Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử với phần mềm Viindoo

Quy trình xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Sau đây là các hướng dẫn cách tạo và xuất hóa đơn điện tử chi tiết trên Viindoo Invoicing

Quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn điện tử cần đáp ứng các yêu cầu pháp lý theo quy định hiện hành. Do đó, trong bài viết dưới đây, Viindoo sẽ cung cấp cho bạn các thông tin quy định về việc xuất hóa đơn cơ bản. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý hoá đơn điện tử của Viindoo để thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử một cách đơn giản, nhanh chóng.

Nắm rõ các quy định đối với việc xuất hóa đơn điện tử 

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
    • Tên hóa đơn: Là tên của từng loại hóa đơn được quy định tại Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Ví dụ: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, tem, vé, thẻ…
    • Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Là ký tự gồm một chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4) phản ánh loại hóa đơn:
      • Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng
      • Số 2: Hóa đơn bán hàng
      • Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
      • Số 4: Các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử…
    • Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự bao gồm cả chữ và số, phản ánh loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử sử dụng.​
      • "1C21TAA" – Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2021, do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng.
      • "2C21TBB" – Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2021.
    • Số hóa đơn: Là số thứ tự trên hóa đơn khi lập, được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
  • Thông tin về người bán và người mua
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Phải thể hiện chính xác theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các giấy chứng nhận liên quan khác.
    • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có): Trường hợp người mua có mã số thuế thì thông tin phải chính xác theo giấy chứng nhận đăng ký. Nếu không có mã số thuế thì không cần thể hiện mã số thuế. Đối với một số trường hợp đặc thù như khách hàng nước ngoài, thông tin địa chỉ có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh
  • Thông tin về hàng hóa, dịch vụ
    • Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải ghi bằng tiếng Việt. Nếu cần thiết, có thể thêm chữ nước ngoài trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
    • Đơn vị tính: Xác định theo tính chất hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: kg, cái, lít, m3...).
    • Số lượng, đơn giá: Ghi bằng chữ số Ả-rập theo đơn vị tính.
    • Thuế suất thuế GTGT: Tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
    • Tổng tiền: Ghi bằng đồng Việt Nam, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ thì ghi bằng nguyên tệ.
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
    • Người bán: Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng chữ ký số của mình. Cá nhân sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
    • Người mua: Nếu có thỏa thuận về việc ký số, ký điện tử thì người mua ký trên hóa đơn.
  • Thời điểm lập hóa đơn điện tử: Xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn, hiển thị ngày, tháng, năm.
  • Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
  • Chữ viết, chữ số, đồng tiền trên hóa đơn điện tử: Chữ viết là tiếng Việt. Nếu cần, có thể thêm chữ nước ngoài trong ngoặc đơn hoặc dưới dạng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Chữ số là chữ số Ả-rập. Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam (VND).
Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Quy định về xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử trong Viindoo Invoicing

Khi cài đặt mô-đun Vindoo InvoicingVindoo Accounting, hệ thống sẽ tự động cài đặt các mô-đun liên quan như Nhập/Xuất hóa đơn từ XML/PDF (account_edi) và Nhập/Xuất hóa đơn từ UBL chung (account_edi_ubl). Những mô-đun này hỗ trợ nhập và xuất hóa đơn theo các định dạng XML, PDF, Factur-X và UBL, tuân thủ các tiêu chuẩn về dữ liệu điện tử.

Mỗi quốc gia có quy định riêng về chuẩn định dạng hóa đơn điện tử, quy trình truyền/nhận hóa đơn đến bên thứ ba hoặc cơ quan quản lý để xác nhận trước khi gửi cho khách hàng ký. Do đó, để bắt đầu xuất hóa đơn, bạn hãy cài đặt thêm mô-đun bản địa hóa phù hợp với quy định kế toán của từng quốc gia. 

Ví dụ, khi áp dụng chế độ kế toán Indonesia, cần cài đặt các mô-đun như Indonesian - Kế toán (l10n_id) và Indonesia Hóa đơn điện tử (l10n_id_efaktur).

Thực hiện xuất hóa đơn trên Viindoo như sau:

  • Truy cập Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn, nhấn "Mới" và điền đầy đủ thông tin cần thiết.
  • Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ tự động tạo số hóa đơn điện tử trong tab "Thông tin khác".
  • Truy cập Hành động > Tải hóa đơn e-Faktur để xem hóa đơn.


Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử trong Viindoo Invoicing 

Phát hành hóa đơn điện tử VN-Invoice của VNPT trên Viindoo 

Đầu tiên, bạn cần tích hợp hóa đơn điện tử VN-Invoice. Để bắt đầu, truy cập vào Ứng dụng, tìm kiếm VN-Invoice và nhấn Kích hoạt.

Khai báo thông tin tích hợp: Sau khi cài đặt mô-đun VN-Invoice, khai báo thông tin hóa đơn điện tử theo đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn điện tử. Thực hiện khai báo theo các bước sau:

Bước 1: Dịch vụ hóa đơn điện tử. Danh sách các dịch vụ hóa đơn điện tử được phần mềm Viindoo hỗ trợ sẽ hiện ra.​

  • VN-Invoice API v1: Hỗ trợ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC. Phiên bản này không còn được hỗ trợ vì thông tư đã hết hiệu lực.
  • VN-Invoice API v2: Hỗ trợ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 2: Khai báo ký hiệu, mẫu, loại hóa đơn điện tử

  • Khai báo loại hóa đơn điện tử: Viindoo cung cấp sẵn 06 loại hóa đơn điện tử. Bạn cũng có thể thêm mới loại hóa đơn để thuận tiện cho việc sử dụng và kê khai.
  • Khai báo mẫu hóa đơn điện tử: Thêm mới mẫu hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.
  • Khai báo ký hiệu hóa đơn điện tử: Khai báo ký hiệu hóa đơn theo đúng quy định đã đăng ký với cơ quan thuế.

Bước 3: Thiết lập trên sổ nhật ký hóa đơn khách hàng. Truy cập đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Sổ nhật ký, chọn sổ nhật ký hóa đơn khách hàng. Tại tab Thiết lập nâng cao, điền các thông tin cần thiết cho việc phát hành hóa đơn điện tử. 

  • Ký hiệu hóa đơn điện tử: Theo đúng ký hiệu đã đăng ký và khai báo ở bước 2.
  • Mẫu hóa đơn điện tử: Theo mẫu số đã đăng ký và khai báo ở bước 2.
  • Loại hóa đơn điện tử: Theo loại hóa đơn đã đăng ký và khai báo ở bước 2.
  • Dịch vụ hóa đơn điện tử: Chọn phiên bản áp dụng từ danh sách đã khai báo ở bước 1.
  • Tên dòng trên hóa đơn điện tử: Chọn thông tin để đưa lên trường mô tả tên hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn điện tử:
    • Mô tả dòng hóa đơn: Nội dung trường Nhãn trong phiếu hóa đơn khách hàng sẽ được gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử.
    • Tên sản phẩm: Tên sản phẩm tại trường Sản phẩm trong phiếu hóa đơn khách hàng sẽ được gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử.
  • Vô hiệu hóa hóa đơn điện tử qua email: Khi bấm nút In và Gửi, hệ thống tự động đính kèm bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định trong email gửi khách hàng.
    • Nếu tích chọn: Bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn sẽ được đính kèm trong email gửi khách hàng.
    • Không chọn: Bản PDF hóa đơn điện tử sẽ được cập nhật theo bản tải về và đính kèm vào email gửi khách hàng.
  • Tuỳ chọn gửi mail/Portal cho hóa đơn điện tử: Lựa chọn phiên bản hóa đơn đính kèm email thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi khách hàng:
    • Phiên bản thể hiện: Hệ thống tải về và đính kèm hóa đơn điện tử bản thể hiện trong email.
    • Phiên bản chuyển đổi: Hệ thống tải về và đính kèm hóa đơn điện tử bản chuyển đổi trong email.
    • Thay thế ký tự xuống dòng ở tên dòng của hóa đơn điện tử: Khi phát hành hóa đơn, tên sản phẩm và mô tả sẽ chỉ thể hiện trên một dòng của hóa đơn. Ký tự thiết lập sẽ thay thế ký tự xuống dòng trong mô tả sản phẩm. 

Bước 4: Khai báo và thiết lập trong Thiết lập chung của hệ thống 

Truy cập đường dẫn: Thiết lập > Kế toán > Cài đặt hóa đơn điện tử. Các trường cho phép tích chọn bao gồm: 

  • Khóa mã số hóa đơn GTGT
  • Hóa đơn trước phát hành trước 
  • Nhấn Lưu để hoàn thành bước này. 

Hướng dẫn phát hành hóa đơn điện tử VN-Invoice của VNPT trên Viindoo 

  • Bước 1: Xác nhận hóa đơn dự thảo 
    • Truy cập vào mục Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn. 
    • Trong danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần phát hành. 
    • Kiểm tra thông tin như mã số thuế, địa chỉ khách hàng và nhấn "Xác nhận". 
  • Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử 
    • Trên giao diện hóa đơn đã vào sổ với trạng thái "Chưa phát hành", hệ thống sẽ thông báo việc xử lý hóa đơn.
    • Bạn có thể chọn "Xử lý ngay" để tiến hành phát hành.
  • Bước 3: Ký hóa đơn VN-Invoice
    • Sau khi hóa đơn được phát hành, nhấn nút "Ký hóa đơn VN-Invoice" để hoàn tất quá trình ký và xác nhận hóa đơn.
  • Bước 4: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã
    • Thực hiện bước này nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  • Bước 5: Tải về hóa đơn điện tử 
    • Trên giao diện hóa đơn, truy cập vào tab VN E-Invoice, phần Tài liệu. 
    • Nhấn "Tải hóa đơn điện tử bản chuyển đổi" hoặc "Tải hóa đơn điện tử bản thể hiện". 
  • Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng 
    • Nhấn "In & Gửi" để gửi hóa đơn đến khách hàng. 
    • Sau khi nhấn "In & Gửi", một email tạo sẵn sẽ xuất hiện với thông tin số hóa đơn, giá trị, và file hóa đơn định dạng PDF và ZIP đính kèm. 
    • Bạn có thể sử dụng mẫu email mặc định hoặc chỉnh sửa nội dung cho phù hợp trước khi gửi đi.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử VN-Invoice của VNPT trên Viindoo 

Cách xuất hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel trên Viindoo 

Tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice. Để cài đặt S-Invoice, truy cập vào Ứng dụng, tìm "E-Invoice - Viettel S-Invoice" trên thanh tìm kiếm và nhấn "Cài đặt."

Khai báo thông tin tích hợp: Sau khi cài đặt mô-đun S-Invoice, khai báo thông tin hóa đơn điện tử theo đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn điện tử. 

Bước 1: Dịch vụ hóa đơn điện tử Danh sách hai phiên bản Dịch vụ hóa đơn điện tử S-Invoice hiện có trong phần mềm Viindoo: 

  • API URL của S-Invoice v1: https://demo-sinvoice.viettel.vn:8443/
  • API URL của S-Invoice v2: https://api-vinvoice.viettel.vn/services/einvoiceapplication/api/

Bước 2: Khai báo Ký hiệu/Mẫu/Loại hóa đơn điện tử 

  • Khai báo loại hóa đơn điện tử: Trên giao diện Loại hóa đơn điện tử, nhấn "Tạo" để thêm loại mới.
  • Khai báo mẫu hóa đơn điện tử: Trên giao diện Mẫu hóa đơn điện tử, nhấn "Tạo" để khai báo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế. 
  • Khai báo ký hiệu hóa đơn điện tử: Thực hiện khai báo ký hiệu hóa đơn theo thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế. 

Bước 3: Thiết lập trên Sổ nhật ký Hóa đơn Khách hàng. Truy cập đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Sổ nhật ký, chọn sổ nhật ký Hóa đơn khách hàng. Tại tab Tích hợp hóa đơn điện tử, điền các thông tin cần thiết để phát hành hóa đơn điện tử. Thông tin cần thiết trong sổ nhật ký: 

  • Vô hiệu hóa hóa đơn điện tử: Nếu chọn, hóa đơn không xuất hiện tính năng phát hành hóa đơn điện tử.
  • Tự động phát hành: Sau một khoảng thời gian thiết lập, hóa đơn sẽ tự động chuyển thông tin lên hệ thống S-Invoice để phát hành.
  • Tên dòng trên hóa đơn điện tử: Chọn thông tin đưa lên trường mô tả tên hàng hóa/dịch vụ: 
    • Mô tả dòng hóa đơn 
    • Tên sản phẩm 
  • Vô hiệu hóa hóa đơn điện tử qua email: Khi bấm "In và Gửi," hệ thống sẽ đính kèm bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định vào email gửi khách hàng. 
    • Nếu được chọn: Bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định sẽ được đính kèm. 
    • Nếu không chọn: Bản PDF hóa đơn điện tử sẽ được đính kèm. 
  • Tuỳ chọn Gửi mail/Portal cho hóa đơn điện tử: Lựa chọn phiên bản hóa đơn đính kèm email thông báo phát hành:
    • Phiên bản thể hiện 
    • Phiên bản chuyển đổi 
  • Thay thế ký tự xuống dòng ở tên dòng của hóa đơn điện tử: Khi phát hành hóa đơn, tên sản phẩm và mô tả chỉ thể hiện cùng một dòng. Ký tự thiết lập sẽ thay thế cho ký tự xuống dòng trong mô tả sản phẩm. 
  • Giới hạn tên dòng trên hóa đơn điện tử: Số lượng ký tự unicode tối đa trên một dòng hóa đơn điện tử. 
  • Ký hiệu hóa đơn điện tử: Ký hiệu đã đăng ký với cơ quan thuế. 
  • Mẫu hóa đơn điện tử: Mẫu số đã đăng ký với cơ quan thuế. 
  • Loại hoá đơn điện tử: Loại hóa đơn đã đăng ký sử dụng. 

Bước 4: Khai báo, thiết lập trong Thiết lập chung của hệ thống. Thực hiện theo đường dẫn: Thiết lập > Kế toán > Cài đặt hóa đơn điện tử. Các trường cần thiết lập: 

  • Dịch vụ hóa đơn điện tử: Chọn phiên bản đã khai báo tại bước 1. 
  • Các trường cho phép tích chọn: 
    • Tự động phát hành
    • Khoá Mã số Hoá đơn GTGT 
    • Hoá đơn trước phát hành trước
    • Đính kèm phiên bản chuyển đổi hóa đơn
    • Đính kèm phiên bản thể hiện hóa đơn
    • Nhấn "Lưu" để hoàn thành bước 4.

Quy trình phát hành Hóa đơn Điện tử trên Viindoo 

Bước 1: Xác nhận Hóa đơn Dự thảo. Kiểm tra thông tin hóa đơn của khách hàng bao gồm mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn. Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng, nhấn "Xác nhận" để xác nhận hóa đơn dự thảo.

Bước 2: Phát hành Hóa đơn Điện tử. Trên giao diện hóa đơn đã vào sổ, nếu trạng thái là "Chưa phát hành," nhấn "Phát hành hóa đơn điện tử." Khi cảnh báo xuất hiện, nhấn "Đồng ý" để xác nhận. 

Bước 3: Gửi Hóa đơn đến Cơ quan Thuế để Cấp mã. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021, hãy gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã. 

Bước 4: Tải Hóa đơn Điện tử. Nhấn "Tải hóa đơn điện tử bản chuyển đổi" hoặc "Tải hóa đơn điện tử bản thể hiện" để lưu và xem hóa đơn ngay trên Viindoo. 

Bước 5: Đối Soát Công Nợ Sau khi Thanh Toán. Sau khi hóa đơn được đối soát công nợ, trạng thái hóa đơn của khách hàng trên Viindoo sẽ chuyển sang "Đã thanh toán." Trạng thái hóa đơn điện tử cũng sẽ chuyển sang "Đã thanh toán." 

Bước 6: Gửi Hóa đơn cho Khách hàng. Nhấn "In & Gửi" để gửi hóa đơn tới khách hàng. Một email tạo sẵn sẽ xuất hiện với thông tin số hóa đơn, giá trị và file hóa đơn đính kèm định dạng PDF và ZIP. Bạn có thể sử dụng mẫu email mặc định hoặc chỉnh sửa nội dung cho phù hợp rồi nhấn "In & Gửi" để hoàn tất việc gửi thông báo phát hành hóa đơn tới khách hàng.

export process

Quy trình xuất hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel trên Viindoo

Bạn đã sẵn sàn trải nghiệm Viindoo Invoicing?

Hãy bắt đầu NGAY BÂY GIỜ với các mô-đun cơ bản. Mở rộng cài đặt của bạn bất cứ lúc nào.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết quy trình xuất hóa đơn điện tử tại phần mềm Viindoo. Hy vọng bạn đã nắm vững quy trình và có thể áp dụng một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Nếu cần được tư vấn thêm về dịch vụ hóa đơn điện tử, hãy liên hệ với Viindoo ngay hôm nay! 

Hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn điện tử với phần mềm Viindoo
Nguyễn Phương Dung 13 tháng 6, 2024

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY