Quản lý Tài liệu Kế toán
bởi Viindoo
| Số dòng Code | 1022 |
| Tên kỹ thuật | viin_document_account |
| Giấy phép | OPL-1 |
| Website | https://viindoo.com/apps/modules/19.0/viin_document_account |
| Đọc mô tả cho | v 14.0 v 15.0 v 16.0 v 17.0 v 18.0 |
| Yêu cầu các App | Invoicing (account) Discuss (mail) |
| Bao gồm Các phụ thuộc | Mô-đun Cơ Sở Quản lý Tài liệu Truy vết hỗ trợ đa ngôn ngữ Thời hạn Token |
Documents - Accounting
Chứng từ của mọi hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và bút toán đều có nơi lưu trữ rõ ràng
Documents - Accounting kết nối ứng dụng Documents với phân hệ Accounting của Odoo: file đính kèm trên một hóa đơn bán, một hóa đơn nhà cung cấp hay một bút toán sẽ tự động được lưu vào đúng thư mục kế toán — không cần duy trì thêm một hệ thống lưu trữ riêng.
Mở rộng viin_document → xem tài liệu của module này.
Không còn thất lạc chứng từ đi kèm một bút toán
Khi ai đó đính kèm một hóa đơn bán hoặc hóa đơn nhà cung cấp đã scan, file này được lưu vào đúng thư mục kế toán mà không ai phải chọn nơi lưu. Không còn phụ thuộc vào hộp thư của một cá nhân hay một ổ đĩa chia sẻ không ai khác kiểm tra.
Trao cho bộ phận tài chính một thư mục đã được tổ chức và phân quyền sẵn
Workspace Kế toán được cài sẵn với tag và quyền truy cập đã thiết lập từ trước, nên chứng từ được phân loại theo đúng loại ngay từ đầu. Ai mở thư mục này cũng chỉ thấy đúng phần mà vai trò Accounting hiện có của họ cho phép.
Tìm chứng từ ngay trên bản ghi đang xem, không cần chuyển màn hình
Nút "Tài Liệu" xuất hiện ngay trên hóa đơn, trên hóa đơn nhà cung cấp và trên sổ nhật ký, nên không ai phải rời màn hình kế toán để kiểm tra file nào đã đính kèm. Ít tab phải mở hơn, ít câu hỏi "hóa đơn của nhà cung cấp này đâu rồi" hơn.
Tính Năng Nổi Bật
Tự động lưu chứng từ cho mọi hóa đơn bán và hóa đơn nhà cung cấp
Đính kèm bản scan vào một hóa đơn, một hóa đơn nhà cung cấp, hoặc bất kỳ bút toán kế toán nào, module sẽ tự chuyển file vào sub-workspace mang tên sổ nhật ký của bút toán đó, nằm dưới thư mục "Kế toán" đã có sẵn. Giúp nhân viên kế toán bỏ qua một bước lưu file thủ công, và tránh việc file bị lưu trong một thư mục cá nhân mà người khác không mở được.
Workspace Kế toán dựng sẵn, đã phân quyền từ trước
Thư mục Kế toán trong ứng dụng Documents được tạo sẵn với quyền truy cập gắn đúng vào các vai trò Accounting Administrator, Invoicing và Accounting chỉ-đọc mà doanh nghiệp đang dùng. Giúp tiết kiệm công thiết kế phân quyền theo từng thư mục từ đầu.
Truy cập nhanh chứng từ ngay trên bản ghi quen thuộc
Nút thống kê "Tài Liệu" xuất hiện trên mọi hóa đơn và hóa đơn nhà cung cấp, hiển thị số file đã đính kèm; hai nút "Tài Liệu" và "Thư Mục" xuất hiện trên form sổ nhật ký (Journal). Form hóa đơn hoặc hóa đơn nhà cung cấp tự làm mới ngay sau khi đính kèm file, nên số lượng mới hiện ra mà không cần tải lại trang. Giúp bỏ qua việc phải vào menu Documents chỉ để xem chứng từ của một bản ghi.
Bộ tag chuyên biệt cho kế toán, sẵn sàng sử dụng
Mười tag thuộc ba nhóm — loại hóa đơn, loại chứng từ, và năm tài chính — được dựng sẵn cho chứng từ kế toán. Giúp tiết kiệm công đặt tên và thiết lập trước khi bắt đầu phân loại file bằng tay. (Việc lưu file vào đúng thư mục là tự động; còn việc gắn tag cho từng chứng từ vẫn là một bước thủ công do bạn hoặc nhóm của bạn thực hiện.)
Một team Accounting riêng để chia sẻ quyền xem
Bản ghi team Accounting cho phép cấp quyền xem chứng từ cho những người ngoài nhóm Accounting — chẳng hạn một kế toán dịch vụ bên ngoài hoặc một kiểm toán viên — mà không cần thay đổi vai trò Accounting thật của bất kỳ ai. Giúp tránh phải mở rộng quyền Accounting thật chỉ để chia sẻ chứng từ cho việc rà soát.
Từ File Đính Kèm Đến Chứng Từ Đã Lưu Đúng Chỗ, Hoàn Toàn Tự Động
Một nhân viên kế toán mở một hóa đơn nhà cung cấp tại Invoicing → Nhà cung cấp → Hoá đơn và đính kèm bản scan qua chatter, đúng như cách vẫn làm từ trước. Ở phía sau, Documents - Accounting đọc sổ nhật ký của bút toán này và lưu file đính kèm vào sub-workspace tương ứng — nằm dưới thư mục "Kế toán" đã có sẵn — mà không ai phải chọn nơi lưu. Form của hóa đơn nhà cung cấp tự làm mới, và nút "Tài Liệu" giờ hiển thị số lượng là 1.
Sau đó, người quản lý sổ nhật ký này có thể xem theo hướng ngược lại: mở Invoicing → Cấu hình → Kế toán → Sổ nhật ký, mở sổ nhật ký, và bấm nút thống kê "Tài Liệu" để xem toàn bộ chứng từ từng được lưu vào đó — hoặc bấm "Thư Mục" để đi thẳng đến thư mục gốc.
Một Document Action Có Thể Làm Được Gì (Ví Dụ, Dựng Trên Dữ Liệu Demo)
Khi cài đặt kèm demo data, bạn có thể thấy trước dạng công cụ mà chính đội của bạn có thể tự xây dựng sau khi lên production: mở Documents → Tài liệu, chọn chứng từ mẫu "Journal Entry" đang nằm trong workspace Kế toán, và bấm "Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng" ở sidebar. Chứng từ được gắn lại tag và chuyển vào sub-folder "Hóa đơn khách hàng" chỉ trong một lần bấm. Hai action ví dụ này ("Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng" và "Chuyển thành Hóa đơn Nhà cung cấp") chỉ đi kèm dữ liệu demo dùng để đánh giá sản phẩm — chúng không được tạo ra trên một bản cài đặt production — và mục đích của chúng là minh họa những gì một document action một-lần-bấm có thể làm, không phải trao sẵn cho bạn một quy trình hoàn chỉnh.
Xem Documents - Accounting Hoạt Động
Câu Hỏi Thường Gặp
Module này có cần Odoo Enterprise không?
Không. Documents - Accounting chạy trên Odoo Community hoặc Viindoo SaaS — không cần bản Enterprise hay bất kỳ ứng dụng chỉ-có-trên-Enterprise nào.
Module có tự cài khi đã có ứng dụng Accounting không?
Không. Module này không tự cài (auto-install). Bạn cần cài đặt trực tiếp khi muốn liên kết hóa đơn, hóa đơn nhà cung cấp và bút toán với ứng dụng Documents.
Module này phụ thuộc vào những gì?
Hai module: viin_document (chính ứng dụng Documents) và
account — phân hệ Accounting gốc của Odoo. Cài hai module này
trước nếu doanh nghiệp chưa có.
Mọi thứ ở trên có hoạt động được khi không có demo data không?
Những phần dùng hàng ngày thì có: workspace Kế toán, các tag của nó, team Accounting, và quy tắc tự động lưu file đính kèm của hóa đơn/hóa đơn nhà cung cấp đều là dữ liệu thật, có sẵn ngay khi cài đặt. Hai action "Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng" / "Chuyển thành Hóa đơn Nhà cung cấp" được nhắc ở trên chỉ là dữ liệu mẫu đi kèm demo data để đánh giá sản phẩm — chúng không được tạo ra trên bản cài production. Sau khi lên production, bạn có thể tự tạo một action tương tự cho workspace của mình.
Ai được phép di chuyển hoặc phân loại lại một chứng từ đã lưu?
Điều này phụ thuộc vào cách chứng từ được lưu vào hệ thống. Một chứng từ được tự động
lưu từ một hóa đơn hoặc hóa đơn nhà cung cấp sẽ theo đúng quyền chỉnh sửa của chính
bản ghi đó — nên một người dùng Invoicing vẫn có thể yêu cầu phê duyệt hoặc phê
duyệt chứng từ trên các sổ nhật ký họ làm việc hàng ngày, giống như họ vẫn có thể sửa
hóa đơn đó. Hai action mẫu ở trên ("Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng" và "Chuyển thành
Hóa đơn Nhà cung cấp") thì khác: chúng nằm trên chính thư mục Kế toán dùng chung, vốn
chỉ dành cho vai trò Accounting Administrator (account.group_account_manager) —
một người chỉ có vai trò Invoicing vẫn nhìn thấy hai nút này nhưng sẽ gặp lỗi truy cập
nếu bấm vào. Nên tính đến điều này khi phân vai trò trước khi triển khai.
Yêu Cầu Kỹ Thuật
- Phiên bản Odoo: 19.0
- Ấn bản: Odoo Community, Viindoo SaaS
- Module cần có:
viin_document,account - Giấy phép: OPL-1
Cần Hỗ Trợ Về Documents - Accounting?
Kinh Doanh & Hỗ Trợ
apps.support@viindoo.comQuản lý Tài liệu Kế toán
Note
Mở rộng từ module viin_document - xem thêm tài liệu hướng dẫn của module này tại: ../../viin_document/doc/index_vi_VN.rst
Hướng dẫn này sẽ giúp bạn lưu trữ, tổ chức và phân quyền các chứng từ kế toán - hóa đơn nhà cung cấp, hóa đơn khách hàng, biên lai và bút toán sổ nhật ký - sau khi cài đặt ứng dụng này. Ứng dụng bổ sung một thư mục có sẵn cùng các thẻ phân loại vào ứng dụng Documents, một quy tắc tự động lưu trữ tài liệu, và hai nút truy cập nhanh trên form sổ nhật ký cũng như hóa đơn/chứng từ của ứng dụng Invoicing.
Cài đặt
- Truy cập Apps.
- Tìm kiếm viin_document_account.
- Nhấn Kích hoạt.
Khi cài đặt ứng dụng này, hệ thống cũng sẽ tự động cài đặt hai ứng dụng mà nó phụ thuộc vào là Documents Management và Invoicing, nếu chưa được cài đặt trước đó.
Cấu hình
Bạn không cần thiết lập gì trước khi bắt đầu lưu trữ tài liệu. Khi cài đặt, ứng dụng này sẽ tự động tạo:
- Thư mục Kế toán trong ứng dụng Documents, đã được gắn thẻ và phân quyền sẵn cho nghiệp vụ kế toán.
- 3 nhóm thẻ và 10 thẻ để phân loại chứng từ kế toán (Loại hóa đơn, Tài liệu kế toán, Năm tài chính).
- Đội Accounting, giúp bạn cấp quyền xem cho người dùng không có quyền Invoicing hoặc Accounting thông qua việc trở thành thành viên của đội này.
- Một quy tắc lưu trữ tự động tạo một thư mục cho mỗi sổ nhật ký kế toán, nằm trong thư mục Kế toán, và tự động chuyển mọi tệp đính kèm trên hóa đơn hoặc chứng từ vào đúng thư mục tương ứng.
Xem thêm kịch bản "Xem lại cách tổ chức và phân quyền thư mục Kế toán" bên dưới để biết chính xác những gì đã được tạo sẵn và ai có thể xem hoặc chỉnh sửa.
Sử dụng
Các kịch bản bên dưới sử dụng sổ nhật ký Mua hàng thực tế và chứng từ nhà cung cấp đã được lưu trữ thực tế trong cơ sở dữ liệu này. Hai kịch bản cuối sử dụng các tài liệu mẫu chỉ có khi dữ liệu demo được bật lúc cài đặt, và được mô tả rõ là như vậy.
Kiểm tra số lượng tài liệu đã được lưu trữ theo sổ nhật ký
- Truy cập Invoicing ‣ Cấu hình ‣ Kế toán ‣ Sổ nhật ký.
- Mở sổ nhật ký bạn muốn kiểm tra - ví dụ Mua hàng.
- Quan sát khu vực nút chức năng (button box). Nút Tài Liệu chỉ xuất hiện khi đã có ít nhất một tài liệu được lưu trữ cho sổ nhật ký đó, và con số trên nút chính là số tài liệu đã lưu trữ. Nút Thư Mục luôn hiển thị, dẫn thẳng tới thư mục tương ứng.
- Nhấn Tài Liệu để mở danh sách tài liệu, đã được lọc sẵn theo thư mục riêng của sổ nhật ký này, nằm trong thư mục Kế toán.
Lưu trữ hóa đơn hoặc chứng từ đã scan
- Mở hóa đơn hoặc chứng từ - ví dụ Invoicing ‣ Nhà cung cấp ‣ Hoá đơn, sau đó mở một chứng từ đã vào sổ.
- Tại khu vực trao đổi thông tin (chatter), nhấn biểu tượng ghim và đính kèm tệp (PDF, hình ảnh, bản scan, v.v.).
- Đợi trong giây lát - form sẽ tự làm mới ngay sau khi tệp đính kèm được ghi nhận, và nút Tài Liệu sẽ xuất hiện trên khu vực nút chức năng với số lượng 1.
Tệp được tự động lưu trữ vào thư mục của sổ nhật ký tương ứng với chứng từ đó, nằm trong thư mục Kế toán - theo đúng cơ chế đã minh họa ở trên. Tài liệu này chưa được gắn thẻ nào; việc gắn thẻ sau đó, thực hiện trong ứng dụng Documents, là một thao tác thủ công.
Cơ chế này vẫn tiếp tục hoạt động cho mọi tệp đính kèm mới bạn thêm vào sau khi cài đặt, không chỉ riêng lần đầu tiên.
Xem lại cách tổ chức và phân quyền thư mục Kế toán
- Truy cập Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thư mục, sau đó mở Kế toán.
- Mở tab Quyền truy cập để xem ai có quyền đọc hoặc ghi trên các tài liệu được lưu trữ tại đây.
Thư mục Kế toán được thiết lập sẵn với Nhóm có thể sửa là Kế toán / Quản trị viên và Nhóm quyền đọc là Kế toán / Hóa đơn cùng Xem các tính năng kế toán - Chỉ xem, đồng thời Đội/nhóm có thể đọc có Accounting.
- Truy cập Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Đội/nhóm, sau đó mở Accounting, để xem đội này gồm những ai.
Việc bạn có thể thao tác trên một tài liệu mà bạn không phải người lưu trữ - ví dụ nhấn Yêu cầu phê duyệt hoặc Phê duyệt - phụ thuộc vào chính tài liệu đó, chứ không theo một quy tắc phân quyền duy nhất:
- Một tài liệu có giá trị ở trường Tài liệu Nguồn (xem chứng từ BILL/2026/08/0001 trong ảnh chụp phía trên) là tài liệu được lưu trữ từ một hóa đơn hoặc chứng từ thực tế. Bất kỳ ai đã có quyền Invoicing - quyền cho phép họ vào sổ hóa đơn hoặc chứng từ đó - đều có thể thao tác trên tài liệu này.
- Một tài liệu không có giá trị ở trường Tài liệu Nguồn chỉ tuân theo Nhóm có thể sửa/Nhóm quyền đọc của chính thư mục đó, và với thư mục Kế toán được cài sẵn, điều đó có nghĩa là cần quyền Kế toán / Quản trị viên. Hai tài liệu mẫu dùng trong hai kịch bản tiếp theo thuộc loại này.
Chuyển phân loại tài liệu thành Hóa đơn khách hàng (ví dụ minh họa từ dữ liệu mẫu)
Kịch bản này chỉ hoạt động khi dữ liệu demo được bật lúc cài đặt. Nó sử dụng tài liệu mẫu Journal Entry cùng hai hành động mẫu do dữ liệu demo cung cấp, Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng và Chuyển thành Hóa đơn Nhà cung cấp, như một ví dụ minh họa cho những gì một hành động trên tài liệu có thể làm. Cả tài liệu mẫu lẫn hai hành động này đều không tồn tại trên bản cài đặt thông thường (tắt demo); nếu đội của bạn muốn áp dụng cách làm tương tự, hãy tự tạo hành động riêng tại Documents ‣ Cấu hình ‣ Hành động (xem thêm tài liệu hướng dẫn của viin_document).
- Truy cập Documents ‣ Tài liệu, chọn Kế toán trong cây thư mục, sau đó nhấn vào thẻ Journal Entry.
- Tại khu vực bên phải, mục Hành động, nhấn Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng.
Tài liệu được gắn lại thẻ Hóa đơn khách hàng và chuyển vào thư mục Hóa đơn khách hàng nằm trong Kế toán.
Chuyển phân loại tài liệu thành Hóa đơn nhà cung cấp (ví dụ minh họa từ dữ liệu mẫu)
Cũng chỉ dùng dữ liệu demo, minh họa hành động "sửa sai thư mục" theo chiều ngược lại: tài liệu mẫu INV/2022/02/0001 được cài sẵn trong thư mục demo Hóa đơn khách hàng, kèm hành động Chuyển thành Hóa đơn Nhà cung cấp dành riêng cho trường hợp này.
- Truy cập Documents ‣ Tài liệu, chọn Kế toán ‣ Hóa đơn khách hàng trong cây thư mục, sau đó nhấn vào thẻ INV/2022/02/0001.
- Tại khu vực bên phải, mục Hành động, nhấn Chuyển thành Hóa đơn Nhà cung cấp.
Tài liệu được gắn lại thẻ Hóa đơn nhà cung cấp và chuyển vào thư mục Hóa đơn nhà cung cấp nằm trong Kế toán.
Xử lý sự cố
- Nút Tài Liệu không xuất hiện trên hóa đơn hoặc chứng từ. Nút này chỉ xuất hiện khi đã có ít nhất một tài liệu được lưu trữ cho chứng từ đó - hãy đính kèm một tệp trước, như hướng dẫn ở trên.
- Thẻ bạn vừa gắn không hiển thị dưới dạng chip có màu trên thẻ tài liệu. Một thẻ cần được gán màu thì mới hiển thị trên mặt thẻ tài liệu; một thẻ không có màu vẫn hoạt động bình thường khi lọc và tìm kiếm, chỉ là không hiển thị trên thẻ. Mở thẻ đó từ Documents ‣ Dữ liệu gốc ‣ Thẻ và gán màu cho nó.
- Bạn không thể thực hiện hành động trên một tài liệu. Điều này phụ thuộc vào cách tài liệu đó được lưu trữ - xem lại "Xem lại cách tổ chức và phân quyền thư mục Kế toán" ở trên để biết hai trường hợp.
- Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng / Chuyển thành Hóa đơn Nhà cung cấp không xuất hiện. Hai hành động này chỉ có khi dữ liệu demo được bật, như các hành động mẫu. Chúng không có trên bản cài đặt chính thức; hãy tự tạo hành động riêng tại Documents ‣ Cấu hình ‣ Hành động nếu bạn muốn áp dụng cách làm tương tự.
- Thư mục của một sổ nhật ký không xuất hiện. Thư mục chỉ được tạo khi có tệp đính kèm đầu tiên trên một hóa đơn hoặc chứng từ đã vào sổ thuộc sổ nhật ký đó - thư mục sẽ chưa tồn tại nếu sổ nhật ký đó chưa có tài liệu nào được lưu trữ.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần cấu hình gì trước khi lưu trữ tài liệu đầu tiên không?
Không cần. Thư mục, thẻ, đội và quy tắc lưu trữ tự động đều được tạo sẵn khi ứng dụng được cài đặt.
Tài liệu được lưu trữ tự động có được gắn thẻ tự động không?
Không. Chỉ có thư mục đích được chọn tự động; việc gắn thẻ là thao tác thủ công, thực hiện trong ứng dụng Documents.
Những tệp đính kèm đã có trước khi tôi cài ứng dụng này thì sao?
Chúng sẽ được lưu trữ hồi tố trong một lần xử lý duy nhất ngay khi cài đặt; mọi tệp đính kèm thêm sau đó sẽ được lưu trữ ngay khi phát sinh.
Ai có thể xem các tài liệu được lưu trữ trong Kế toán?
Người dùng có quyền Invoicing, người dùng có quyền "Xem các tính năng kế toán - Chỉ xem", và thành viên của đội Accounting; để chỉnh sửa cần quyền Kế toán / Quản trị viên, trừ khi tài liệu đó được lưu trữ từ một hóa đơn hoặc chứng từ thực tế mà người dùng đã có quyền chỉnh sửa.
Tôi có thể tự tạo hành động như Chuyển thành Hóa đơn Khách hàng không?
Có - hành động được cấu hình theo cùng một cách cho mọi thư mục; xem thêm tài liệu hướng dẫn của viin_document để biết cách thêm một hành động mới.
Video hướng dẫn
Phần mềm này và các tệp liên kết ("Phần mềm") được sử dụng (chạy, tuỳ biến, chạy sau khi được tuỳ biến) chỉ khi bạn mua được giấy phép có hiệu lực từ tác giả, điển hình như qua các Ứng dụng Odoo, hoặc trong trường hợp bạn nhận được thoả thuận bằng văn bản từ tác giả của Phần mềm (chi tiết tại tệp COPYRIGHT).
Bạn có thể phát triển các phân hệ Odoo có sử dụng Phần mềm như một Thư viện (thường là phụ thuộc vào, nhập vào và sử dụng nguồn của nó) nhưng không sao chéo bất kỳ mã nguồn hay tài liệu nào thuộc Phần mềm. Bạn có thể phân phối những phân hệ này theo giấy phép mà bạn lựa chọn, miễn sao nội dung giấy phép đó tương tích với điều khoản của Giấy phép Phần mềm Độc quyền Odoo (ví dụ: LGPL, MIT hay bất kỳ loại giấy phép phần mềm độc quyền nào tương tự vậy).
Nghiêm cấm phát hành, phân phối, cấp phép lại hoặc bán bản sao của Phần mềm hoặc bản sao Phần mềm đã được sửa đổi.
Thông báo bản quyền và chấp thuận nêu trên buộc phải được bao gồm trong tất cả các bản sao hoặc các phần quan trọng của Phần mềm.
PHẦN MỀM ĐƯỢC CUNG CẤP "NGUYÊN TRẠNG", KHÔNG BẢO ĐẢM DƯỚI BẤT KỲ HÌNH THỨC NÀO, ĐƯỢC THỂ HIỆN RÕ RÀNG HOẶC NGỤ Ý, KHÔNG GIỚI HẠN ĐẢM BẢO VỀ CÁC BẢO ĐẢM NGỤ Ý VỀ KHẢ NĂNG THƯƠNG MẠI, PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH CỤ THỂ VÀ KHÔNG VI PHẠM. TRONG MỌI TRƯỜNG HỢP SẼ KHÔNG CÓ TÁC GIẢ HOẶC CHỦ SỞ HỮU BẢN QUYỀN NÀO CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ BẤT KỲ KHIẾU NẠI, THIỆT HẠI HOẶC TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ KHÁC NÀO TRONG PHẠM VI HỢP ĐỒNG, CÁC THIỆT HẠI HOẶC CÁCH KHÁC, PHÁT SINH TỪ, NGOÀI HOẶC CÓ LIÊN KẾT VỚI PHẦN MỀM HOẶC VIỆC SỬ DỤNG HOẶC KINH DOANH KHÁC TẠI PHẦN MỀM.
