Quản lý tài liệu sản xuất là điều cần thiết để quản lý việc tạo, tạo phiên bản, phân phối và bảo mật tất cả các tài liệu cần thiết trong quá trình thiết kế, lập kế hoạch, sản xuất và chứng nhận sản phẩm. Bài đăng trên blog Viindoo này thảo luận về quản lý tài liệu cho sản xuất, chức năng, lợi ích và cách triển khai hiệu quả.
Quản lý tài liệu sản xuất là gì?
Quản lý thông tin trong sản xuất
Việc phát triển và kiểm soát các tài liệu cho sản phẩm và sản xuất là một khía cạnh quan trọng của quản lý thông tin trong các tổ chức sản xuất. Rất khó để quản lý việc tạo, tạo phiên bản, phân phối và bảo mật tất cả các tài liệu cần thiết để thiết kế, lập kế hoạch, sản xuất và chứng nhận sản phẩm cuối cùng nếu không có giải pháp tập trung và đáng tin cậy.
Các công cụ tài liệu rất quan trọng trong suốt vòng đời sản phẩm. Tạo và duy trì tài liệu có thể là một quy trình tốn kém và phức tạp, và trong một số ngành, tài liệu phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt. Các tài liệu được thực hiện đúng cách có thể mang lại lợi nhuận cao, đặc biệt là khi chúng hỗ trợ kinh doanh dịch vụ và chúng có thể có tuổi thọ cao, đôi khi còn vượt qua tuổi thọ của các sản phẩm mà chúng mô tả.
Quản lý thông tin trong sản xuất
Quản lý vòng đời sản phẩm
Hiện tại, nhiều công ty sử dụng hệ thống Quản lý Vòng đời Sản phẩm (PLM) để quản lý dữ liệu và tài liệu thiết kế sản phẩm của họ, nhưng họ thường không sử dụng cùng một hệ thống cho của mình Quản lý dữ liệu sản xuất. Trong khi hầu hết mọi người coi PLM là công cụ dành riêng cho quản lý tài liệu kỹ thuật, chúng tôi nhấn mạnh PLM là môi trường trung tâm để quản lý tất cả dữ liệu liên quan đến vòng đời của sản phẩm.
Một giải pháp PLM hợp nhất tạo ra một nguồn sự thật duy nhất và cho phép cả kỹ thuật và sản xuất sửa đổi, cộng tác và giao tiếp trong một hệ thống một cách hiệu quả. Bằng cách đó, quá trình chuyển đổi từ khái niệm sản phẩm sang đối tượng hữu hình được đảm bảo thực hiện chính xác, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Quản lý vòng đời sản phẩm
Lợi ích của việc quản lý tài liệu sản xuất
Chức năng quản lý văn bản
Một giải pháp PLM toàn diện cung cấp một vị trí tập trung nơi các nhân viên có liên quan từ các phòng ban khác nhau, chẳng hạn như kinh doanh, thiết kế, lập kế hoạch sản xuất và sản xuất, có thể tạo, cập nhật, truy cập, chia sẻ và sử dụng các công cụ để hỗ trợ tạo tài liệu thiết kế. Điều này bao gồm các tài liệu như thông số kỹ thuật, báo cáo phân tích, minh họa 2D/3D, bảng tính, kết quả kiểm tra, ấn phẩm kỹ thuật, Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), tài liệu kiểm tra và chất lượng, trang thiết lập, tài liệu công cụ và tài nguyên, hướng dẫn máy/chương trình NC, Hóa đơn kỹ thuật nguyên vật liệu (eBOM), hóa đơn nguyên vật liệu sản xuất (mBOM), quy trình sản xuất (mBOP), danh sách các bộ phận và tệp CAD/CAM.
Tất cả các tài liệu và ấn phẩm kỹ thuật này được lưu trữ trong cùng một hệ thống PLM với các thông tin liên quan đến sản phẩm khác. Nhân viên được ủy quyền có thể truy cập thông tin sản phẩm cập nhật như Hóa đơn nguyên vật liệu (BOM), danh sách các bộ phận và hình học 3D và làm việc hướng tới các mốc tương tự. Trong môi trường PLM tích hợp, thiết kế và tài liệu sản phẩm vẫn phù hợp với những thay đổi của sản phẩm, giảm thời gian và chi phí phát triển đồng thời cải thiện độ chính xác và hiệu quả của tài liệu.
Chức năng quản lý văn bản
Lợi ích của quản lý tài liệu
Các công ty sản xuất đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong hoạt động hàng ngày của họ, bao gồm cả việc quản lý một khối lượng lớn tài liệu. Việc tạo và kiểm soát tài liệu sản xuất và sản phẩm là một phần quan trọng trong quy trình quản lý thông tin của bất kỳ tổ chức sản xuất nào. Việc không quản lý việc tạo, lập phiên bản, phân phối và bảo mật tất cả các tài liệu cần thiết có thể dẫn đến giảm hiệu quả, tăng chi phí và các vấn đề về tuân thủ. Tuy nhiên, bằng cách triển khai một hệ thống quản lý tài liệu toàn diện, các công ty sản xuất có thể nhận ra những lợi ích đáng kể.
- Cải thiện hiệu quả: Quản lý tài liệu có thể giúp các công ty sản xuất hợp lý hóa các quy trình của họ bằng cách loại bỏ các quy trình dựa trên giấy tờ thủ công và tự động hóa quy trình công việc. Tự động hóa có thể giảm thiểu lỗi, giảm nhập dữ liệu thủ công và giúp đảm bảo rằng tài liệu phù hợp có sẵn cho đúng người vào đúng thời điểm. Bằng cách tập trung tất cả các tài liệu, nhân viên có thể truy cập chúng dễ dàng, giảm thời gian tìm kiếm thông tin quan trọng.
- Hợp tác nâng cao: Hợp tác là một khía cạnh thiết yếu của bất kỳ quy trình sản xuất nào và các hệ thống quản lý tài liệu có thể giúp điều đó trở nên dễ dàng hơn. Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp một vị trí tập trung để nhân viên truy cập và chỉnh sửa tài liệu đồng thời. Họ cũng có thể theo dõi các thay đổi và phiên bản tài liệu, giúp dễ dàng xem ai đã thực hiện những thay đổi nào và khi nào. Cộng tác sẽ hiệu quả hơn khi mọi người đang làm việc trên cùng một phiên bản của tài liệu và hệ thống quản lý tài liệu giúp điều đó trở nên khả thi.
- Giảm chi phí: Quản lý tài liệu có thể giảm đáng kể chi phí bằng cách loại bỏ nhu cầu về giấy, in và nhập dữ liệu thủ công. Nó cũng có thể giảm chi phí lao động bằng cách tự động hóa các tác vụ như định tuyến và phê duyệt tài liệu. Quản lý tài liệu cũng có thể giúp giảm chi phí tuân thủ bằng cách đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được cập nhật và tuân thủ các quy định.
- Ra quyết định tốt hơn: Một hệ thống quản lý tài liệu cung cấp thông tin chính xác, cập nhật cho tất cả các bên liên quan. Điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn, đặc biệt là khi lập kế hoạch và dự báo sản xuất. Khi mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin, việc đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và phân tích sẽ dễ dàng hơn.
Lợi ích của quản lý tài liệu
Cách triển khai quản lý tài liệu sản xuất
Quản lý tài liệu hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức sản xuất nào. Quản lý tài liệu không hiệu quả có thể dẫn đến lỗi, thông tin sai lệch và sự chậm trễ trong sản xuất, cuối cùng ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Đây là lý do tại sao việc triển khai một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ là điều cần thiết. Dưới đây là các bước thực hiện khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu cho ngành sản xuất .
- Đánh giá nhu cầu quản lý tài liệu
Bước đầu tiên trong việc triển khai quản lý tài liệu cho sản xuất là đánh giá nhu cầu quản lý tài liệu của tổ chức bạn. Điều này liên quan đến việc xác định các loại tài liệu được sử dụng trong quy trình sản xuất và các bên liên quan khác nhau, những người yêu cầu quyền truy cập vào các tài liệu này. Bạn cũng sẽ cần xác định các quy trình công việc liên quan đến việc tạo, phê duyệt và phân phối tài liệu. Đánh giá này sẽ giúp bạn xác định các tính năng và khả năng cần có trong hệ thống quản lý tài liệu.
- Chọn hệ thống quản lý tài liệu phù hợp
Khi bạn đã đánh giá nhu cầu quản lý tài liệu của mình, bạn cần chọn hệ thống quản lý tài liệu phù hợp. Hệ thống phù hợp phải phù hợp với nhu cầu quản lý tài liệu của tổ chức bạn, hỗ trợ quy trình làm việc của bạn và dễ sử dụng. Khi chọn một hệ thống, hãy xem xét các tính năng như lập phiên bản tài liệu, kiểm soát truy cập, khả năng tìm kiếm và tích hợp với phần mềm khác được sử dụng trong quy trình sản xuất. Ngoài ra, hãy xem xét chi phí, khả năng mở rộng và hỗ trợ do nhà cung cấp cung cấp.
- Đào tạo nhân viên về quản lý tài liệu
Đào tạo nhân viên của bạn về quản lý tài liệu là điều cần thiết để triển khai thành công hệ thống quản lý tài liệu. Điều này liên quan đến việc giáo dục nhân viên về cách sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, bao gồm cách tạo, truy cập và chia sẻ tài liệu. Cung cấp các buổi đào tạo, hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn trực tuyến để đảm bảo rằng nhân viên hiểu cách sử dụng hệ thống. Bạn cũng có thể chỉ định một thành viên trong nhóm làm người đứng đầu về quản lý tài liệu để cung cấp hỗ trợ liên tục và trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên có thể có.
Cách triển khai quản lý tài liệu cho sản xuất
>>>> Xem thêm: là gì Hệ thống MRP dành cho doanh nghiệp nhỏ?
Quản lý tài liệu Viindoo Manufacturing
Viindoo Sản xuất hệ thống phần mềm là giải pháp toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý sản xuất của doanh nghiệp hiện đại. Phần mềm hợp lý hóa các quy trình, tối ưu hóa hiệu suất và số hóa các hoạt động từ lập kế hoạch đến cung cấp. Nó tích hợp tất cả các tính năng vào một nền tảng và cung cấp khả năng mở rộng và tích hợp không giới hạn với các thiết bị ngoại vi, khiến nó trở thành một phần mềm cho ngành sản xuất .
Phần mềm bao gồm các tính năng chính như quản lý sản xuất, tính giá thành sản phẩm, phần mềm ERP và khả năng theo dõi tiến độ sản xuất. Nó cung cấp các giải pháp toàn diện cho nhiều ngành công nghiệp và quản lý tất cả các nguồn lực sản xuất, bao gồm cả thiết bị máy móc và nguồn nhân lực. Phần mềm Viindoo Manufacturing cung cấp cho doanh nghiệp lịch trình sản xuất có thể tùy chỉnh và ghi nhận mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế, so sánh với định mức kế hoạch và tính giá thành thực tế dựa trên vật tư tiêu hao ở từng công đoạn.
Hệ thống báo cáo toàn diện và theo thời gian thực của phần mềm Viindoo Manufacturing tạo ra các báo cáo chi tiết về việc sử dụng vật liệu, hao mòn của máy móc và tự động hóa việc lập kế hoạch kiểm tra chất lượng và bảo trì. Phần mềm còn kết hợp với Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng để dự báo, đề xuất và ghi nhận lượng nguyên vật liệu đầu vào trong từng chu kỳ sản xuất, giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Phần mềm Viindoo Manufacturing
Tóm lại, việc triển khai một hệ thống quản lý tài liệu sản xuất toàn diện là bắt buộc đối với các công ty sản xuất đang tìm cách tối ưu hóa hoạt động và tăng lợi nhuận của họ. Hy vọng, blog trên là hữu ích cho bạn. Theo dõi blog Viindoo để có thêm thông tin chi tiết có giá trị.
