Chào bạn,

Để hạn chế mua trùng vật tư do các phòng ban không nhìn thấy đề xuất của nhau, bạn nên đưa toàn bộ đề xuất mua về một “đầu mối” trên hệ thống và thiết lập cơ chế nhìn thấy – kiểm tra trùng – phê duyệt trước khi tạo đơn mua.

1. Dùng một quy trình PR tập trung để mọi đề xuất nằm chung một nơi

• Các phòng ban tạo PR trên hệ thống thay vì gửi email/Excel.
• Bộ phận mua hàng và quản lý có thể xem danh sách PR theo trạng thái: dự thảo, chờ duyệt, được phê duyệt.

2. Thiết lập phân quyền “được xem PR của phòng ban khác” ở mức cần thiết

• Nhân viên phòng ban chỉ thấy PR của mình.
• Trưởng phòng/ban mua hàng có quyền xem toàn bộ để phát hiện trùng và gom nhu cầu.

3. Dùng quy trình phê duyệt để chặn mua trùng trước khi phát hành đơn mua

• PR chỉ được chuyển sang bước mua sau khi được duyệt.
• Người duyệt/bộ phận mua hàng kiểm tra trùng theo sản phẩm, thời gian cần hàng, kho nhận… rồi quyết định gộp hoặc từ chối PR trùng.

4. Gợi ý thêm để giảm trùng lâu dài

• Chuẩn hóa danh mục vật tư, mã sản phẩm, đơn vị tính để khi tìm kiếm PR/đơn mua không bị “lệch tên” dẫn đến trùng.
• Nếu vật tư là hàng dự trữ bắt buộc, kết hợp Quy tắc tái cung ứng để hạn chế việc phòng ban tự đề xuất mua khi kho vẫn còn.

>> Bạn có thể trải nghiệm demo tại đây: Link demo

>> Nếu cần hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ đội ngũ hỗ trợ Viindoo để được tư vấn cụ thể hơn: https://viindoo.com/contactus