Viindoo có module Kế toán và Hóa đơn điện tử hỗ trợ trực tiếp nghiệp vụ này. Khi triển khai cho các doanh nghiệp cung ứng nguyên vật liệu, chúng tôi thường cấu hình hóa đơn điều chỉnh tăng ngay trong quy trình xuất hóa đơn để tránh tình trạng dữ liệu công nợ bị phân mảnh như bạn mô tả.

1. Hóa đơn điều chỉnh tăng liên kết với hóa đơn gốc

Khi doanh nghiệp cần điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn đã xuất do biến động giá nguyên vật liệu hoặc khách hàng bổ sung số lượng, Viindoo cho phép tạo hóa đơn điều chỉnh tăng trực tiếp từ hóa đơn gốc thay vì tạo hóa đơn mới độc lập.

Hóa đơn điều chỉnh được ghi nhận đúng chuẩn Thông tư 78/2021/TT-BTC và tự động tham chiếu đến số ký hiệu hóa đơn gốc, giúp kế toán và kiểm toán tra soát nhanh chóng mà không cần giải trình thủ công.

Tính năng này hỗ trợ các trường hợp điều chỉnh phổ biến sau:

• Điều chỉnh tăng đơn giá do biến động giá đầu vào sau khi chốt hợp đồng
• Bổ sung số lượng hàng hóa phát sinh thêm ngoài đơn đặt hàng ban đầu
• Ghi nhận chênh lệch phát sinh từ nghiệm thu thực tế so với hóa đơn tạm tính

📖 Xem chi tiết: Giải pháp Hóa đơn điện tử và Thanh toán Viindoo

2. Đối chiếu công nợ phải thu tự động theo hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh

Khi doanh nghiệp quản lý cùng lúc nhiều hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh cho cùng một khách hàng, tính năng công nợ phải thu trong module Kế toán Viindoo tự động tổng hợp toàn bộ giá trị theo từng bộ hóa đơn, bao gồm cả phần điều chỉnh tăng.

Kế toán có thể xem báo cáo công nợ phải thu phân loại rõ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và trạng thái thanh toán tương ứng, giúp cuối tháng đối chiếu nhanh mà không bị nhầm lẫn giữa các chứng từ.

Khi khách hàng thanh toán, hệ thống tự động đối trừ theo thứ tự ưu tiên hoặc theo chỉ định của kế toán, đảm bảo số dư công nợ phản ánh đúng thực tế giao dịch.

📖 Xem chi tiết: Giải pháp Kế toán Tự động hóa Viindoo

3. Báo cáo tuổi nợ tích hợp hóa đơn điều chỉnh

Khi kiểm toán yêu cầu thuyết minh công nợ phải thu, báo cáo aging report trong Viindoo hiển thị đầy đủ cả hóa đơn gốc lẫn hóa đơn điều chỉnh tăng trong cùng một dòng khách hàng, phân loại theo kỳ hạn 30, 60, 90 ngày.

Kế toán xuất báo cáo trực tiếp từ hệ thống mà không cần tổng hợp lại bằng Excel, rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ kiểm toán định kỳ.

📖 Xem chi tiết: Kế toán công nợ phải thu Viindoo

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí để xem luồng tạo hóa đơn điều chỉnh tăng và đối chiếu công nợ hoạt động trực tiếp trên dữ liệu thật của công ty.

👉 Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây

Viindoo xử lý được đúng nghiệp vụ này thông qua tính năng hóa đơn điều chỉnh tăng (debit note) trong module Kế toán. Khi triển khai cho khách hàng ngành thương mại nguyên vật liệu, mình thường hướng dẫn kế toán dùng đúng luồng này thay vì tạo hóa đơn mới rời rạc, vì nó giữ được liên kết với hóa đơn gốc và không làm lộn công nợ cuối kỳ.

1. Tạo hóa đơn điều chỉnh tăng liên kết hóa đơn gốc

Khi phát sinh trường hợp điều chỉnh tăng giá hoặc số lượng sau khi đã xuất hóa đơn, kế toán có thể tạo debit note trực tiếp từ hóa đơn gốc trong Viindoo mà không cần tạo hóa đơn mới độc lập. Hệ thống tự động ghi nhận mối liên kết giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc, giúp kiểm toán viên hoặc kế toán nội bộ tra soát được toàn bộ lịch sử điều chỉnh theo từng giao dịch.

Quy trình tạo debit note trong Viindoo bao gồm các bước sau:

• Mở hóa đơn gốc đã xác nhận, chọn chức năng "Tạo điều chỉnh tăng"
• Nhập lý do điều chỉnh (biến động giá, bổ sung số lượng...) để lưu vết kiểm toán
• Xác nhận debit note và hệ thống tự cập nhật tổng công nợ phải thu của khách hàng đó

📖 Xem giải pháp Hóa đơn điện tử và Thanh toán của Viindoo

2. Đối chiếu công nợ phải thu tự động theo khách hàng

Khi doanh nghiệp có nhiều hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh phát sinh trong cùng một tháng, tính năng đối chiếu công nợ phải thu của Viindoo giúp tổng hợp toàn bộ giá trị còn phải thu theo từng khách hàng mà không cần kế toán tổng hợp thủ công. Hệ thống nhận diện được hóa đơn gốc và debit note liên quan, hiển thị rõ trên báo cáo tuổi nợ (aging report) để phân biệt giá trị gốc và phần điều chỉnh.

📖 Xem giải pháp Kế toán Tự động hóa của Viindoo

3. Nhật ký kiểm toán và lịch sử điều chỉnh hóa đơn

Mỗi lần tạo debit note, Viindoo ghi lại đầy đủ lý do điều chỉnh, người thực hiện, thời điểm và giá trị thay đổi vào nhật ký hệ thống. Khi kiểm toán yêu cầu giải trình, kế toán chỉ cần mở hóa đơn gốc là thấy toàn bộ chuỗi điều chỉnh liên quan, tiết kiệm đáng kể thời gian tra soát so với việc đối chiếu hóa đơn rời rạc như cách hiện tại.

📖 Xem thêm tính năng Kế toán Viindoo

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí để tự kiểm tra luồng tạo debit note và đối chiếu công nợ trên dữ liệu thực của doanh nghiệp mình.

👉 Đăng ký dùng thử miễn phí tại đây