Quản lý Tài liệu Dự án
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 1229 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_project |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_project |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Project (project) Discuss (mail) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
Tài liệu dự án nào cũng có sẵn một chỗ để lưu
Chỉ cần đính kèm một tệp vào dự án hoặc một nhiệm vụ (task), Documents - Project sẽ tự tạo chỗ lưu cho tệp đó - không cần dựng thư mục trước, không cần chờ ai thiết lập.
Mở rộng viin_document -
xem tài liệu module này.
Tài liệu tự sắp xếp, không cần ai nhắc
Ngay khi có người đính kèm tệp vào một dự án hoặc vào một nhiệm vụ thuộc dự án đó, Documents - Project tạo ngay một workspace (thư mục tài liệu) riêng và đưa tệp vào đó - không ai phải dựng cấu trúc thư mục từ đầu. Thư mục này đã sẵn tag, sẵn quyền truy cập, và sẵn hai hành động "Yêu cầu phê duyệt" / "Phê duyệt" giống với phần còn lại của ứng dụng Documents.
Ai nhìn cũng thấy đúng phần việc của mình
Nút Tài Liệu trên form dự án đếm toàn bộ tài liệu nằm bất cứ đâu trong cây workspace của dự án đó; nút Tài Liệu trên form nhiệm vụ chỉ đếm tài liệu gắn trực tiếp với đúng nhiệm vụ ấy. Người quản lý dự án nhìn thấy toàn cảnh mà không phải lục tìm, còn người phụ trách một nhiệm vụ không bị ngập trong tài liệu không thuộc phần việc của mình.
Vòng xét duyệt đóng lại đúng chỗ nó mở ra
"Yêu cầu phê duyệt" gắn tag "Chờ phê duyệt" cho tài liệu và tạo một hoạt động (activity) nhắc người cần kiểm tra; "Phê duyệt" đổi tag thành "Đã duyệt" và đóng luôn hoạt động đó. Không có việc nào bị bỏ lửng - bước mở ra vòng xét duyệt cũng là bước đóng nó lại.
Tính năng nổi bật
Sẵn workspace, đội nhóm và danh mục tag "Project" ngay từ đầu
Phần khung chung mà mọi workspace được tạo tự động cho dự án và nhiệm vụ sẽ gắn vào, đã đấu nối sẵn với các hành động xét duyệt. Chưa cần cấu hình gì trước khi dự án đầu tiên ra đời.
Mỗi dự án tự có một workspace riêng, tạo hoàn toàn tự động
Ngay lần đầu một tệp được đính kèm vào dự án hoặc vào một nhiệm vụ của dự án, Documents - Project mở một workspace mang tên chính dự án đó và lưu tài liệu vào đây. Những dự án và nhiệm vụ đã tồn tại từ trước khi cài module cũng được bổ sung workspace theo cách tương tự.
Nút "Thư Mục" trên mọi dự án
Từ form dự án, một cú click đi thẳng vào thư mục tài liệu của nó, không cần vòng qua menu của ứng dụng Documents.
Nút "Tài Liệu" đếm đúng thứ người đang xem cần thấy
Trên dự án thì đếm cả cây workspace, trên nhiệm vụ thì chỉ đếm tài liệu của riêng nhiệm vụ đó. Nút này tự ẩn đi khi chưa có gì để hiển thị.
Chatter tự tải lại
Đăng tin hoặc đính kèm tệp trên dự án hay nhiệm vụ, chatter tự cập nhật, tài liệu mới xuất hiện ngay mà không cần tải lại trang.
Cách hoạt động
Tạo một dự án như bình thường. Ví dụ đặt tên "Office Renovation" - Documents - Project chưa làm gì cả cho tới khi có tài liệu để lưu.
Đính kèm một tệp vào chatter của dự án. Ngay khi tệp được lưu, module mở một workspace mang tên "Office Renovation", nằm dưới thư mục chung "Project", và đưa tài liệu vào đó. Tải lại form dự án một lần, hai nút thống kê "Thư Mục" và "Tài Liệu" sẽ xuất hiện.
Thêm một nhiệm vụ vào dự án và cũng đính kèm một tệp cho nó. Tệp này nằm trong cùng workspace với dự án, không tạo thư mục riêng. Nút "Tài Liệu" trên form nhiệm vụ chỉ hiện tệp của riêng nó, còn nút "Tài Liệu" trên form dự án tăng lên để tính luôn mọi tài liệu nằm trong cây workspace.
Nút Tài Liệu của dự án đếm cả cây workspace - "2"
Nút Tài Liệu của nhiệm vụ chỉ đếm tệp của riêng nó - "1"
Gửi một tài liệu đã lưu đi xét duyệt. Mở tài liệu đó trong ứng dụng Documents và chạy "Yêu cầu phê duyệt" - tag trạng thái đổi thành "Chờ phê duyệt" và một hoạt động được tạo cho người cần kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong, "Phê duyệt" đổi tag thành "Đã duyệt" và đóng luôn hoạt động đó.
Dữ liệu nền tảng, sẵn sàng trước cả dự án đầu tiên
Documents - Project tạo sẵn workspace, team và danh mục tag "Project" ngay khi cài đặt - đã đấu nối sẵn với các hành động "Yêu cầu phê duyệt" và "Phê duyệt" dùng chung trong toàn bộ ứng dụng Documents.
Tệp trên nhiệm vụ vẫn nằm trong thư mục của dự án
Không có thư mục riêng cho từng nhiệm vụ. Đính kèm một tệp vào nhiệm vụ, Documents - Project sẽ lưu tệp đó vào chính workspace của dự án chứa nhiệm vụ ấy - cùng nơi mọi tài liệu khác của dự án đang nằm.
Xem module hoạt động trước khi lưu tài liệu thật
Dự án demo "Thiết kế văn phòng" (Office Design) có sẵn workspace riêng và tài liệu đã lưu sẵn, giúp bạn xem Documents - Project hoạt động trước khi đính kèm bất kỳ tệp thật nào.
Cần hỗ trợ về Documents - Project?
Hỗ trợ
apps.support@viindoo.comYêu cầu kỹ thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community Edition, Viindoo SaaS
- Module cần thiết: Quản lý Tài liệu (viin_document), Project
- Tự động cài đặt: Không - bạn chủ động thêm từ Apps
- Giấy phép: OPL-1
Câu hỏi thường gặp
Documents - Project cần ấn bản Odoo nào?
Chạy được trên Odoo Community và Viindoo SaaS - không cần bản quyền Enterprise.
Cài Project rồi thì module này tự chạy luôn không?
Không. Khác với một vài module cầu nối khác trong cụm Documents, module này không tự cài (auto-install) - bạn chủ động thêm vào, và nó bắt đầu hoạt động ngay từ lúc đó.
Module này phụ thuộc vào những gì?
Chỉ hai ứng dụng nó kết nối: ứng dụng Documents (viin_document) và ứng dụng Project (nhân) của Odoo. Không cần gì khác.
Không có dữ liệu demo thì module còn hoạt động không?
Vẫn hoạt động bình thường. Thư mục, team và danh mục tag "Project" mà module tạo ra là dữ liệu chính thức, có sẵn trên mọi lượt cài đặt. Dự án mẫu "Office Design" cùng các tài liệu đã lưu sẵn chỉ là dữ liệu demo - một cách tiện lợi để xem module hoạt động trước khi bạn lưu tài liệu thật.
Tài liệu được lưu tự động có tự gắn tag không?
Không tự động. Tài liệu vào workspace của nó mà chưa có tag nào - gắn tag trạng thái hay danh mục là một bước thủ công, tùy theo quy trình xét duyệt của từng đội nhóm.
Quản lý Tài liệu Dự án
Note
Mở rộng viin_document - xem tài liệu: hướng dẫn viin_document.
Cài đặt
- Truy cập Ứng dụng.
- Tìm kiếm viin_document_project.
- Nhấn Kích hoạt.
