Quản lý Tài liệu Bán
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 1238 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_sale |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_sale |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Invoicing (account) Discuss (mail) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
Mỗi báo giá, mỗi đơn bán đều có nơi lưu trữ riêng
Documents - Sale theo dõi các Đơn bán và Báo giá, rồi tự động ghi nhận file đính kèm của chúng vào ứng dụng Documents - mỗi Đội Bán hàng có một thư mục riêng, không dồn chung vào một nơi cho cả phòng.
Mở rộng viin_document -
xem tài liệu của module này.
Một thư mục cho mỗi đơn, không dồn chung một nơi
Nhiều module cầu nối dồn toàn bộ file đính kèm của cả một quy trình vào một không gian làm việc chung. Module này tạo riêng một thư mục cho từng Đội Bán hàng, nằm trong không gian làm việc "Bán hàng" có sẵn, giúp nhân viên bán hàng chỉ thấy đúng tài liệu thuộc về đơn của mình - không lẫn với đơn khác.
Một vòng duyệt thực sự khép lại
"Yêu cầu phê duyệt" và "Phê duyệt" được gắn sẵn trên mọi thư mục được tạo tự động, ngay từ đầu. Nhờ đồng nghiệp duyệt một báo giá, và khi họ bấm Phê duyệt, hoạt động duyệt mà nó đã tạo ra sẽ tự đóng lại - không cần nhớ để đóng thủ công.
Không cần thiết lập gì trước khi dùng
Đội tài liệu "Sale", không gian làm việc "Bán hàng" và bốn tag có sẵn đã hoạt động ngay từ khi cài đặt. Đính kèm file vào bất kỳ Đơn bán nào, tài liệu đã được tổ chức sẵn, không cần cấu hình gì trước.
Tính năng nổi bật
Smart Button Tài Liệu Trên Mọi Đơn Bán
Mở trực tiếp các file đã ghi nhận của một Báo giá hay Đơn bán, không cần rời khỏi đơn.
Ghi Nhận Tự Động Theo Đội Bán Hàng
Sale Document Generation Rule tự động chuyển file đính kèm của mỗi đơn vào thư mục mang tên Đội Bán hàng của đơn đó, nằm trong không gian làm việc "Bán hàng" - không cần ghi nhận thủ công.
Thư Mục và Tài Liệu Trên Form Đội Bán Hàng
Trưởng nhóm Bán hàng mở cả thư mục tài liệu của toàn đội, hoặc vào thẳng các tài liệu đã ghi nhận, ngay từ màn hình Đội Bán hàng.
"Yêu cầu phê duyệt" và "Phê duyệt" Có Sẵn Từ Đầu
Mọi thư mục được tạo tự động theo đội đều có sẵn hai hành động này; duyệt một tài liệu sẽ đóng luôn hoạt động duyệt mà nó đã tạo ra.
Bốn Tag Có Sẵn Trong Nhóm "Bán hàng"
"Sale Quotation" (Báo giá bán), "Sale Order" (Đơn bán), "Sale Specs" (Thông số kỹ thuật Bán hàng) và "Quotation Expired" (Báo giá hết hạn) đã được định nghĩa sẵn, chỉ cần một cú nhấp để áp dụng.
Không Gian Làm Việc và Đội Tài Liệu "Sale" Riêng
Có sẵn ngay từ khi cài đặt - không phải tự dựng cấu trúc thư mục hay nhóm quyền truy cập.
Đơn Bán Cũ Cũng Được Ghi Nhận Lại
Lần chạy đầu tiên của quy tắc sẽ ghi nhận cả các file đính kèm đã có từ trước trên Đơn bán hiện hữu, không chỉ những đơn tạo sau khi cài.
Cách Hoạt Động
Nhân viên bán hàng đính kèm một file hỗ trợ - bảng thông số kỹ thuật, file PDF đã ký - vào một Báo giá hay Đơn bán, giống như thao tác họ vẫn làm hằng ngày.
Documents - Sale nhận diện file đính kèm và ghi nhận một tài liệu tương ứng vào thư mục mang tên Đội Bán hàng của đơn đó, nằm trong "Bán hàng" - không cần thêm bước nào từ người dùng.
Bất kỳ ai xem đơn đó có thể bấm smart button "Tài Liệu" để mở ngay tài liệu vừa được ghi nhận.
Trưởng nhóm Bán hàng cũng có thể mở cùng thư mục đó từ form Đội Bán hàng, bằng nút "Thư Mục" và "Tài Liệu" được thêm vào đó - không cần vào từng đơn riêng lẻ.
Khi cần thêm một người kiểm tra lại, bấm "Yêu cầu phê duyệt"; khi người duyệt bấm "Phê duyệt", hoạt động duyệt sẽ tự đóng.
Gắn một trong các tag có sẵn - "Báo giá bán", "Đơn bán", "Thông số kỹ thuật Bán hàng" - để dễ lọc và tìm lại tài liệu sau này. Gắn tag là thao tác thủ công; tài liệu mới không được gắn tag tự động.
Thấy Ngay Thư Mục Của Từng Đội
Không gian làm việc "Bán hàng" chứa một thư mục riêng cho mỗi Đội Bán hàng. Mở thư mục của một đội, file đính kèm đã có sẵn ở đó, đã gắn tag và sẵn sàng để duyệt.
Mở Tài Liệu Của Một Đội Ngay Từ Form Đội Bán Hàng
Trưởng nhóm Bán hàng vào thẳng thư mục của cả đội, hoặc vào thẳng tài liệu đã ghi nhận, không cần đi qua từng đơn riêng lẻ.
Gắn Tag Cho Tài Liệu Chỉ Với Một Cú Nhấp
Áp dụng một trong bốn tag "Bán hàng" có sẵn - hiển thị bằng tiếng Việt - ngay từ panel thông tin của tài liệu. Ghi nhận là tự động, gắn tag vẫn là lựa chọn chủ động.
Cần hỗ trợ về Documents - Sale?
Hỗ trợ
apps.support@viindoo.comYêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community Edition, Viindoo SaaS
- Phụ thuộc vào: Quản lý Tài liệu, Bán hàng
- Giấy phép: OPL-1
Ai Nên Dùng Module Này?
Nhân viên Bán hàng
Đính kèm báo giá, thông số kỹ thuật vào đơn theo đúng thói quen hằng ngày - không cần nghĩ đến việc lưu trữ ở đâu khác.
Trưởng nhóm Bán hàng
Mở thư mục tài liệu của cả đội ngay từ màn hình Đội Bán hàng, và duy trì vòng duyệt bằng "Yêu cầu phê duyệt" và "Phê duyệt".
Quản trị viên Tài liệu
Kiểm tra quy tắc tạo tài liệu tự động của Sale, không gian làm việc và các hành động đã gắn sẵn từ Tài liệu > Cấu hình - hoặc thêm "Thiết lập báo giá hết hạn" vào danh sách hành động của quy tắc.
Câu Hỏi Thường Gặp
Tôi có cần Odoo Enterprise không?
Không. Documents - Sale chạy trên Odoo Community và Viindoo SaaS - không cần giấy phép Enterprise.
Module có tự kích hoạt khi tôi cài Sales không?
Không. Cần cài đặt module này rõ ràng, cùng với Documents Management và Sales - module không tự kích hoạt chỉ vì đã cài Sales.
Tài liệu vừa ghi nhận có được gắn tag tự động không?
Không. Việc ghi nhận là tự động, nhưng gắn tag là thao tác thủ công. Bốn tag thuộc nhóm "Bán hàng" - "Báo giá bán", "Đơn bán", "Thông số kỹ thuật Bán hàng", "Báo giá hết hạn" - đã có sẵn để áp dụng, nhưng bạn chọn thời điểm và tài liệu để gắn.
Hành động "Thiết lập báo giá hết hạn" có áp dụng cho mọi thư mục báo giá ngay từ đầu không?
Ngay từ đầu, hành động này được gắn sẵn trên không gian làm việc "Bán hàng" có sẵn và dùng được ngay ở đó. Để hành động này cũng xuất hiện trên các thư mục được quy tắc tự tạo theo từng Đội Bán hàng, cần thêm nó vào danh sách hành động của Document Generation Rule - một bước cấu hình chỉ cần thực hiện một lần.
Module có cần dữ liệu demo để hoạt động không?
Không. Không gian làm việc, đội, tag, hành động và quy tắc ghi nhận "Sale" đều hoạt động ngay trên bản cài đặt thông thường. Dữ liệu demo chỉ thêm hai không gian làm việc con mẫu và vài tài liệu ví dụ, hữu ích để khám phá tính năng trước khi có dữ liệu thật.
Documents - Sale
Note
Mở rộng viin_document - xem tài liệu của module đó tại: ../../viin_document/doc/index_vi_VN.rst
Documents - Sale kết nối ứng dụng Sales với ứng dụng Documents. Sau khi cài đặt, mọi tệp bạn đính kèm vào một Báo giá hoặc Đơn bán sẽ tự động được lưu vào ứng dụng Documents, sắp xếp theo Sales Team, sẵn sàng để gắn thẻ, yêu cầu duyệt và phê duyệt ngay trong ứng dụng Documents.
Cài đặt
Documents - Sale phụ thuộc vào ứng dụng Documents và Sales; Odoo sẽ tự động cài đặt cả hai nếu chưa có sẵn.
- Mở Ứng dụng.
- Tìm Documents - Sale.
- Nhấn Kích hoạt.
Ngay khi cài đặt xong, module sẽ lập tức lưu vào Documents mọi tệp đính kèm đã có sẵn trên các Đơn bán từ trước - bạn không cần lưu lại đơn hàng để các tệp cũ xuất hiện, và mọi tệp đính kèm thêm sau này cũng tiếp tục được lưu theo cách tương tự.
Cấu hình
Bạn không cần thiết lập gì trước khi bắt đầu đính kèm tệp - module đã có sẵn cấu hình mặc định.
Những gì đã có sẵn
- Một thư mục Bán hàng tại Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục.
- Một đội tài liệu Sale tại Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Đội/nhóm, do Administrator phụ trách.
- Một danh mục thẻ Bán hàng tại Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Loại thẻ, gồm bốn thẻ: Sale Quotation (hiển thị là Báo giá bán), Sale Order (Đơn bán), Sale Specs (Thông số kỹ thuật Bán hàng) và Quotation Expired (Báo giá hết hạn).
Cơ chế tự động tạo tài liệu (Document Generation Rule)
Việc lưu tệp tự động được điều khiển bởi một cơ chế tại Tài liệu ‣ Cấu hình ‣ Cơ chế tự động tạo tài liệu. Mở dòng Đơn bán để xem cách cơ chế này được thiết lập: Trường tạo thư mục là trường Sales Team của đơn bán, còn Thư mục cha là Bán hàng - vì vậy mỗi đội bán hàng sẽ có thư mục con riêng dưới Bán hàng ngay lần đầu tiên một đơn của đội đó có tệp đính kèm. Tab Hành động liệt kê hai hành động được áp dụng cho mọi thư mục cơ chế này tạo ra: Yêu cầu phê duyệt và Phê duyệt.
Ai có thể thao tác trên một tài liệu đã được lưu
Thư mục Bán hàng có sẵn Nhóm có thể sửa là Bán hàng / Quản trị viên, Nhóm quyền đọc là Bán hàng / Người dùng: Tất cả tài liệu, và Nhóm quyền tài liệu của mình là Bán hàng / Người dùng: Chỉ tài liệu của chính mình - vì vậy chỉ Sales Administrator mới có thể chỉnh sửa chính thư mục (thẻ, cơ chế, hoặc di chuyển tài liệu giữa các thư mục).
Tuy vậy, một tài liệu được lưu qua module này vẫn giữ liên kết ngược về Đơn bán gốc của nó - hiển thị ở trường Tài liệu Nguồn trong bảng thông tin của tài liệu - nên ai đã có quyền chỉnh sửa Đơn bán đó thì cũng có thể gắn thẻ hoặc chạy các hành động trên tài liệu này, kể cả khi không có quyền Sales Administrator đối với thư mục.
Sử dụng
Note
Các ảnh chụp màn hình dưới đây, trừ ảnh minh hoạ gắn thẻ, được chụp trên giao diện tiếng Anh. Bốn thẻ riêng của module này thực sự hiển thị bằng tiếng Việt trên giao diện tiếng Việt: Sale Quotation thành Báo giá bán, Sale Order thành Đơn bán, Sale Specs thành Thông số kỹ thuật Bán hàng, Quotation Expired thành Báo giá hết hạn, và danh mục Sale thành Bán hàng - như ảnh minh hoạ gắn thẻ bên dưới cho thấy.
Tự động lưu tệp đính kèm của một Báo giá
- Mở Bán hàng ‣ Đơn hàng ‣ Báo giá và mở Báo giá hoặc Đơn bán bạn muốn đính kèm tệp.
- Trong phần chatter, nhấn Đính kèm tệp và tải tệp lên.
- Sau khi tải lên xong, nút thông minh Tài Liệu sẽ xuất hiện trên đơn hàng - nút này chỉ hiện khi đơn đã có ít nhất một tài liệu được lưu. Nhấn vào nút này để đi thẳng đến ứng dụng Documents, đã được lọc theo đơn hàng này.
Tệp được lưu dưới Bán hàng, bên trong một thư mục con mang tên chính Sales Team của đơn hàng - thư mục này được tạo tự động ngay lần đầu tiên một đơn của đội đó có tệp đính kèm.
Xem lại tài liệu đã lưu của một Sales Team
- Mở Bán hàng ‣ Cấu hình ‣ Bộ phận sales và mở một đội.
- Nhấn nút thông minh Thư Mục để mở trực tiếp thư mục tài liệu riêng của đội.
- Nhấn nút thông minh Tài Liệu (chỉ hiện khi đội đã có ít nhất một tài liệu được lưu) để xem toàn bộ tài liệu đã lưu của đội đó.
Gắn thẻ Sale cho một tài liệu
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu và nhấn vào một tài liệu để mở bảng thông tin.
- Trong trường Thẻ, chọn một trong bốn thẻ Sale có sẵn: Báo giá bán (Sale Quotation), Đơn bán (Sale Order), Thông số kỹ thuật Bán hàng (Sale Specs) hoặc Báo giá hết hạn (Quotation Expired).
Thẻ được lưu ngay lập tức và có thể dùng để lọc danh sách Documents theo mục Sale (Bán hàng) trong bảng tìm kiếm. Cả bốn thẻ này không có màu, nên một thẻ bạn gắn vẫn dùng được đầy đủ để lọc và tìm kiếm, nhưng sẽ không hiện thành nhãn màu trên thẻ kanban - chỉ hiện trong bảng thông tin riêng của tài liệu.
Yêu cầu duyệt rồi phê duyệt
Mọi thư mục do module này tự động tạo đều có sẵn hai hành động trong bảng thông tin của tài liệu: Yêu cầu phê duyệt và Phê duyệt.
- Mở tài liệu và trong mục Hành động, nhấn Yêu cầu phê duyệt. Tài liệu sẽ được gắn thẻ trạng thái Chờ phê duyệt, đồng thời một hoạt động yêu cầu duyệt được lên lịch, đến hạn vào ngày hôm sau.
- Sau khi kiểm tra xong tệp, nhấn Phê duyệt. Thẻ trạng thái chuyển từ Chờ phê duyệt sang Đã duyệt, và hoạt động yêu cầu duyệt đang chờ cũng được đóng lại.
Thẻ trạng thái (Chờ phê duyệt / Đã duyệt) và thẻ thuộc danh mục Sale (Báo giá bán và các thẻ còn lại) nằm ở hai danh mục thẻ khác nhau, nên một tài liệu giữ được cả hai cùng lúc - một thẻ cho biết đây là loại tài liệu gì, thẻ kia cho biết tài liệu đang ở bước nào trong quá trình duyệt.
Đánh dấu một tài liệu báo giá đã hết hạn
Thiết lập báo giá hết hạn thay thẻ thuộc danh mục Sale của tài liệu bằng Báo giá hết hạn (Quotation Expired) chỉ với một cú nhấn. Hành động này có sẵn trên thư mục Bán hàng gốc và trên các tài liệu mẫu trong dữ liệu demo, nhưng KHÔNG có sẵn trong các thư mục con theo từng Sales Team mà module tự động tạo ra - xem mục Xử lý sự cố bên dưới nếu bạn đính kèm tệp mà không thấy hành động này.
- Mở Tài liệu ‣ Tài liệu và mở một tài liệu đã có sẵn hành động này - ví dụ một trong các báo giá mẫu đi kèm dữ liệu demo.
- Trong mục Hành động, nhấn Thiết lập báo giá hết hạn.
Xử lý sự cố
- Nút thông minh Tài Liệu không xuất hiện trên Đơn bán của tôi. Nút này chỉ xuất hiện khi đơn hàng đã có ít nhất một tài liệu được lưu - hãy đính kèm một tệp trước.
- Một tài liệu vừa được lưu không có thẻ nào. Tài liệu được lưu tự động luôn ở trạng thái chưa gắn thẻ; hãy tự gắn thẻ từ trường Thẻ trong bảng thông tin.
- Một thẻ không hiện thành nhãn màu trên thẻ kanban. Bốn thẻ này không có màu nên chỉ hiện trong bảng thông tin riêng của tài liệu - chúng vẫn dùng được để tìm kiếm và lọc.
- Tôi không thấy Thiết lập báo giá hết hạn trên một tài liệu được lưu từ một Đơn bán thực tế. Hành động này không có trong các thư mục con theo từng Sales Team mà module tự động tạo - nó chỉ có sẵn trên thư mục Bán hàng gốc và trên các tài liệu demo. Quản trị viên có thể thêm hành động này vào mọi thư mục sẽ được tạo sau này bằng cách mở Tài liệu ‣ Cấu hình ‣ Cơ chế tự động tạo tài liệu, dòng Đơn bán, rồi thêm Thiết lập báo giá hết hạn vào tab Hành động.
- Tôi gặp lỗi quyền truy cập khi chạy một hành động. Để thao tác trên tài liệu, bạn cần có quyền Sales Administrator đối với thư mục, hoặc quyền chỉnh sửa Đơn bán mà tài liệu đó liên kết tới - nếu không có cả hai, hãy nhờ một Sales Administrator hỗ trợ.
Câu hỏi thường gặp
- Mọi tệp đính kèm trên một Đơn bán có tự động được lưu vào Documents không?
- Có. Bất kỳ tệp nào đính kèm vào một Báo giá hoặc Đơn bán đều được lưu ngay khi tải lên xong, kể cả các tệp trên những đơn hàng đã tồn tại từ trước khi cài đặt module.
- Tôi có cần tự tạo thư mục, đội hoặc thẻ Sale không?
- Không. Tất cả đã sẵn sàng ngay khi module được cài đặt.
- Tôi có thể dùng Thiết lập báo giá hết hạn cho tài liệu của các đơn hàng mới của mình không?
- Không phải mặc định - xem mục Xử lý sự cố ở trên để biết bước cấu hình duy nhất giúp thêm hành động này vào mọi thư mục sẽ được tạo sau này.
- Mỗi Sales Team có thư mục riêng, hay tất cả dùng chung một thư mục?
- Mỗi Sales Team có thư mục con riêng, được tạo tự động dưới Bán hàng ngay lần đầu tiên một đơn của đội đó có tệp đính kèm - các đội không dùng chung một thư mục.
Video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
