Ưu - nhược điểm của một hệ thống ERP

Doanh nghiệp cần nắm rõ những điểm quan trọng của một hệ thống ERP toàn diện nhằm tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu nguy cơ triển khai không thành công.

Việc quyết định lựa chọn đầu tư vào một giải pháp công nghệ ứng dụng cho Doanh nghiệp của mình là điều không hề dễ dàng. Một mặt, Bạn muốn Doanh nghiệp mình đón đầu xu hướng Chuyển đổi số, giúp tăng trưởng, tạo vị thế cạnh tranh khác biệt khi ứng dụng công nghệ. Tuy nhiên, Bạn cũng không mong muốn phải tiêu tốn thời gian, chi phí và công sức với một dự án cầm chắc sẽ thất bại.

Vậy việc đầu tư vào một dự án ứng dụng Giải pháp ERP cho Doanh nghiệp có đáng để mạo hiểm không? Để tìm hiểu, cần cân nhắc giữa lợi ích của ERP và nguy cơ, cụ thể là phân tích ưu, nhược điểm trước khi quyết định đầu tư vào một giải pháp ERP. 

Lợi ích của ERP (Enterprise Resources Planning) 

Bất kể Doanh nghiệp của Bạn có quy mô lớn hay nhỏ, việc triển khai ERP đều mang lại nhưng lợi ích rất thiết thực. Hệ thống ERP về căn bản là một bộ ứng dụng có thể tùy chỉnh, cho phép việc tích hợp và quản lý mọi hoạt động hàng ngày của Doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù có rất nhiều thuận lợi, không phải tất cả mọi trường hợp đều thuận buồm xuôi gió vì ERP cũng có những nhược điểm của nó.

Doanh nghiệp cần phải sẵn sàng đối mặt với khó khăn, vì việc triển khai ERP chưa bao giờ là dễ dàng

Doanh nghiệp cần phải sẵn sàng đối mặt với khó khăn, vì việc triển khai ERP chưa bao giờ là dễ dàng

Trước khi chia sẻ những ưu và nhược điểm chính của hệ thống ERP, chúng tôi muốn cung cấp thông tin giới thiệu và xóa tan một số lầm tưởng rất thường gặp xung quanh ERP.

Tổng quan ngắn gọn về phần mềm ERP

 Vậy, một phần mềm ERP hoạt động như thế nào?

Theo nghĩa cơ bản nhất, phần mềm ERP là một công cụ tập trung cơ sở dữ liệu thông tin của một Công ty, tự động hóa các công việc thường ngày và đơn giản hóa các quy trình kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng khi sử dụng công cụ này là tối ưu hóa các hoạt động và giải phóng thời gian của nhân viên để họ có thể tập trung làm việc đúng chuyên môn. Những mục tiêu này có thể dẫn đến việc tăng tỷ suất lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh trong khi cải thiện việc trao đổi thông tin trong toàn Công ty.

Phần mềm ERP là duy nhất vì nó liên quan đến nhiều hoặc tất cả các khía cạnh khác nhau của một Doanh nghiệp. Đó là một giải pháp end-to-end với các tính năng như sau: 

Tìm hiểu về ERP

Để tìm hiểu thêm về những thông tin cơ bản của phần mềm ERP, hãy đọc bài viết của chúng tôi “ERP là gì?” Tiếp theo, chúng ta sẽ điểm qua một số lầm tưởng phổ biến xung quanh việc lựa chọn phần mềm ERP.

Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn hệ thống ERP

Dưới đây là thông tin thực tế nhanh trước khi Bạn bắt tay vào dự án lựa chọn ERP của mình:

Chi phí là tiêu chí lựa chọn đầu tiên

Hệ thống ERP tốt nhất là hệ thống đáp ứng các yêu cầu dự kiến ​​của Bạn hiện tại và trong tương lai - và nó có thể không phải là lựa chọn rẻ nhất. Chỉ số Tỷ suất thu hồi vốn (ROI) của Bạn sẽ phụ thuộc vào giá trị tổng thể thu được từ ERP của Bạn theo một khoảng thời gian đánh giá.

Hãy bắt đầu với việc tìm kiếm một Nhà cung cấp Dịch vụ Tư vấn về ERP chất lượng để có cái nhìn khách quan nhất, phương án triển khai phù hợp nhất với ngân sách và mô hình kinh doanh của Doanh nghiệp Bạn.

Chi phí lưạ chọn ERP đầu tiên

Việc lựa chọn giải pháp hoàn toàn phụ thuộc vào bộ phận Công nghệ thông tin (IT)    

Nhóm lựa chọn ERP bắt buộc phải bao gồm cả các bộ phận chuyên môn, ứng với các hoạt động sản xuất kinh doanh chính ngoài bộ phận IT của Bạn. Đội ngũ này có đủ kiến thức chuyên môn để đánh giá giải pháp ERP đó có đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ của Doanh nghiệp hay không.

Điều kiện tiên quyết là phải coi nhu cầu và mong muốn của các nhân viên sẽ sử dụng phần mềm hàng ngày là mối quan tâm hàng đầu. Đó là vì khả năng sử dụng hệ thống của họ sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của dự án đầu tư. Vì vậy, độ thân thiện với người dùng thông thường là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn một giải pháp ERP.

Việc lựa chọn phụ thuộc hoàn toàn vào ý kiến của các nhà tư vấn

Chuyên gia tư vấn không phải là người thay thế hoàn toàn cho các thành viên trong Doanh nghiệp Bạn. Một nhà tư vấn có thể sẽ hiểu rõ hơn về phần mềm và thậm chí cả những đặc thù ngành, nhưng lại không thể nắm bắt hết được những hoạt động kinh doanh diễn ra trên thực tế của Doanh nghiệp.

Chính vì vậy, các thành viên đóng vai trò quan trọng bằng cách áp dụng kiến ​​thức của họ về Doanh nghiệp để đảm bảo lựa chọn một dự án ERP thành công. 

phu-thuoc-doi-ngu-tu-van

Càng nhiều tính năng càng tốt

Rất nhiều Doanh nghiệp đạt được thành công khi ứng dụng ERP bằng cách đơn giản hóa hoạt động. Điều cần làm là không bị vô số tính năng của giải pháp ERP làm Bạn lóa mắt. Thay vào đó, hãy tập trung vào giải pháp để đáp ứng những nhu cầu cốt lõi của Doanh nghiệp Bạn trong giai đoạn ban đầu.

Điều đó có nghĩa Bạn có thể chia việc ứng dụng ERP thành các giai đoạn khác nhau để cân đối các nguồn lực có hạn. Triển khai từng phần giúp Doanh nghiệp tránh được rủi ro khi áp dụng ngay một dự án quá lớn, vượt quá tầm kiểm soát của Bạn. 

can-trien-khai-nhieu-tinh-nang
Triển khai ERP theo từng giai đoạn sẽ giảm bớt áp lực cho Doanh nghiệp

Giai đoạn nghiên cứu kết thúc khi Bạn liên hệ với nhà cung cấp

Lựa chọn phần mềm ERP của Bạn có vẻ như hoàn toàn phù hợp khi Bạn tiếp cận với một giải pháp trên giấy tờ của nhà cung cấp. Nhưng, liệu nó có đáp ứng được nhu cầu của Bạn khi ứng dụng thực tế hay không?

Bạn nên yêu cầu nhà cung cấp của mình trình bày các phương án ứng dụng các quy trình sản xuất, kinh doanh của mình theo cấu trúc phần mềm. Hoặc, Bạn có thể yêu cầu được sử dụng các bản dùng thử, demo của phần mềm - cách tiếp cận tốt nhất trước khi ký bất kỳ một thỏa thuận nào. 

Kết quả triển khai

Thật không may, việc triển khai ERP thất bại không phải quá xa lạ với các Doanh nghiệp. Ngay cả những Doanh nghiệp có định giá tỷ đô như Nike hay LeasePlan cũng từng thất bại khi thực hiện triển khai ERP. Các chuyên gia đều nhận định, thất bại này phần lớn là do các Doanh nghiệp áp dụng triển khai những dự án rất lớn, rất mạo hiểm mà chưa lường trước được những khó khăn có thể nảy sinh.

Bạn có thể dùng thử miễn phí ngay Giải pháp Viindoo của chúng tôi với vài cú click chuột trước khi quyết định lựa chọn ứng dụng cho Doanh nghiệp Bạn.

Những lợi ích vượt trội khi ứng dụng ERP

Bây giờ chúng ta đã đề cập đến những điều cơ bản và làm sáng tỏ một số quan niệm sai lầm, đã đến lúc chuyển sang lý do tại sao xu hướng triển khai một giải pháp ERP tổng thể ngày càng mạnh mẽ trên toàn cầu.

Hệ thống ERP là một tài sản dài hạn của Doanh nghiệp. ERP giúp Doanh nghiệp Bạn hoạt động trơn tru hơn bằng cách thống nhất và bảo vệ dữ liệu số, tự động hóa các quy trình và tạo báo cáo trực quan, dễ hiểu. Với những tính năng này và nhiều khả năng khác, lợi ích của hệ thống ERP trong tổ chức làm cho hoạt động hàng ngày và lập kế hoạch dài hạn của Bạn hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lợi ích lớn nhất mà Doanh nghiệp có thể sở hữu khi triển khai phần mềm ERP:

1. Chi phí CNTT Tập trung

Mặc dù phần mềm ERP thường được đầu tư lớn, nhưng khi sử dụng Bạn vẫn có thể tối ưu chi phí CNTT và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Thay vì dành nguồn lực cho nhiều hệ thống phần mềm mà tất cả đều cần đội ngũ nhân viên chuyên dụng, cơ sở hạ tầng, đội hỗ trợ và chi phí bản quyền, Bạn có thể tập trung tất cả các chi phí này vào một hệ thống ERP tích hợp đơn nhất.

Chi phí dành cho CNTT của Doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể nếu Bạn chuyển đổi từ nhiều phần mềm nhỏ, hệ thống riêng sang sử dụng một hệ thống duy nhất. Đồng thời, điều này cũng làm giảm gánh nặng đào tạo nhân viên, vì họ chỉ cần học một hệ thống chứ không phải tương tác với nhiều ứng dụng riêng lẻ.

Chi phí CNTT tập trung

Một giải pháp duy nhất có thể bao gồm nhiều tính năng đáp ứng mọi khía cạnh chuyên môn của Doanh nghiệp, cho phép Bạn chỉ sử dụng các tính năng phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp. Về cốt lõi, ERP là tương đương với việc liên kết các hệ thống khác nhau và dữ liệu của chúng với nhau. Một giải pháp ERP hiện đại còn cho phép Bạn tích hợp nhiều hệ thống của bên thứ ba thành một thể thống nhất (VD: Các cổng thanh toán, các trang thương mại điện tử, các đơn vị giao nhận...)

2. Dữ liệu tập trung, đồng bộ

Lợi ích này của ERP là một trong những điểm nổi bật có tính cạnh tranh mạnh mẽ của phần mềm. Phần mềm ERP cho phép các nhà quản lý có toàn quyền truy cập vào mọi quy trình quan trọng trong Doanh nghiệp bằng cách giúp Bạn dễ dàng truy cập dữ liệu từ mọi phòng ban, bộ phận nếu được quyền.

Ví dụ: Bạn có thể theo dõi mức tồn kho hàng ngày, bao gồm số lượng hàng kho hiện tại, các lô hàng sẽ được nhận, sẽ được giao và đang vận chuyển. Bằng cách biết chính xác mức tồn, Bạn có thể kiểm soát vốn lưu động của mình chính xác hơn và ra quyết định xử lý nhanh chóng hơn khi có đơn hàng mới.

Ngoài ra, việc thông tin của Công ty Bạn tập trung và luôn được cập nhật theo thời gian thực cho phép tăng cường làm việc cộng tác, quản lý, kiểm soát công việc dễ dàng, chính xác hơn. Khả năng hiển thị đầy đủ này cung cấp quy trình làm việc mạch lạc hơn và cho phép dễ dàng theo dõi các quy trình giữa các phòng ban với hiệu quả tối đa. Tất cả những điều này giúp Bạn có thể tự tin đưa ra quyết định nhanh chóng vì Bạn có thể yên tâm rằng mình đang nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, đầy đủ tại bất kỳ thời điểm nào. 

du-lieu-tap-trung-va-dong-bo

Dữ liệu tập trung và đồng bộ là cách quản lý tốt nhất, giúp cho các nhà Quản trị dễ dàng triển khai các kế hoạch kinh doanh phù hợp và kịp thời

3. Cải thiện hệ thống báo cáo và khả năng lập kế hoạch 

Cùng với lợi ích từ việc tập trung dữ liệu thì việc cải thiện hệ thống báo cáo đa chiều giúp Bạn có cái nhìn sâu hơn những thông tin Doanh nghiệp mình là một lợi thế lớn của phần mềm ERP. Triển khai một bộ ERP giữa các phòng ban có nghĩa là tổ chức của Bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Với nguồn thông tin chính xác duy nhất này, hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo ra các báo cáo và những phân tích hữu dụng mọi lúc, ở mọi góc nhìn. Phần mềm này cung cấp cho Bạn khả năng phân tích và so sánh các số liệu liên quan tới công việc của từng bộ phận mà không cần ai đó phải tổng hợp.

Một trong những báo cáo phổ biến nhất liên quan đến tài chính Doanh nghiệp (xem hình). Các báo cáo tài chính tiêu chuẩn như báo cáo Thu nhập, báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ thường được tích hợp sẵn. Các báo cáo tùy chỉnh khác cũng có thể được tạo nhanh chóng mà không cần sự can thiệp của CNTT.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo các báo cáo Tài chính nhanh chóng với Viindoo Accounting

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo các báo cáo Tài chính nhanh chóng với Viindoo Accounting

Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp ERP cũng cung cấp các dịch vụ thông minh kinh doanh (Business Intelligence - BI) đi kèm với phần mềm. Chức năng BI này cho phép các Doanh nghiệp có được mức độ phân tích sâu hơn về hoạt động của họ. Những hiểu biết sâu sắc này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch Doanh nghiệp bằng cách xác định cả điểm mạnh hoạt động và các lĩnh vực vấn đề cần cải thiện. Việc cung cấp kiểu xem chi tiết này vào dữ liệu của công ty giúp người dùng ERP có khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt hơn dựa trên các xu hướng và chỉ số.

4. Cấu trúc lắp ghép linh hoạt

Một trong những ưu điểm lớn nhất của ERP, đang trở thành xu thế tất yếu trong thời đại ngày nay là cấu trúc module lắp ghép. Hầu hết các giải pháp ERP truyền thống trên thị trường đều được đóng gói cứng thành các mô hình sẵn để Doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay cho mọi nghiệp vụ. Tuy nhiên, các loại phần mềm này rất khó có thể linh hoạt và phù hợp với sự thay đổi hàng ngày của Doanh nghiệp.

Chính vì vậy, một giải pháp phần mềm dạng module lắp ghép chính là giải pháp để đáp ứng nhu cầu ở mọi quy mô và có thể mở rộng lớn dần theo sự tăng trưởng của Doanh nghiệp Bạn. Trừ một vài trường hợp ngoại lệ, mỗi ứng dụng được thiết kế để có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với kho ứng dụng. Bằng cách này, Công ty của Bạn có thể lựa chọn và bắt đầu ngay với những tính năng đơn giản, cần thiết trước, dần dần sử dụng thêm các tính năng phức tạp hơn để đơn giản hóa quy trình, tăng tỷ lệ ứng dụng ERP thành công.

Một khía cạnh khác có liên quan đến cách phần mềm được triển khai. Đó là Bạn lựa chọn phương pháp On-Premise (Doanh nghiệp tự vận hành hệ thống máy chủ) hay thông qua dịch vụ điện toán đám mây (SaaS).

  • Với hệ thống On-Premise, Doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy chủ, duy trì nhân sự để vận hành nó và nhân sự đó phải đủ trình độ để thực hiện việc bảo trì, bảo mật... thường xuyên.

  • Với một hệ thống trên nền tảng điện toán đám mây, tất cả các công việc liên quan đến máy chủ sẽ được nhà cungc ấp giải pháp vận hành và bảo trì. Phần mềm ERP dựa trên nền tảng điện toán đám mât đã trở thành xu hướng trong những năm gầy đây và được dự đoán sẽ ngày càng phổ biến hơn nữa.

Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp ERP cũng cung cấp các dịch vụ thông minh kinh doanh với phần mềm của họ. Chức năng BI này cho phép các Doanh nghiệp có được mức độ phân tích sâu hơn về hoạt động của họ. Những hiểu biết sâu sắc này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch Doanh nghiệp bằng cách xác định cả điểm mạnh hoạt động và các lĩnh vực vấn đề cần cải thiện. Việc cung cấp kiểu xem chi tiết này vào dữ liệu của công ty giúp người dùng ERP có khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt hơn dựa trên các xu hướng và chỉ số.

5. Tăng năng suất lao động

Cùng với việc giảm chi phí đào tạo và CNTT, ERP có thể giảm thời gian và công sức của người lao động của khi thực hiện các hoạt động hàng ngày của họ. Nếu được triển khai đúng cách, một giải pháp ERP có thể giảm hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình thủ công lặp đi lặp lại bằng các hành động tự động. Do đó sức lao động trong DDoanh nghiệp được giải phóng, giúp họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhằm gia tăng doanh thu. Hệ thống cũng có thể hỗ trợ trong việc áp dụng và thực thi các quy trình chuẩn hóa của Doanh nghiệp, điều chỉnh tất cả các hành động trong toàn Doanh nghiệp

Các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), Machine Learning, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và các công nghệ khác hỗ trợ khả năng tự động hóa và đề xuất thông minh mà Bạn sẽ thấy trong nhiều ứng dụng phần mềm ERP. Chức năng cao cấp này có thể quản lý các hoạt động kinh doanh như dự báo nhu cầu, tạo đơn đặt hàng và theo dõi chuỗi cung ứng hàng hóa.

tang-nang-suat-lao-dong

6. Dịch vụ khách hàng được nâng cao

Khách hàng của Công ty Bạn cũng nhận được các lợi ích của hệ thống ERP, ngay cả khi họ không biết điều đó. Vì thông tin khách hàng được tập trung và sắp xếp hợp lý, đội bán hàng của Bạn sẽ có thể tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Mục tiêu số một mà một Doanh nghiệp nên quan tâm là thu hút và giữ chân khách hàng. Thông qua việc theo dõi thông tin hành vi mua hàng và các thông tin chi tiết được cung cấp bởi hệ thống ERP, Bạn có thể có sự tương tác tốt hơn từ việc tự động hóa các hoạt động chăm sóc khách hàng (gửi email cảm ơn, email chúc mừng sinh nhật, các thông báo tự động về các hoạt động mua hàng....).

Hầu hết các Giải pháp ERP hiện đại cũng hỗ trợ tích hợp thương mại điện tử. Điều này có nghĩa là Doanh nghiệp của Bạn sẽ chỉ sử dụng một công cụ duy nhất, thông suốt từ khâu bán hàng trên trang thương mại điện tử đến khi hậu mãi, chăm sóc sau bán hàng. 

7. Bảo mật dữ liệu

Một trong những ưu điểm lớn nhất của hệ thống ERP là bảo mật dữ liệu. Xét cho cùng, trung tâm của khái niệm ERP là dữ liệu. Chia sẻ dữ liệu trên các chức năng như dịch vụ khách hàng, bán hàng, tiếp thị và phát triển kinh doanh giúp tăng cường sự hợp tác trong toàn công ty. Nhưng đồng nghĩa với việc cấp quyền truy cập dữ liệu rộng rãi là kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Các giải pháp ERP có các biện pháp kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của Doanh nghiệp. Các cấp phân quyền chi tiết cho từng tính năng giúp Doanh nghiệp có thể phân công ai làm gì, thấy gì và thấy đến đâu.

Hơn nữa, điều giúp các nền tảng ERP duy trì mức độ bảo mật dữ liệu cao là cung cấp một hệ thống đầu vào duy nhất. Việc hợp nhất thông tin từ nhiều hệ thống thường gây ra xung đột giữa các nguồn, nhưng việc có một kho thông tin duy nhất sẽ giúp cải thiện độ chính xác, nhất quán và bảo mật cho dữ liệu của công ty Bạn.

Bảo mật dữ liệu cao

Hệ thống cơ sở dữ liệu mà phần mềm ERP sử dụng cũng cho phép sao lưu tập trung các dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của Bạn. Các hệ thống ERP dựa trên điện toán đám mây còn có thể cung cấp thêm một lớp bảo mật so với phương pháp on-premise. Vì tất cả dữ liệu của Bạn được quản lý thông qua đám mây, nên nhiều nhà cung cấp sẽ có các chuyên gia bảo mật 24/24 để đảm bảo máy chủ của họ được bảo vệ. Điều này khiến tin tặc khó thực hiện các cuộc tấn công hơn là việc Bạn tự duy trì hệ thống máy chủ của riêng mình.

8. Quy trình làm việc và cộng tác được cải thiện

Làm việc cộng tác (team-work) là một phần thiết yếu để một Doanh nghiệp phát triển mạnh. Nhưng không phải Doanh nghiệp nào cũng thực hiện tốt việc này, các Doanh nghiệp lựa chọn giải pháp đơn giản mặc dù không tối ưu vì sự cộng tác đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn. Tuy nhiên, phần mềm ERP làm cho sự cộng tác rất dễ dàng. Giải pháp ERP hợp lý hóa quá trình cộng tác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu họ cần đúng thời điểm, cung cấp cơ sở dữ liệu giữa các phòng ban, nơi thông tin từ mỗi phòng ban được chuyển vào một hệ thống tập trung.

cai-thien-kha-nang-cong-tac

Khả năng cộng tác được cải thiện nhờ vào luồng dữ liệu hợp nhất, thông suốt giữa các bộ phận trong Doanh nghiệp

Điều này cho phép cập nhật thông tin theo thời gian thực và giao tiếp tốt hơn trong toàn công ty. Với hệ thống ERP, mọi nhân viên đều có quyền truy cập theo yêu cầu vào kho dữ liệu phong phú của toàn công ty, cho phép họ nhìn thấy bức tranh tổng thể. Đồng thời, cũng cung cấp cho nhân viên công cụ khi đưa ra quyết định chủ động và khiến họ cảm thấy được trân trọng hơn. Hiệu quả thực sự đối với Doanh nghiệp là tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động liên quan đến theo dõi dữ liệu thủ công, cũng như tăng năng suất lao động của nhân viên.

9. Quy trình kinh doanh được chuẩn hóa

chuan-hoa-quy-trinh-kinh-doanh

Hầu hết các hệ thống ERP được phát triển theo những quy trình đặc thù hiệu quả nhất của ngành. Những quy trình đã được kiểm chứng qua thực tế hoạt động của người đi trước mang lại lợi ích lớn cho các Doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nó cũng cho phép các Doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình và hệ thống của riêng họ, giúp nâng cao hơn nữa năng suất và hiệu quả.

Các quy trình này mang lại kết quả nhất quán cho phép Bạn cải tiến liên tục cách thức vận hành tổ chức của mình. Và bởi vì nhiều quy trình được tự động hóa, lỗi và chi phí được giảm đáng kể. Do đó, ít xung đột hơn và cải thiện sức mạnh tổng hợp giữa các phòng ban.

10. Hỗ trợ tuân thủ quy định, ràng buộc

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất đang diễn ra đối với các Doanh nghiệp là đáp ứng các quy ước quốc tế, các quy định pháp luật của nước sở tại. Thông thường, với những phần mềm ERP mang tầm quốc tế, các quy định riêng của nước sở luôn tại được xem xét và áp dụng. Tuy nhiên, việc đáp ứng nhu cầu của Doanh nghiệp ở tất cả các nước vẫn còn hết sức hạn chế. Một số giải pháp ERP được phát triển bởi các đơn vị đối tác tại nước sở tại sẽ bổ sung thêm các tính năng hỗ trợ Doanh nghiệp xử lý các vấn đề bản địa hóa (Về kế toán, nhân sự, chính sách lương thưởng...)

ban-dia-hoa-phan-mem-erp

Phần mềm ERP cần được bản địa hóa, đảm bảo tuân thủ luật pháp và hỗ trợ Doanh nghiệp trong việc thực hiện các nghĩa vụ với đất nước sở tại

Tham khảo các tính năng bản địa hóa của Viindoo:

11. Cải thiện quản lý chuỗi cung ứng

Đối với các công ty có nhu cầu luân chuyển hàng tồn kho liên tục, hệ thống ERP hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng theo nhiều cách khác nhau. Cải tiến này dẫn đến rút ngắn thời gian giao hàng, giao hàng đúng giờ hơn và nhiều lợi ích khác giúp nâng cao hoạt động tổng thể và thành công của Doanh nghiệp Bạn. Thông qua một nền tảng ERP được thiết kế tốt, chuỗi cung ứng của Bạn có thể tối ưu hơn và đáp ứng nhanh hơn thông qua việc cải thiện dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho, mua sắm và hơn thế nữa.

Chuỗi cung ứng được sắp xếp hợp lý cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các đổi mới sản xuất, có thể giúp Bạn giảm chi phí và phát triển các sản phẩm mới đáng đúng vào nhu cầu của thị trường mang lại cho Doanh nghiệp của Bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết để luôn trở thành Doanh nghiệp dẫn đầu.

quan-ly-chuoi-cung-ung-voi-viindoo-eos

Ngoài ra, một hệ thống ERP có thể cải thiện đáng kể khả năng sinh lời và giảm mức tồn kho trung bình. Thông tin chi tiết thống nhất về kế hoạch bán hàng, sản xuất và giao hàng cho phép tối ưu hóa lượng hàng trong kho thay vì dựa vào những tính toán mang tính chất dự đoán chủ quan.

12. Khả năng mở rộng vượt trội

Để đảm bảo sự sự tăng trưởng, phát triển không ngừng của Doanh nghiệp, Bạn phải có các thông tin dự báo, hoạch định của tương lai. Thông thường, các Doanh nghiệp không lập kế hoạch đúng đắn và trong quá trình vận hành gặp phải rất nhiều khó khăn nghiêm trọng gây trở ngại cho kế hoạch sản xuất kinh Doanh và phát triển. Có hệ thống có thể đáp ứng một cách hiệu quả cho từng thời kỳ phát triển của công ty Bạn là điều quan trọng hàng đầu và hệ thống ERP hiện đại sẽ giúp điều đó trở nên dễ dàng.

kha-nang-mo-rong-vuot-troi

Cho dù Bạn đang mở rộng thị trường của mình; thâm nhập thị trường mới; triển khai các quy trình, phòng ban hoặc sản phẩm mới; hoặc đang phát triển Doanh nghiệp, việc thêm chức năng mới vào nền tảng ERP thật dễ dàng với Giải pháp Viindoo. Chỉ cần đảm bảo rằng khi bạn thảo luận với nhà triển khai ERP, họ hiểu được ý định phát triển của bạn trong tương lai

Nhược điểm khi triển khai hệ thống ERP

Với rất nhiều lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp, Bạn có thể sẵn sàng bắt đầu so sánh các hệ thống. Nhưng điều quan trọng không kém là phải hiểu những hạn chế và rủi ro của loại phần mềm này để đảm bảo ERP là hệ thống phù hợp với Doanh nghiệp của Bạn. Sau đây là những nhược điểm chính của ERP mà người mua có thể gặp phải khi triển khai một hệ thống mới:

1. Chi phí đầu tư hệ thống

Nếu Bạn chọn đầu tư vào một hệ thống ERP truyền thống, Bạn có thể phát mất chi phí trả cho phí bản quyền hàng năm và đầu tư hệ thống máy chủ với chi phí lớn. Đối với nhiều Doanh nghiệp, đây là nhược điểm lớn nhất khi muốn ứng dụng phần mềm ERP.

Chỉ riêng đầu tư của phần mềm có thể rất cao, đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn có thể tránh khoản đầu tư này bằng giải pháp đám mây, vì giải pháp này thường được tính phí theo gói cước hàng tháng. Nếu bạn đang muốn tiết kiệm chi phí hơn nữa và mong muốn ứng dụng được một giải pháp hiện đại, hãy xem xét một giải pháp thay thế: phần mềm ERP mã nguồn mở.

2. Chi phí Thực hiện và Bảo trì

Mặc dù chỉ riêng phần mềm đã là một khoản đầu tư lớn, nhưng quá trình thực hiện có thể tốn kém gấp bốn lần. Doanh nghiệp phải tính đến chi phí nhân lực và thời gian cần thiết để triển khai thành công. Bạn có thể cần thuê thêm nhân viên CNTT, chuyên gia tư vấn ERP, chuyên gia đào tạo phần mềm, v.v.

Các nhà cung cấp cung cấp các hệ thống truyền thống thường tính phí bảo trì cao hơn phí bản quyền. Hơn nữa, Bạn có thể cần đầu tư vào phần cứng mới phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích. Và một lần nữa, Bạn sẽ cần chỉ duy trì đội ngũ để duy trì chúng.

chi-phi-thuc-hien-va-bao-tri

Với cách triển khai thường dễ dàng, không cần phần cứng và nhu cầu bảo trì hoặc nâng cấp hạn chế, phần mềm ERP trên nền tảng điện toán đám mât một lần nữa lại là giải pháp thay thế tối ưu. Còn được gọi là SaaS (Software-as-a-Service), phần mềm dựa trên đám mây được thiết kế để không cần Bạn phải đầu tư quá nhiều chi phí. Việc triển khai các loại hệ thống này chỉ đơn giản là đăng nhập trên bất kỳ thiết bị tương thích và hỗ trợ Internet nào; bảo trì và nâng cấp thường do nhà cung cấp hỗ trợ.

3. Quy trình tùy chỉnh

Tùy biến là một trong những khía cạnh tốt nhất của phần mềm ERP, nhưng cũng rất dễ Doanh nghiệp mất kiển soát. Việc tùy chỉnh phần mềm cần rất nhiều thời gian, công sức, chuyên môn và tiền bạc.

Nhưng nếu việc tùy chỉnh quá nhiều sẽ dẫn tới rủi ro về sự nhất quán của hệ thống, về ngân sách và các nguồn lực khác. Việc tùy chỉnh có thể làm mất đi các phương pháp tối ưu được tích hợp sẵn trong hệ thống, và khiến việc nâng cấp trong tương lai trở nên khó khăn hơn. 

4. Sự phức tạp

Các giải pháp phần mềm ERP cung cấp nhiều tính năng, nhưng điều đó cũng có nghĩa là phần mềm có thể phức tạp và khó sử dụng. Không ít các công ty bị cuốn vào tất cả các lợi ích của một giải pháp ERP nhưng lại không lập kế hoạch đúng đắn cho việc triển khai.

Một số Doanh nghiệp có thể thấy mình có hệ thống quá lớn và phức tạp đối với quy trình của họ, dẫn đến ROI (tỷ lệ thu hồi vốn) kém. Điều này đặc biệt đúng nếu Bạn không thể thuyết phục được nhân viên tận dụng sử dụng phần mềm do quá phức tạp.

Để tránh trở thành nạn nhân của sự phức tạp của phần mềm ERP, hãy đầu tư vào đào tạo người dùng dựa trên chức năng nhiệm vụ thực tế và tránh các hệ thống có sẵn quá nhiều chức năng không cần thiết. 

Đâu là giải pháp phù hợp với Doanh nghiệp của Bạn?

Nâng tầm Doanh nghiệp của Bạn với Viindoo ngay hôm nay


Quản lý toàn diện

Tích hợp, đồng bộ dữ liệu tất cả các bộ phận
theo một quy trình chuẩn hóa, xuyên suốt.

Nền tảng trực tuyến

Làm việc mọi lúc mọi nơi, không cần cài đặt
vào máy tính.

Khả năng mở rộng linh hoạt

Dễ dàng mở rộng, cài đặt thêm để thích ứng với
mọi thay đổi của Doanh nghiệp.

Chi phí phù hợp với mọi quy mô

Giải pháp phù hợp với ngân sách của mọi
Doanh nghiệp.

Khi đưa ra quyết định lựa chọn giải pháp nào phù hợp với Doanh nghiệp của Bạn, điều quan trọng là phải xem xét ưu và nhược điểm của phần mềm ERP. Nhưng, không nên để những thất bại tiềm ẩn làm Bạn lo ngại trước giải pháp có thể đưa Doanh nghiệp của Bạn lên một tầm cao mới. Nếu bạn cần trợ giúp để bắt đầu nghiên cứu giải pháp trước khi quyết định, hãy xem mẫu yêu cầu ERP hoặc nghiên cứu và báo cáo ERP của chúng tôi.

Đối với hầu hết các công ty, những ưu điểm của hệ thống ERP thường lớn hơn những nhược điểm.  Điều quan trọng chúng ta có phương pháp và kinh nghiệm giúp giảm thiểu tối đa các nguy cơ có thể xảy ra. Tiềm năng cho một bộ máy kinh doanh được tinh gọn hoàn toàn và tăng năng suất trong dài hạn làm cho lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP là một khoản đầu tư đáng giá về thời gian và nguồn lực.

Liệu còn có ưu nhược điểm nào của ERP mà chúng ta chưa đề cập đến trong bài viết này không nhỉ? Hãy cho chúng tôi biết bằng cách để lại bình luận bên dưới nhé!

Ưu - nhược điểm của một hệ thống ERP
Nguyễn Thị Liên 28 tháng 1, 2021
CHIA SẺ BÀI VIẾT NÀY
Đăng nhập để viết bình luận
Lập kế hoạch với Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt vẽ ra bức tranh tổng thể về khối lượng công việc của nhóm, thời gian triển khai và tiến độ thực hiện, cho phép lập lịch trình chính xác hơn.