Quản lý Tài liệu Mua
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 984 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_purchase |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_purchase |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Invoicing (account) Purchase (purchase) Discuss (mail) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
Tìm ngay chứng từ của một đơn mua hàng, không cần rời khỏi đơn đó
viin_document_purchase tự động lưu trữ mọi báo giá, đơn mua hàng đã ký và chứng từ nhà cung cấp vào ứng dụng Documents, và đặt chúng ngay trong tầm tay của đơn hàng liên quan - không còn nằm rải rác trong hộp thư của ai đó.
Mở rộng từ viin_document -
xem tài liệu của module này.
Tính năng nổi bật
Một workspace Mua hàng riêng
Một thư mục “Mua hàng” chung trong ứng dụng Documents, đã nối sẵn hai nhãn RFQ và Đơn mua, và cấp quyền sẵn cho purchase manager (được sửa) và purchase user (được xem) - sẵn sàng nhận chứng từ trước khi file đầu tiên được lưu vào.
Nút Tài Liệu trên từng đơn hàng
Ngay khi một chứng từ được lưu vào một Purchase Order hoặc RFQ, form của đơn đó xuất hiện nút Tài Liệu - đã lọc sẵn chỉ chứng từ của đơn này.
Việc lưu trữ tự động không dừng lại
Gắn báo giá nhà cung cấp hoặc đơn mua hàng đã ký vào bất kỳ RFQ hoặc Purchase Order nào, file đó sẽ tự trở thành một Document - áp dụng cho đơn hàng mới, và nhờ một lần bổ sung dữ liệu chạy khi cài đặt, cho cả những đơn đã có từ trước.
Yêu cầu phê duyệt / Phê duyệt, đã nối sẵn với nhau
“Yêu cầu phê duyệt” mở một việc cần theo dõi; “Phê duyệt” đóng đúng việc đó lại - nên đánh dấu chứng từ là đã duyệt sẽ thực sự đóng công việc, không chỉ đổi nhãn trên file.
Chia sẻ khả năng xem mà không cần cấp thêm quyền
Một document team “Purchase” riêng cho phép người ngoài phòng mua hàng xem được chứng từ đã lưu trữ - mà không cần được cấp quyền sửa trên đó.
Lợi ích
Chỉ thấy đúng chứng từ của đơn này. Mở một Purchase Order hoặc RFQ đã có chứng từ và bấm vào Tài Liệu để chỉ thấy báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng đã ký, phiếu đóng gói thuộc về đơn đó - bộ lọc tự chạy, không ai phải nhớ file nào đi với đơn nào.
Việc lưu trữ diễn ra liên tục, không phải một lần nhập dữ liệu. Mọi file gắn vào một đơn hàng từ khi cài đặt trở đi đều được lưu trữ tự động, và những đơn hàng đã tồn tại từ trước khi cài module cũng được bổ sung ngay tại thời điểm cài đặt - không đơn hàng nào bị bỏ sót.
Khép lại một vòng xét duyệt thực sự. “Yêu cầu phê duyệt” và “Phê duyệt” dùng chung một hoạt động theo dõi, nên duyệt một chứng từ sẽ thực sự đóng công việc đó lại, không để lời nhắc cũ còn treo.
Một workspace Mua hàng sẵn sàng ngay khi cài đặt
Workspace Mua hàng đã nối sẵn hai nhãn RFQ và Đơn mua, và được cấp quyền sẵn cho purchase manager và purchase user - không cần tự tạo thư mục, nhãn hay quy tắc phân quyền.
Gắn file như vẫn làm bình thường
Người mua tải báo giá của nhà cung cấp thẳng lên chatter của một RFQ, giống như cách họ vẫn gắn bất kỳ file nào khác trong Odoo.
File tự xuất hiện trong ứng dụng Documents
Chuyển sang Documents, lọc theo workspace Mua hàng, và file đó đã có sẵn ở đó như một thẻ mới - không cần một thao tác lưu trữ thủ công nào.
Chứng từ của đơn hàng, luôn trong tầm tay
Ngay khi có chứng từ được lưu vào đơn hàng đó, form của đơn hiện nút thông minh Tài Liệu - bấm vào, chỉ chứng từ của đơn này mở ra, không bao giờ là toàn bộ thư mục chung.
Gửi xét duyệt, rồi duyệt
Chạy “Yêu cầu phê duyệt” trên một chứng từ đã lưu để lên lịch theo dõi, và “Phê duyệt” khi chứng từ đã ổn - tự động đóng đúng việc theo dõi đó.
Xem Quản lý Tài liệu Mua hoạt động
Bạn cần hỗ trợ về Quản lý Tài liệu Mua?
