Chào bạn,

Trên Viindoo, việc hoàn trả hàng cho nhà cung cấp do lỗi, hư hỏng, hết hạn hoặc giao sai có thể xử lý theo một quy trình chuẩn để tồn kho và công nợ được cập nhật tự động, không cần làm thủ công trên Excel.

1. Tạo phiếu trả hàng từ phiếu nhập kho 

• Vào Kho vận → mở Phiếu nhập kho liên quan
• Bấm Trả hàng và nhập số lượng cần trả theo từng sản phẩm

• Xác nhận phiếu trả để hệ thống tự động giảm tồn kho đúng số lượng trả

2. Ghi nhận giảm công nợ nhà cung cấp
Tuỳ tình huống, bạn sẽ dùng 1 trong 2 cách sau:

• Trường hợp nhà cung cấp hoàn tiền hoặc giảm công nợ:
  • Vào Kế toán → mở Hóa đơn nhà cung cấp liên quan
  • Tạo Hóa đơn điều chỉnh giảm để ghi nhận giá trị hàng trả

• • Khi xác nhận, hệ thống tự động giảm công nợ phải trả
• Trường hợp nhà cung cấp đổi hàng:
  • Bạn vẫn tạo phiếu trả hàng như bước 1
  • Sau đó nhà cung cấp giao lại hàng đúng, bạn nhận hàng bằng một Phiếu nhập kho mới hoặc nhập bổ sung theo đơn mua (tuỳ cách vận hành)

3. Đối soát tự động giữa chứng từ kho và kế toán

• Sau khi phiếu trả hàng được hoàn tất và chứng từ giảm công nợ được xác nhận, hệ thống sẽ phản ánh đúng số lượng tồn kho và số dư công nợ nhà cung cấp
• Bạn có thể kiểm tra lại tại hồ sơ nhà cung cấp để thấy số dư công nợ đã giảm tương ứng

4. Gợi ý để kiểm soát chặt hơn

• Ghi rõ lý do trả hàng trong chứng từ, đính kèm ảnh/biên bản để phục vụ đối soát
• Nếu công ty có quy trình phê duyệt trả hàng, có thể gắn thêm luồng phê duyệt trước khi trả

>> Bạn có thể trải nghiệm demo tại đây: Link demo

>> Nếu cần hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ đội ngũ hỗ trợ Viindoo để được tư vấn cụ thể hơn: https://viindoo.com/contactus