Đây là vấn đề khá phổ biến khi doanh nghiệp dịch vụ B2B bắt đầu mở rộng kênh thanh toán nhưng quy trình kế toán chưa theo kịp. Viindoo có hai tính năng xử lý đúng điểm nghẽn này, mình đã cấu hình cho một số khách hàng cùng mô hình và kết quả khá rõ.

1. Gửi link thanh toán trực tiếp trên hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp cần khách hàng tự thanh toán mà không cần qua bước liên hệ thủ công, tính năng hóa đơn điện tử của Viindoo cho phép nhúng nút thanh toán ngay trong email gửi cho khách.

Khách hàng nhận hóa đơn, nhấn vào link, hoàn tất thanh toán qua cổng tích hợp, và hệ thống tự động cập nhật trạng thái hóa đơn từ "Chưa thanh toán" sang "Đã thanh toán" mà không cần kế toán can thiệp thủ công.

Tính năng này giúp loại bỏ hoàn toàn bước đối chiếu email xác nhận, đặc biệt hữu ích khi khối lượng hóa đơn từ 60 đến 80 cái mỗi tháng như trường hợp bạn đang gặp.

📖 Xem chi tiết: Giải pháp Hóa đơn điện tử và Thanh toán Viindoo

2. Tự động đối chiếu sao kê ngân hàng

Với những trường hợp khách thanh toán qua chuyển khoản thông thường mà chưa dùng link thanh toán, tính năng đối chiếu sao kê tự động trong module Kế toán Viindoo sẽ xử lý phần còn lại.

Khi kế toán import file sao kê ngân hàng vào hệ thống, Viindoo tự động phân tích nội dung chuyển khoản và đề xuất ghép với hóa đơn phù hợp dựa trên các tiêu chí sau:

• Số tiền khớp với giá trị hóa đơn
• Tên hoặc mã khách hàng xuất hiện trong nội dung chuyển khoản
• Thời điểm giao dịch gần với ngày đến hạn thanh toán

Cơ chế này giảm thiểu lỗi ghi nhầm khách hàng do tên tương tự, vì hệ thống đối chiếu theo nhiều trường dữ liệu cùng lúc thay vì chỉ dựa vào thao tác tay của kế toán.

📖 Xem chi tiết: Giải pháp Kế toán Tự động hóa Viindoo

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí để xem luồng từ gửi hóa đơn đến đối chiếu thanh toán hoạt động thực tế như thế nào trên dữ liệu của công ty mình.

👉 Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây

Viindoo xử lý được đúng vấn đề này, đặc biệt với mô hình B2B có khối lượng hóa đơn ổn định mỗi tháng. Mình đã triển khai cho một số công ty dịch vụ và quy trình đối chiếu thanh toán tự động giúp tiết kiệm đáng kể thời gian kế toán, đồng thời giảm hẳn rủi ro ghi nhầm do thao tác thủ công.

1. Cổng thanh toán trực tuyến tích hợp thẳng vào hóa đơn

Khi doanh nghiệp gửi hóa đơn cho khách qua email, Viindoo cho phép nhúng link thanh toán trực tiếp vào hóa đơn đó. Khách hàng bấm vào link, chọn hình thức thanh toán (chuyển khoản, ví điện tử hoặc thẻ), và sau khi giao dịch hoàn tất, hệ thống tự động cập nhật trạng thái hóa đơn sang "Đã thanh toán" mà không cần kế toán can thiệp thủ công.

Cơ chế này loại bỏ hoàn toàn bước đối chiếu email xác nhận vì dữ liệu thanh toán được gắn trực tiếp với mã hóa đơn, tránh nhầm lẫn giữa các khách hàng có tên tương tự nhau.

📖 Xem giải pháp: Hóa đơn điện tử và Thanh toán Viindoo

2. Đối chiếu thanh toán tự động theo sao kê ngân hàng

Với những trường hợp khách chuyển khoản thẳng qua ngân hàng mà không qua link hóa đơn, Viindoo hỗ trợ nhập sao kê ngân hàng (bank statement import) và tự động đề xuất ghép nối từng giao dịch với hóa đơn tương ứng dựa trên số tiền, ngày và nội dung chuyển khoản.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi xử lý đồng thời 60 đến 80 hóa đơn mỗi tháng vì kế toán chỉ cần xác nhận các cặp đối chiếu đúng, thay vì phải tìm và gõ thủ công từng dòng. Các giao dịch không khớp tự động sẽ được gắn cờ để xem xét riêng.

📖 Xem giải pháp: Kế toán Tự động hóa Viindoo

3. Báo cáo công nợ phải thu và trạng thái hóa đơn theo thời gian thực

Sau khi thanh toán được ghi nhận tự động, Viindoo cập nhật ngay báo cáo công nợ phải thu (accounts receivable) theo từng khách hàng. Kế toán có thể tra cứu tức thì hóa đơn nào đã thanh toán đủ, hóa đơn nào còn thiếu, và hóa đơn nào sắp quá hạn mà không cần tổng hợp thủ công.

Hệ thống cũng hỗ trợ các nghiệp vụ bổ sung như:

• Gửi nhắc nhở thanh toán tự động khi hóa đơn đến hạn hoặc quá hạn
• Phân loại công nợ theo kỳ hạn 30, 60, 90 ngày
• Xuất báo cáo tuổi nợ (aging report) phục vụ kiểm soát dòng tiền

📖 Xem giải pháp: Kế toán Tự động hóa Viindoo

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí để test luồng gửi hóa đơn và đối chiếu thanh toán ngay trên dữ liệu thật của công ty, không cần cam kết gì.

👉 Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây