Chào bạn;

Hệ thống phần mềm quản trị Viindoo được thiết lập sẵn các quy tắc cho phép bạn kiểm soát luồng tiền vào/ ra bằng việc đối soát sao kê với các phát sinh kế toán liên quan. 

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ, ít nhân viên và không có nhu cầu tạo sao kê, chỉ kiểm soát số dư tiền trên các sổ chi tiết và sổ quỹ tiền mặt. Bạn thực hiện như sau:

Thiết lập tài khoản ban đầu cho sổ nhật ký tiền mặt

Mặc định, hệ thống đã thiết lập sẵn một số sổ nhật ký liên kết với tài khoản tiền. Bạn truy cập Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Sổ nhật ký, tìm đến Sổ nhật ký cần thiết lập, ấn Sửa. Với trường hợp này bạn cần  lưu ý thay đổi một số thông tin sau:

Tab bút toán sổ nhật ký:

• Tài khoản tiền mặt: Bạn lựa chọn một mã số tài khoản kế toán duy nhất gắn với sổ nhật ký tiền mặt để ghi nhận các giao dịch liên quan. 

    Ví dụ: Tài khoản được thiết lập cho sổ nhật ký tiền mặt  như hình là:  1111 - Tiền mặt

Tab thu tiền:  

• Bạn chọn "dấu ba chấm" và tích chọn trường Tài khoản nhận tiền tạm thời để phục vụ việc lựa chọn tài khoản kế toán cho các phát sinh liên quan.

• Tài khoản nhận tiền tạm thời: Bạn chọn tài khoản nhận tiền là tài khoản được thiết lập tại trường Tài khoản tiền mặt trên tab Bút toán sổ nhật ký.

    Ví dụ: như ảnh trên TK nhận tiền tạm thời là: 1111

Tab thanh toán trước:

• Tương tự tab Thu tiền, bạn cũng chọn "dấu ba chấm" và tích chọn trường Tài khoản chi tiền tạm thời để phục vụ việc lựa chọn tài khoản kế toán cho các phát sinh liên quan.

• Tài khoản chi tiền tạm thời: Bạn chọn tài khoản chi tiền là tài khoản được thiết lập tại trường Tài khoản tiền mặt trên tab Bút toán sổ nhật ký.

    Ví dụ: như ảnh trên  Tài khoản chi tiền tạm thời là: 1111

Nhập tồn quỹ đầu kỳ

    Khi chuyển số liệu vào triển khai sử dụng phần mềm Quản lý kế toán Viindoo, kế toán cần kiểm tra lại các số liệu trên các đầu tài khoản kế toán và thực hiện nhập số dư vào phần mềm.  Để thực hiện nhập số liệu tồn quỹ đầu kỳ, bạn thực hiện như sau:

1. Truy cập Kế toán > Bảng thông tin kế toán > Trên bảng hướng dẫn thiết lập ban đầu, chọn Hệ thống tài khoản và bấm Xem xét lại
2. Bảng hệ thống tài khoản sẽ hiển thị, tại đây bạn có thể nhập số dư đầu kỳ.
3. Truy cập Kế toán > Kế toán > Bút toán sổ nhật ký, tắt các bộ lọc mặc định, hệ thống sẽ tự động sinh ra một bút toán kế toán ở trạng thái Dự thảo, ghi nhận số tiền đầu kỳ của tài khoản 1111 vừa được nhập số dư.
4. Bấm chọn bút toán và thực hiện Vào sổ để ghi nhận số dư tồn quỹ đầu kỳ của tài khoản tiền mặt - 1111.

Lưu ý:  Bảng hướng dẫn nhập thông tin ban đầu sẽ chỉ cho phép bạn nhập số dư một lần đầu. Nếu bạn tắt sẽ không hiển thị lại nữa.

Luồng hoạt động hạch toán hóa đơn khách hàng và thu tiền 

1. Quản lý hóa đơn khách hàng.

2. Ghi nhận thanh toán của khách hàng:

3. 1. Tạo thanh toán từ hóa đơn.
   2. Tạo thanh toán độc lập.

Luồng hoạt động hạch toán hóa đơn nhà cung cấp và chi tiền 

1. Quản lý hóa đơn nhà cung cấp.

2. Ghi nhận thanh toán cho nhà cung cấp:
3. 1. Tạo thanh toán từ hóa đơn.
   2. Tạo thanh toán độc lập (thực hiện tương tự phần thu tiền khách hàng).
      

Kiểm tra số dư

1. Kiểm tra số dư trên sổ chi tiết: Truy cập Kế toán > Báo cáo > Sổ chi tiết, lựa chọn sổ nhật ký hoặc tài khoản cần kiểm tra để xem dưới dạng PDF hoặc Excel

2. Kiểm tra số dư sổ quỹ tiền mặt: Truy cập Kế toán > Báo cáo > Sổ quỹ tiền mặt, lựa chọn tài khoản 1111

Hạch toán kiểm kê tiền thừa hoặc thiếu

    Truy cập Kế toán > Kế toán > Bút toán sổ nhật ký > Tạo và hạch toán như ảnh:

.