và không có thư mục nào được tạo tự động cho từng phiếu kho riêng lẻ.
Sau khi chạy hành động Chuyển thành Phiếu Giao hàng từ tài liệu mẫu trong thư mục Nhận hàng, tài liệu chuyển sang thư mục Giao hàng và thẻ Loại giao nhận của nó đổi từ Nhận hàng sang Giao hàng:
Xử lý sự cố
- Tài liệu tôi đính kèm không xuất hiện trong thư mục Kho vận. Kiểm tra xem tệp có được đính kèm trực tiếp vào khu vực trao đổi thông tin của phiếu kho hay không (không phải vào một bản ghi không liên quan), và ứng dụng Tài liệu có đang lọc theo thư mục Kho vận chứ không phải thư mục khác.
- Tài liệu chưa có thẻ nào ngay sau khi đính kèm. Đây là điều bình thường: tài liệu được lưu tự động luôn chưa có thẻ. Hãy chạy một trong ba hành động có sẵn, hoặc tự gắn thẻ từ bảng chi tiết.
- Tôi đã nhấn Hoàn thành phiếu kho nhưng vẫn còn một nhắc việc hiển thị. Đây là điều bình thường. Hoàn thành phiếu kho chỉ đóng nhắc việc thuộc loại "Chờ xem xét"; một nhắc việc được lên lịch trước đó bởi Chờ hoạt động khác hoặc Phiếu kho sẵn sàng vẫn còn mở cho đến khi có người tự đánh dấu hoàn thành.
- Tôi không tìm thấy thư mục nào cho phiếu kho của mình. Điều đó là bình thường vì không có thư mục riêng: mọi tài liệu của các phiếu kho đều được lưu vào thư mục dùng chung Kho vận (hoặc các thư mục con Giao hàng / Nhận hàng trên cơ sở dữ liệu demo), không bao giờ vào một thư mục được tạo riêng cho từng phiếu kho. Hãy dùng nút thông minh Tài Liệu trên phiếu kho, hoặc bảng Thẻ, để tìm tài liệu của một phiếu kho cụ thể.
- Một đồng nghiệp không có quyền Tồn kho không xem được tài liệu kho. Hãy thêm người đó làm thành viên của đội Inventory (Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Đội/nhóm).
Câu hỏi thường gặp
- Mỗi phiếu kho có thư mục riêng không?
- Không. Tài liệu của mọi phiếu kho đều được lưu vào cùng thư mục dùng chung Kho vận; nút thông minh Tài Liệu và bảng Thẻ giúp bạn tìm tài liệu của một phiếu kho cụ thể mà không cần thư mục riêng.
- Tài liệu có được gắn thẻ tự động khi được lưu không?
- Không. Tài liệu được lưu tự động luôn chưa có thẻ; gắn thẻ luôn là một bước thủ công, dù bạn tự gắn thẻ hay chạy một trong các hành động có sẵn.
- Hoàn thành phiếu kho có đóng mọi nhắc việc đang mở trên tài liệu không?
- Không. Hành động này chỉ đóng nhắc việc thuộc loại "Chờ xem xét". Một nhắc việc được lên lịch bởi Chờ hoạt động khác hoặc Phiếu kho sẵn sàng vẫn được để mở.
- Tôi có cần Odoo Enterprise để dùng ứng dụng này không?
- Không. Ứng dụng chạy trên Odoo Community và Viindoo SaaS.
- Các thư mục con Giao hàng và Nhận hàng có luôn tồn tại không?
- Không. Chúng chỉ tồn tại khi dữ liệu demo được cài đặt, cùng với hai hành động Chuyển thành Phiếu Giao hàng / Chuyển thành Phiếu Nhận hàng. Một bản cài đặt thực tế không có dữ liệu demo sẽ không tạo ra chúng.
Video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