Module này phụ thuộc vào hai ứng dụng khác. Odoo sẽ tự động cài đặt hai ứng dụng đó cùng với module này nếu bạn chưa cài:
- Quản lý Tài liệu (tên kỹ thuật viin_document) - nền tảng thư mục, gắn thẻ và hành động phê duyệt mà module này kết nối vào.
- Dự án - ứng dụng quản lý dự án và nhiệm vụ của Odoo.
Cấu hình
Bạn không cần cấu hình gì trước khi sử dụng. Sau khi cài đặt, module này đã tạo sẵn dữ liệu để tài liệu của dự án hoạt động ngay:
- Thư mục tài liệu Dự án, đã được liên kết sẵn với các vai trò truy cập của ứng dụng Dự án.
- Đội/nhóm tài liệu Dự án, do người cài đặt module làm trưởng nhóm.
- Loại thẻ Dự án, sẵn sàng để bạn thêm thẻ riêng vào.
- Hai cơ chế tự động tạo tài liệu - một cho dự án, một cho nhiệm vụ - quyết định tài liệu đính kèm của một dự án hoặc nhiệm vụ sẽ được lưu ở đâu.
Theo mặc định, để chạy hành động Yêu cầu phê duyệt và Phê duyệt trên một tài liệu, bạn cần có vai trò Quản trị viên trong ứng dụng Dự án; vai trò Người dùng chỉ có thể xem tài liệu đã lưu trữ, không thể thực hiện các hành động này.
Để tự kiểm tra dữ liệu tạo sẵn này, xem mục "Xem lại dữ liệu gốc Dự án đã tạo sẵn" bên dưới.
Hướng dẫn sử dụng
Có ngay thư mục tài liệu riêng ngay khi bạn tạo dự án mới
- Truy cập Dự án ‣ Dự án, nhấn Mới, đặt tên dự án (ví dụ Office Renovation), rồi nhấn Lưu.
- Tại khu vực trao đổi thông tin của dự án (bên phải màn hình), nhấn biểu tượng ghim và đính kèm một tệp.
Ngay khi tệp được đính kèm, nút Thư Mục và nút Tài Liệu có kèm số đếm sẽ xuất hiện ở đầu form dự án.
- Nhấn Thư Mục để mở thư mục tài liệu mới: thư mục này được đặt tên theo dự án, nằm trong thư mục Dự án đã tạo sẵn.
- Nhấn Tài Liệu để mở Ứng dụng Tài liệu đã lọc sẵn theo thư mục đó, với tệp của bạn bên trong.
Đính kèm tài liệu trên một Nhiệm vụ và thấy cách đếm khác nhau giữa Nhiệm vụ và Dự án
Đính kèm một tệp vào một trong các nhiệm vụ của dự án theo cách tương tự: mở Dự án ‣ Dự án ‣ <tên dự án> ‣ Nhiệm vụ, tạo hoặc mở một nhiệm vụ, rồi đính kèm tệp từ khu vực trao đổi thông tin của nhiệm vụ đó.
Nút Tài Liệu có số đếm cũng xuất hiện trên nhiệm vụ. Mở nút đó: tệp có ở đây, nhưng hãy để ý thư mục chứa tệp - đó là CÙNG một thư mục với tài liệu của dự án, không phải một thư mục riêng cho nhiệm vụ này. Tệp đính kèm trên nhiệm vụ luôn được lưu trong thư mục của chính dự án chứa nhiệm vụ đó; không có thư mục riêng cho từng nhiệm vụ.
Quay lại dự án và mở lại nút Tài Liệu: giờ đây nút này đếm cả hai tệp. Nút Tài Liệu trên dự án đếm mọi tài liệu được lưu ở bất kỳ đâu trong thư mục của nó, kể cả tài liệu đính kèm trên các nhiệm vụ, còn nút Tài Liệu trên nhiệm vụ chỉ đếm tài liệu được liên kết trực tiếp với nhiệm vụ đó.
Đưa một tài liệu đã lưu trữ qua quy trình Yêu cầu phê duyệt rồi Phê duyệt
- Truy cập Tài liệu ‣ Tài liệu, rồi nhấn vào một thẻ tài liệu để mở bảng chi tiết bên phải.
- Trong mục Hành động, nhấn Yêu cầu phê duyệt. Thẻ Trạng thái của tài liệu chuyển sang Chờ phê duyệt và một hoạt động phê duyệt được lên lịch.
- Nhấn Phê duyệt. Thẻ Trạng thái chuyển sang Đã duyệt, và hoạt động phê duyệt do Yêu cầu phê duyệt tạo ra được đánh dấu hoàn thành.
Xem lại dữ liệu gốc Dự án đã tạo sẵn
Trước khi tạo bất kỳ dự án nào, bạn có thể xem trước dữ liệu nền mà module này đã tạo sẵn: truy cập Tài liệu ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục, Đội/nhóm, hoặc Loại thẻ. Mỗi mục đều đã có sẵn một dòng Dự án - thư mục, đội/nhóm và loại thẻ gốc mà mọi thư mục do dự án hay nhiệm vụ tạo ra đều gắn vào.
Khám phá tài liệu mẫu có sẵn của dự án Thiết kế văn phòng
Kịch bản này chỉ áp dụng cho cơ sở dữ liệu được cài đặt kèm dữ liệu mẫu.
Mở Dự án ‣ Dự án ‣ Thiết kế văn phòng, rồi nhấn nút Tài Liệu: nút này hiển thị hai tệp mẫu, một tệp đã Đã duyệt và một tệp vẫn đang Chờ phê duyệt.
Mở nhiệm vụ Meeting Room Furnitures trong dự án đó, rồi nhấn nút Tài Liệu của riêng nhiệm vụ: nút này chỉ hiển thị tệp được liên kết trực tiếp với nhiệm vụ đó - cùng cách phân biệt dự án và nhiệm vụ đã trình bày ở trên, lần này trên dữ liệu có sẵn.
Khắc phục sự cố
Không thấy nút Thư Mục hoặc Tài Liệu sau khi đính kèm tệp. Hãy tải lại trang. Tài liệu chỉ được tạo sau khi tệp đính kèm được xử lý xong, và các nút này chỉ xuất hiện khi dữ liệu tương ứng đã tồn tại.
Tệp đính kèm trên một nhiệm vụ không có thư mục riêng. Đây là điều bình thường: tệp đính kèm trên nhiệm vụ luôn được lưu trong thư mục của chính DỰ ÁN chứa nhiệm vụ đó, không phải một thư mục riêng cho nhiệm vụ. Hãy mở nút Tài Liệu trên dự án, hoặc nút Tài Liệu trên chính nhiệm vụ đó, để tìm tệp.
Không thấy nút Yêu cầu phê duyệt hoặc Phê duyệt, hoặc nhấn vào bị lỗi. Các hành động này cần vai trò Quản trị viên trong ứng dụng Dự án. Người dùng chỉ có vai trò Người dùng có thể xem tài liệu đã lưu trữ nhưng không thể thực hiện các hành động này.
Câu hỏi thường gặp
Module này có cần Odoo Enterprise không? Không. Module này chạy trên Odoo Community, và trên Viindoo SaaS.
Bạn có cần cấu hình gì trước khi sử dụng không? Không. Thư mục, đội/nhóm, loại thẻ và các cơ chế tự động tạo tài liệu của dự án và nhiệm vụ đã được tạo sẵn; xem mục Cấu hình ở trên.
Mỗi nhiệm vụ có thư mục tài liệu riêng không? Không. Tệp đính kèm trên nhiệm vụ được lưu trong thư mục của chính dự án chứa nhiệm vụ đó; không có thư mục riêng cho từng nhiệm vụ.
Tài liệu được tạo tự động có được gắn thẻ sẵn không? Không. Một tài liệu được tạo từ tệp đính kèm chỉ có tên và thư mục, không có thẻ nào - bạn cần tự gắn thẻ nếu muốn dùng thẻ để lọc.
Module này cần những ứng dụng nào? Quản lý Tài liệu và Dự án. Odoo sẽ tự động cài đặt cả hai cùng với module này nếu bạn chưa cài.
Video hướng dẫn
Xem video hướng dẫn sử dụng module này: Xem video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