Tư vấn & Hỗ trợ kỹ thuật
Câu hỏi trước khi cài đặt, hoặc hỗ trợ sau khi đã cài - chung một địa chỉ.
apps.support@viindoo.comYêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community, Viindoo SaaS
- Module cần thiết: viin_document, purchase
- Giấy phép: OPL-1
Câu hỏi thường gặp
Module này có cần Odoo Enterprise hay app trả phí nào không?
Không. viin_document_purchase chạy trên Odoo Community và Viindoo SaaS - không cần license Enterprise.
Module phụ thuộc vào gì, và nó có tự kích hoạt không?
Module phụ thuộc vào app gốc viin_document (chính ứng dụng
Documents) và app purchase lõi. Nó không tự kích
hoạt khi bạn cài hai app đó - bạn phải cài đặt viin_document_purchase
riêng, từ Ứng dụng.
Mỗi đơn mua hàng có được một thư mục riêng không?
Không, đây là thiết kế có chủ đích. Chứng từ của mọi đơn hàng đều nằm trong một workspace Mua hàng chung, còn nút thông minh Tài Liệu trên form từng đơn sẽ lọc sẵn ra đúng chứng từ của đơn đó - nên kết quả bạn nhận được vẫn đúng như mong muốn mà không cần quản lý cả một cây thư mục.
Việc lưu trữ tự động chỉ chạy một lần khi nhập dữ liệu, hay tiếp tục hoạt động sau đó?
Nó tiếp tục hoạt động. Một bước diễn ra một lần khi cài đặt sẽ bổ sung chứng từ cho các đơn hàng đã có từ trước; kể từ đó, mọi file mới gắn vào một Purchase Order hoặc RFQ đều được lưu trữ tự động, chừng nào module còn được cài.
Có cần dữ liệu demo để module hoạt động không?
Không. Module hoạt động đầy đủ mà không cần dữ liệu demo. Khi bật dữ liệu demo, module còn tạo sẵn hai chứng từ mẫu (một RFQ mẫu và một Purchase Order mẫu, đã được gán nhãn) để bạn xem trước chứng từ đã lưu trữ sẽ trông như thế nào.
Ai nên dùng module này?
Đội mua hàng
Người mua gắn báo giá nhà cung cấp và đơn mua hàng đã ký, muốn chúng được lưu trữ mà không cần một thao tác thủ công nào.
Purchase Manager & người xét duyệt
Người chạy “Yêu cầu phê duyệt” và “Phê duyệt”, muốn việc đóng một lượt xét duyệt thực sự đóng đúng công việc theo dõi được tạo ra.
Đồng nghiệp Tài chính & Vận hành
Nhân sự ngoài phòng mua hàng cần xem chứng từ mua hàng đã lưu trữ mà không cần được cấp quyền sửa trên đó.
Quản lý Tài liệu Mua
Note
Mở rộng từ module viin_document - xem thêm tài liệu hướng dẫn của module này tại: ../../viin_document/doc/index_vi_VN.rst
Hướng dẫn này giúp bạn lưu trữ và xử lý duyệt các chứng từ mua hàng - yêu cầu báo giá và đơn mua - sau khi cài đặt ứng dụng này. Ứng dụng bổ sung một thư mục Mua hàng có sẵn cùng các thẻ phân loại vào ứng dụng Documents, một quy tắc tự động lưu trữ tài liệu, và một nút truy cập nhanh Tài Liệu ngay trên form của từng đơn mua.
Note
Thẻ RFQ mà module này tạo sẵn hiện chỉ có tên tiếng Anh trên giao diện, kể cả khi bạn đang dùng ngôn ngữ tiếng Việt - cơ sở dữ liệu này chưa có bản dịch tiếng Việt cho thẻ đó. Các ảnh chụp màn hình bên dưới cũng được chụp trên giao diện tiếng Anh.
Cài đặt
- Truy cập Ứng dụng.
- Tìm kiếm viin_document_purchase.
- Nhấn Kích hoạt.
Khi cài đặt ứng dụng này, hệ thống cũng sẽ tự động cài đặt hai ứng dụng mà nó phụ thuộc vào là Quản lý Tài liệu và Mua hàng, nếu chưa được cài đặt trước đó.
Cấu hình
Bạn không cần thiết lập gì trước khi bắt đầu lưu trữ tài liệu. Khi cài đặt, ứng dụng này sẽ tự động tạo:
- Thư mục Mua hàng trong ứng dụng Documents, đã được gắn sẵn các thẻ RFQ, Đơn mua, Chờ phê duyệt, Đã duyệt và Lỗi thời - đây là một thư mục dùng chung cho cả đội mua hàng, không phải một thư mục riêng cho từng đơn.
- Một nhóm thẻ Mua hàng với hai thẻ RFQ và Đơn mua, giúp phân biệt chứng từ yêu cầu báo giá với chứng từ đơn mua đã xác nhận.
- Đội Purchase, giúp cấp quyền xem tài liệu liên quan đến mua hàng cho người dùng không có quyền Purchase - ví dụ nhân viên kho.
- Một quy tắc lưu trữ tự động chuyển mọi tệp đính kèm trên yêu cầu báo giá hoặc đơn mua vào thư mục Mua hàng - áp dụng cho cả các đơn đã tồn tại từ trước khi cài đặt (xử lý một lần) lẫn mọi tệp đính kèm thêm vào sau đó.
Xem thêm kịch bản "Xem lại cách tổ chức và phân quyền thư mục Mua hàng" bên dưới để biết chính xác những gì đã được tạo sẵn và ai có thể xem hoặc chỉnh sửa.
Sử dụng
Các kịch bản bên dưới sử dụng hai đơn thực tế trong cơ sở dữ liệu này - một yêu cầu báo giá ở trạng thái nháp và một đơn mua đã xác nhận - cùng hai tài liệu mẫu chỉ có khi dữ liệu demo được bật lúc cài đặt.
Lưu trữ báo giá nhà cung cấp từ một yêu cầu báo giá
- Truy cập Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Yêu cầu báo giá.
- Mở yêu cầu báo giá bạn muốn đính kèm tệp.
- Tại khu vực trao đổi thông tin (chatter), nhấn Đính kèm tệp và chọn báo giá của nhà cung cấp (PDF, hình ảnh, hoặc bất kỳ định dạng tệp nào khác).
- Mở Tài liệu và chọn Mua hàng trong danh sách thư mục. Tệp bạn vừa đính kèm sẽ xuất hiện tại đây dưới dạng một thẻ mới - không cần thao tác lưu trữ thủ công nào.
Tài liệu mới này chưa có thẻ nào; việc gắn thẻ sau đó, thực hiện trong ứng dụng Documents, là một thao tác thủ công. Cơ chế này vẫn tiếp tục hoạt động cho mọi tệp đính kèm bạn thêm vào sau khi cài đặt, không chỉ riêng những tệp đã có từ trước.
Mở lại tài liệu đã lưu trữ của một đơn mua
- Truy cập Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Đơn mua hàng.
- Mở một đơn mua đã xác nhận và đã có ít nhất một tài liệu được lưu trữ.
- Nhấn nút Tài Liệu trong khu vực nút chức năng (button box) - nút này chỉ xuất hiện khi đơn đó đã có ít nhất một tài liệu được lưu trữ.
Odoo sẽ mở ứng dụng Documents đã lọc sẵn theo đúng đơn mua đó, nên bạn không cần tìm kiếm trong toàn bộ thư mục Mua hàng dùng chung để tìm chứng từ của đơn mình.
Xem lại cách tổ chức và phân quyền thư mục Mua hàng
- Truy cập Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục, sau đó mở Mua hàng.
- Mở tab Quyền truy cập để xem ai có quyền đọc hoặc ghi trên các tài liệu được lưu trữ tại đây.
Thư mục Mua hàng được thiết lập sẵn với Nhóm có thể sửa là Mua hàng / Quản trị viên và Nhóm quyền đọc là Mua hàng / Người dùng, đồng thời Đội/nhóm có thể đọc có Purchase.
Việc bạn có thể thao tác trên một tài liệu mà bạn không phải người lưu trữ - ví dụ nhấn Yêu cầu phê duyệt hoặc Phê duyệt - phụ thuộc vào chính tài liệu đó, chứ không theo một quy tắc phân quyền duy nhất:
- Một tài liệu có giá trị ở trường Tài liệu Nguồn (xem hai đơn mua phía trên) là tài liệu được lưu trữ từ một yêu cầu báo giá hoặc đơn mua thực tế. Bất kỳ ai đã có quyền chỉnh sửa đơn đó đều có thể thao tác trên tài liệu này, dù có hay không có quyền Mua hàng / Quản trị viên đối với chính thư mục.
- Một tài liệu không có giá trị ở trường Tài liệu Nguồn chỉ tuân theo Nhóm có thể sửa/Nhóm quyền đọc của chính thư mục đó, và với thư mục Mua hàng được cài sẵn, điều đó có nghĩa là cần quyền Mua hàng / Quản trị viên. Hai tài liệu mẫu dùng trong kịch bản tiếp theo thuộc loại này.
Xem hai tài liệu mẫu Mua hàng (chỉ có khi bật dữ liệu demo)
Kịch bản này chỉ hoạt động khi dữ liệu demo được bật lúc cài đặt. Nó sử dụng hai tài liệu mẫu do ứng dụng này cung cấp - RFQ PO0001 và Purchase Order PO0002 - đây là hai tệp độc lập, không liên kết với đơn mua thực tế nào, nên chúng sẽ không bao giờ xuất hiện ở nút Tài Liệu của một đơn mua (như trên); bạn chỉ có thể tìm thấy chúng bằng cách duyệt trực tiếp trong thư mục.
- Mở Tài liệu và chọn Mua hàng trong danh sách thư mục.
- Nhấn vào thẻ RFQ PO0001 để mở bảng chi tiết.
Trường Thẻ của tài liệu này ghi RFQ và Chờ phê duyệt; tài liệu mẫu còn lại, Purchase Order PO0002, được gắn thẻ Đơn mua và Đã duyệt.
Yêu cầu duyệt một tài liệu
- Mở Tài liệu và chọn Mua hàng trong danh sách thư mục.
- Nhấn vào một tài liệu chưa có thẻ - ví dụ tệp bạn vừa đính kèm ở trên.
- Tại khu vực bên phải, mục Hành động, nhấn Yêu cầu phê duyệt.
Tài liệu được gắn lại thẻ Chờ phê duyệt, đồng thời một hoạt động theo dõi - đến hạn vào ngày hôm sau và được giao cho người dùng Administrator - được lên lịch trên tài liệu đó.
- Truy cập Tài liệu ‣ Hoạt động để xem hoạt động này trong danh sách.
Duyệt một tài liệu đã yêu cầu duyệt
- Quay lại Tài liệu, chọn Mua hàng, rồi nhấn vào tài liệu đang mang thẻ Chờ phê duyệt.
- Tại khu vực bên phải, mục Hành động, nhấn Phê duyệt.
Thẻ chuyển từ Chờ phê duyệt sang Đã duyệt, đồng thời hoạt động đang chờ ở bước trên được đóng lại - cả hai hành động đều dùng chung một loại hoạt động Chờ phê duyệt, nên Phê duyệt luôn đóng đúng hoạt động mà Yêu cầu phê duyệt đã mở ra.
Xử lý sự cố
- Nút Tài Liệu không xuất hiện trên đơn mua. Nút này chỉ xuất hiện khi đơn đó đã có ít nhất một tài liệu được lưu trữ - hãy đính kèm một tệp trước, như hướng dẫn ở trên.
- Một đơn mua không có thư mục riêng. Đây là điều bình thường: mọi chứng từ mua hàng đều được lưu trong một thư mục Mua hàng dùng chung, không có thư mục riêng cho từng đơn.
- Thẻ bạn vừa gắn không hiển thị dưới dạng chip có màu trên thẻ tài liệu. Một thẻ cần được gán màu thì mới hiển thị trên mặt thẻ tài liệu; một thẻ không có màu vẫn hoạt động bình thường khi lọc và tìm kiếm, chỉ là không hiển thị trên thẻ. Mở thẻ đó từ Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thẻ và gán màu cho nó.
- Bạn không thể thực hiện Yêu cầu phê duyệt hoặc Phê duyệt trên một tài liệu. Điều này phụ thuộc vào cách tài liệu đó được lưu trữ - xem lại "Xem lại cách tổ chức và phân quyền thư mục Mua hàng" ở trên để biết hai trường hợp.
- Phê duyệt không đóng hoạt động mà bạn mong đợi. Chỉ hoạt động cùng loại với hoạt động do Yêu cầu phê duyệt tạo ra mới được Phê duyệt đóng lại. Một hoạt động theo dõi bạn tự lên lịch qua một hành động tùy chỉnh khác sẽ không bị ảnh hưởng.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần cấu hình gì trước khi lưu trữ tài liệu đầu tiên không?
Không cần. Thư mục, thẻ, đội và quy tắc lưu trữ tự động đều được tạo sẵn khi ứng dụng được cài đặt.
Tài liệu được lưu trữ tự động có được gắn thẻ tự động không?
Không. Chỉ có thư mục đích được chọn tự động; việc gắn thẻ là thao tác thủ công, thực hiện trong ứng dụng Documents.
Những tệp đính kèm đã có trước khi tôi cài ứng dụng này thì sao?
Chúng sẽ được lưu trữ hồi tố trong một lần xử lý duy nhất ngay khi cài đặt; mọi tệp đính kèm thêm sau đó sẽ được lưu trữ ngay khi phát sinh, không chỉ riêng những tệp đã có từ trước.
Mỗi đơn mua có thư mục riêng không?
Không - chứng từ của mọi đơn mua đều nằm trong một thư mục Mua hàng dùng chung; nút Tài Liệu trên form đơn mua chỉ lọc thư mục dùng chung đó xuống đúng các tệp của riêng đơn ấy.
Tôi có cần bật dữ liệu demo để ứng dụng này hoạt động không?
Không cần. Dữ liệu demo chỉ bổ sung hai tài liệu mẫu để minh họa việc gắn thẻ; việc lưu trữ và các hành động duyệt hoạt động giống nhau dù có hay không có dữ liệu demo.
Video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
