Vòng đời của dữ liệu (Data Life Cycle)

Dữ liệu trong Doanh nghiệp, tầm quan trọng và các giai đoạn trong vòng đời của dữ liệu

Trong kinh doanh, vòng đời của dữ liệu luôn được đổi mới và cập nhật thường xuyên. Hầu hết các nhà quản lý trong thời đại kỹ thuật số đều hiểu rằng dữ liệu là tài sản quan trọng và quý giá nhất của doanh nghiệp. Dữ liệu là cốt lõi của hầu hết mọi quyết định kinh doanh. Bài viết dưới đây của Viindoo sẽ cung cấp cho bạn khái niệm về vòng đời dữ liệu và các giai đoạn của nó.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Chuyển đổi số trong kinh doanh

Vòng đời của dữ liệu trong doanh nghiệp

Dữ liệu doanh nghiệp là các đơn vị thông tin có cấu trúc được hình thành từ hoạt động của doanh nghiệp.

Dữ liệu bao gồm thông tin về những vấn đề và đối tượng mà doanh nghiệp tương tác, chẳng hạn như nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, đơn bán hàng, đơn đặt hàng, quy trình sản xuất, v.v.

Những dữ liệu này sẽ có các thuộc tính, chẳng hạn như tên, địa chỉ, ngày tháng,… Và những dữ liệu cũng có những mối quan hệ nhất định với nhau mà doanh nghiệp có thể dựa vào đó để thực hiện phân tích.

Vòng đời của dữ liệu
Định nghĩa về vòng đời dữ liệu của doanh nghiệp

Tầm quan trọng của dữ liệu trong doanh nghiệp 

Dữ liệu giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên những thay đổi, xu hướng và số liệu thống kê. Ví dụ:

Những Giám đốc Nhân sự sử dụng các dữ liệu như tỷ lệ thành công trong tuyển dụng và chi phí của từng kênh để đánh giá hiệu quả của việc tuyển dụng theo kênh.

Những Giám đốc Marketing sử dụng dữ liệu khách hàng, báo giá và đơn đặt hàng để phân loại khách hàng, phân tích hành vi của khách hàng và phân tích hiệu quả của các chiến dịch.

Các cấp quản lý cao hơn như Giám đốc điều hành hoặc Hội đồng quản trị sử dụng dữ liệu để xem các vấn đề vĩ mô: biến động giá đầu vào của hàng hóa và nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển; Hiệu quả sản xuất; thay đổi doanh thu, v.v

Vòng đời của dữ liệu

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình vận hành và sản xuất bằng cách sử dụng hiệu quả sức mạnh của vòng đời của dữ liệu để nâng cao đáng kể trải nghiệm của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa chi phí. 

Dữ liệu được hình thành và sử dụng như thế nào?

Hầu hết dữ liệu được hình thành trong doanh nghiệp đều trải qua một vòng đời nhiều giai đoạn. Theo Hệ thống Học tập Wiley CMAexcel (WCMALS) - Phiên bản 2020, có tám giai đoạn trong Vòng đời của dữ liệu, như thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

Vòng đời của dữ liệu
Sơ đồ vòng lặp dữ liệu doanh nghiệp
  1. Hệ thống thu thập dữ liệu tu: Đây là giai đoạn đầu tiên trong Vòng đời dữ liệu. Thông thường, dữ liệu trong doanh nghiệp được thu thập thông qua ba hình thức:
    1. Nhập dữ liệu thủ công: tạo dữ liệu bằng cách nhập thủ công. Chúng ta có thể nghĩ đến việc sử dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp, nhân viên bán hàng tạo Báo giá, hay kế toán ghi Hóa đơn trên phần mềm ERP. Một mục dữ liệu được tạo.
    2. Thu thập dữ liệu: nhập dữ liệu hiện có được tạo từ các tổ chức bên ngoài doanh nghiệp. Một ví dụ điển hình về Data Acquisition là tính năng tích hợp dữ liệu tự động thông qua API của một số phần mềm ERP hiện đại với hệ thống ngân hàng internet để phục vụ cho việc đối chiếu và hạch toán các giao dịch thanh toán.
    3. Tiếp nhận tín hiệu: thu thập dữ liệu từ các thiết bị được sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Ví dụ, trong quy trình kiểm soát ra vào của nhân sự công ty, dữ liệu được tạo ra từ việc nhân viên thực hiện quét vân tay để đăng nhập và đăng xuất. Sau đó dữ liệu được tích hợp vào phần mềm quản trị hoặc trích xuất dưới dạng Excel.
  2. Bảo trì dữ liệu: Dữ liệu cần được chuyển đổi thành dạng thân thiện với người dùng để có thể sử dụng được. Quá trình chuyển đổi này có thể bao gồm: di chuyển, tích hợp, làm sạch, làm giàu, thu thập dữ liệu đã thay đổi, v.v.
  3. Tổng hợp dữ liệu: Giai đoạn này của vòng đời dữ liệu bao gồm các phương pháp thống kê kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn hoặc thử nghiệm. Điều này là để có được các ước tính tổng thể tốt hơn và câu trả lời cho các yêu cầu dữ liệu. Một ví dụ điển hình về Tổng hợp dữ liệu là sử dụng các phương pháp mô hình hóa để hỗ trợ các quyết định đầu tư, chẳng hạn như mô hình hóa rủi ro, mô hình tài chính và mô hình tính toán.
  4. Sử dụng dữ liệu: Sử dụng dữ liệu là cách dữ liệu được sử dụng để hỗ trợ nhiệm vụ kinh doanh, chẳng hạn như lập kế hoạch chiến lược, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), xử lý hóa đơn, gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp, v.v
  5. Phân tích dữ liệu: Trong giai đoạn này của vòng đời dữ liệu, mọi người sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu để biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích và hiểu biết kinh doanh. Một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong phân tích dữ liệu kinh doanh là phương pháp trực quan hóa dữ liệu.
  6. Công bố dữ liệu: Dữ liệu được gửi hoặc tiết lộ ra bên ngoài tổ chức, chẳng hạn như gửi báo giá cho khách hàng, gửi bản so sánh ghi nợ hoặc xuất bản báo cáo tài chính lên trang web của công ty.
  7. Lưu trữ dữ liệu: Quá trình này bao gồm việc xóa dữ liệu khỏi môi trường có thể sử dụng, đưa vào lưu trữ và được sử dụng lại trong tương lai.
  8. Xóa dữ liệu: Đây là bước cuối cùng của vòng đời dữ liệu để xóa dữ liệu không dùng đến hoặc không cần thiết khỏi hệ thống lưu trữ. Việc xóa dữ liệu cần được lên kế hoạch và cân nhắc với các yêu cầu pháp lý hoặc chính sách bảo vệ thông tin của công ty. 

Ví dụ, theo Quyết định 376/2003/QĐ-NHNN về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử dùng để hạch toán và thanh toán vốn của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, chứng thư điện tử liên quan trực tiếp đến hồ sơ kế toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán: phải được lưu giữ 20 (hai mươi) các năm kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán hoặc khi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn thành việc quyết toán vốn.

Vòng đời của dữ liệu

Many businesses have their own data analysis teams or hire consulting - analysis companiNnnNNhiều doanh nghiệp có nhóm phân tích dữ liệu của riêng họ hoặc thuê các công ty tư vấn - phân tích​

Tóm lại, hiểu vòng đời của dữ liệu, kiểm soát và sử dụng hiệu quả nó là nhiệm vụ sống còn của một doanh nghiệp Viindoo hi vọng sau bài viết này, bạn đã có được những kiến thức nền tảng về dữ liệu để có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.​​

>>>> Tiếp Tục Với:

Vòng đời của dữ liệu (Data Life Cycle)
Phạm Thị Xinh 25 tháng 3, 2024

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY