Phần mềm kế toán khách sạn: Tiêu chí lựa chọn và các tính năng cần

Lựa chọn đúng phần mềm kế toán khách sạn có thể giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý tài chính. Trong bài viết này Viindoo sẽ trình bày các tiêu chí cần thiết khi chọn phần mềm cũng như các tính năng cần có. Tham khảo ngay nhé! 

1. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm Kế toán khách sạn

Khi chọn phần mềm kế toán cho khách sạn, bạn nên tìm tính năng phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Một phần mềm tốt nên giúp quản lý tài khoản phải trả và phải thu, tiền lương, báo cáo tài chính, ngân sách và tiền mặt. Không chỉ giảm thiểu lỗi do con người, mà nó còn giúp cải thiện quy trình kế toán của khách sạn. Ngoài ra, phần mềm cũng phải hỗ trợ nhiều luồng doanh thu, bao gồm cả các cấp độ dịch vụ khác nhau của khách sạn.

Sử dụng phần mềm kế toán khách sạn sẽ cải thiện hiệu quả, độ chính xác, ổn định tài chính và minh bạch. Điều này sẽ giúp khách sạn tăng doanh thu, cạnh tranh về giá và nâng cao năng suất của nhân viên. Vì vậy, hãy chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của khách sạn để giúp đạt được mục tiêu kinh doanh và đảm bảo tính cạnh tranh.

1.1 Chi phí hợp lý

Chi phí là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán cho khách sạn. Khi chọn phần mềm kế toán cho khách sạn, doanh nghiệp tính đến chi phí của từng giải pháp phần mềm có sẵn và xem xét tính năng và khả năng của chúng. Tuy nhiên, cũng cần thiết phải đặt mục tiêu ngân sách và chọn giải pháp phù hợp với tài chính của khách sạn. Doanh nghiệp nên cân bằng giữa chi phí và chức năng của phần mềm quản lý công ty để có thể lựa chọn đúng giải pháp kế toán phù hợp với nhu cầu quản lý tài chính của khách sạn.

Chi phí là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán cho khách sạn

1.2 Thân thiện với người dùng

Khi lựa chọn phần mềm cho kế toán khách sạn , tính thân thiện với người dùng là yếu tố chính cần xem xét. Việc chọn một phần mềm kế toán thân thiện với người dùng dành cho khách sạn có thể giúp hợp lý hóa các hoạt động tài chính của bạn và tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

1.3 Khải năng tích hợp cao

Khi chọn phần mềm kế toán cho khách sạn, điều quan trọng là phải xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng tất cả các nhu cầu. Một yếu tố quan trọng cần xem xét là tích hợp với các hệ thống phần mềm khác. Một phần mềm kế toán khách sạn tốt phải có khả năng kết nối với hàng trăm PMS, POS và các hệ thống khác để tự động hóa từ đầu đến cuối. Phần mềm cũng nên cung cấp tích hợp MS Excel để cải thiện, báo cáo linh hoạt và loại bỏ các lỗi có thể xảy ra do nhập dữ liệu thủ công.

Tích hợp với các hệ thống phần mềm khác là yếu tố then chốt

>>>> Xem thêm: Tải Phần Mềm Kế Toán Excel Thông tư 200, 133 Miễn phí 2023

1.4 Tùy chỉnh và linh hoạt

Khi lựa chọn phần mềm kế toán cho khách sạn, điều quan trọng là phải xem xét một loạt các yếu tố để đảm bảo khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp lớn phù hợp. Một yếu tố quan trọng là tùy biến và tính linh hoạt. Một phần mềm nên có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính riêng của một khách sạn. Phần mềm có thể tùy chỉnh cũng cho phép quản lý tài chính linh hoạt hơn.
 

Phần mềm kế toán tùy chỉnh và linh hoạt cho khách sạn

1.5 Bảo mật dữ liệu

Khi lựa chọn phần mềm kế toán khách sạn, một yếu tố quan trọng cần xem xét là các tính năng bảo mật. Một phần mềm kế toán tốt cho khách sạn nên có nhiều lớp bảo mật để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm. Điều này có thể bao gồm các tính năng như bảo vệ bằng mật khẩu, mã hóa dữ liệu và quyền của người dùng.

Phần mềm kế toán dựa trên đám mây cho khách sạn cũng là một lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều chủ khách sạn, vì nó có thể được cài đặt mà không cần hỗ trợ CNTT. Lợi ích của việc triển khai phần mềm kế toán cho khách sạn bao gồm loại bỏ lỗi của con người trong việc lưu trữ hồ sơ, cải thiện năng suất của nhân viên và khả năng hiển thị tốt hơn về tình hình tài chính của khách sạn. Bằng cách xem xét cẩn thận các yếu tố này, bạn có thể chọn phần mềm kế toán tốt nhất cho ngành khách sạn . 

2. Các loại phần mềm Kế toán khách sạn

Phần mềm kế toán online cho khách sạn có thể được phân loại thành hai loại: On-Premise và đám mây. Cả hai loại đều có ưu điểm và nhược điểm, và sự lựa chọn cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách sạn.

On-Premise: Phần mềm dạng này được cài đặt và lưu trữ trên các máy chủ cục bộ của khách sạn của bạn. Tùy chọn này cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu và phù hợp với các khách sạn có truy cập internet hạn chế.

Cloud-Based: Khách sạn dựa trên đám mây phần mềm kế toán quản lý được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp và được truy cập qua internet. Tùy chọn này cung cấp tính linh hoạt và khả năng mở rộng, đồng thời phù hợp với các khách sạn yêu cầu quyền truy cập từ xa vào dữ liệu tài chính.

Phần mềm kế toán on-premise và đám mây

>>>> Xem Thêm: Phần mềm kế toán mã nguồn mở?

3. Các tính năng chính của phần mềm kế toán khách sạn

Việc tìm kiếm phần mềm kế toán khách sạn phù hợp là điều cần thiết đối với bất kỳ chủ sở hữu hoặc người quản lý khách sạn nào. Phần mềm kế toán tốt cho khách sạn nên có các tính năng chính, bao gồm các khoản phải trả và phải thu, quản lý tiền lương, báo cáo tài chính, lập ngân sách và quản lý tiền mặt. Phần mềm kế toán dựa trên đám mây rất dễ cài đặt mà không cần hỗ trợ CNTT và các nhà cung cấp cung cấp hỗ trợ di chuyển dữ liệu hiện có, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và dễ dàng.

Sử dụng phần mềm kế toán khách sạn giúp loại bỏ lỗi của con người trong việc lưu giữ hồ sơ thủ công, xác định lỗi đặt phòng và tăng cường dòng tiền. Nó cũng dẫn đến sự ổn định tài chính tốt hơn và cải thiện năng suất của nhân viên. Hệ thống kế toán khách sạn có thể theo dõi thu nhập và chi phí, xử lý thanh toán và tạo báo cáo. Một trong những lợi ích quan trọng của phần mềm kế toán khách sạn là khả năng thay đổi giá ngay lập tức và giảm đặt trước quá nhiều. Với một hệ thống kế toán được thiết kế tốt, bạn có thể giảm chi phí và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

• Sổ cái chung: Sổ cái chung là thành phần cốt lõi của phần mềm kế toán cho khách sạn. Nó theo dõi các giao dịch tài chính, cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực và tạo báo cáo tài chính.
• Các khoản phải thu: Các khoản phải thu theo dõi các khoản thanh toán chưa thanh toán từ khách, đại lý du lịch và các nguồn khác. Nó tạo hóa đơn, theo dõi ngày đến hạn thanh toán và gửi lời nhắc thanh toán.
• Các khoản phải trả: Các khoản phải trả theo dõi chi phí và quản lý các khoản thanh toán cho người bán, nhà cung cấp và các chủ nợ khác.
• Quản lý tiền lương: Quản lý tiền lương theo dõi tiền lương, thuế và lợi ích của nhân viên.
• Quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho theo dõi mức hàng tồn kho và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về mức hàng và chi phí.
• Báo cáo và phân tích: Báo cáo và phân tích cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất tài chính, doanh thu và chi phí. Nó tạo ra các báo cáo toàn diện để giúp chủ khách sạn đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Các tính năng chính của phần mềm kế toán cho khách sạn

4. Phần mềm kế toán khách sạn Viindoo Accounting

Viindoo là một phần mềm kế toán khách sạn dựa trên đám mây có thể giúp cải thiện sự ổn định tài chính và dòng tiền của bất kỳ khách sạn nào. Phần mềm dễ sử dụng này giúp loại bỏ các lỗi lưu giữ hồ sơ thủ công và lỗi đăng ký. Giải pháp đăng nhập một lần của Viindoo giúp quản lý tất cả các hoạt động của khách sạn, bao gồm kế toán, quản lý lao động, bảng lương, bán hàng và thu mua. 

Viindoo không chỉ giúp hợp lý hóa các hoạt động của khách sạn mà còn tăng năng suất của nhân viên và cho phép thay đổi giá được thực hiện ngay lập tức, giúp tiết kiệm chi phí hơn. Cho dù bạn là một chuỗi lớn hay một khách sạn nhỏ, độc lập, phần mềm kế toán Viindoo dành cho khách sạn là một khoản đầu tư tuyệt vời cho sự thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn.

Phần mềm kế toán Viindoo cho khách sạn

5. Câu hỏi thường gặp​

Dưới đây là Hướng dẫn cần thiết để tìm phần mềm Kế toán khách sạn phù hợp. Hi vọng bài viết trên của Viindoo sẽ hữu ích và giúp bạn lựa chọn được phần mềm kế toán khách sạn phù hợp nhất. Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo trên website của chúng tôi để biết thêm các giải pháp quản lý hiệu quả.