Quản lý tài liệu là gì? Hướng dẫn đầy đủ về quản lý tài liệu​

Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu đề cập đến việc lưu trữ, tổ chức, truy xuất và chia sẻ có hệ thống các tài liệu điện tử và vật lý. Quá trình bắt đầu với việc chụp tài liệu, bao gồm quét hoặc nhập tài liệu vào hệ thống. Khi ở trong hệ thống, các tài liệu được lập chỉ mục và siêu dữ liệu được thêm vào để cho phép tìm kiếm và truy xuất dễ dàng.

Quản lý tài liệu là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình, đặc biệt là đối với quản lý văn phòng trong thời đại 4.0 này. Khối lượng dữ liệu mà các doanh nghiệp tạo ra tiếp tục tăng theo cấp số nhân. Sự phức tạp ngày càng tăng của dữ liệu, cùng với các yêu cầu tuân thủ quy định, khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo kịp.

Tầm quan trọng của quản lý tài liệu

Trên thực tế, không nhiều doanh nghiệp hiểu được lợi ích quản lý tài liệu . Quản lý tài liệu giúp hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, bao gồm giảm chi phí, cải thiện hiệu quả và tăng năng suất cũng như bảo mật. Bằng cách sắp xếp tài liệu ở một vị trí trung tâm, nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin họ cần, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

Tuân thủ và Quy định

Các doanh nghiệp thường được yêu cầu tuân thủ các yêu cầu tuân thủ và quy định khác nhau, đây có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Quản lý tài liệu của công ty giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ bằng cách đảm bảo rằng các tài liệu phù hợp được lưu giữ và có thể truy cập khi cần.

Tiết kiệm thời gian và hiệu quả

Quản lý tài liệu loại bỏ nhu cầu tìm kiếm và sắp xếp tài liệu thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Với tính năng quản lý tài liệu, nhân viên có thể truy cập tài liệu nhanh chóng và dễ dàng, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đặc biệt, giải pháp này là một công cụ đắc lực cho các công ty có nhu cầu quản lý tài liệu dự án.

Xem thêm: Cách viết dãy số Trường hợp kinh doanh trong quản lý dự án

Tiết kiệm chi phí

Giải pháp quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí theo nhiều cách. Bằng cách giảm nhu cầu về không gian lưu trữ vật lý và các chi phí nộp đơn và truy xuất liên quan, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền. Ngoài ra, quản lý tài liệu có thể giảm nguy cơ tài liệu bị mất hoặc thất lạc, điều này có thể dẫn đến chi phí kiện tụng tốn kém.

Quản lý tài liệu hoạt động như thế nào

Chụp và quét tài liệu

Quản lý tài liệu bắt đầu bằng việc chụp tài liệu, bao gồm quét hoặc nhập tài liệu vào hệ thống. Sau khi được quét, các tài liệu được chuyển đổi thành định dạng điện tử và siêu dữ liệu được thêm vào để cho phép tìm kiếm và truy xuất dễ dàng.

Lưu trữ và truy xuất tài liệu

Sau khi các tài liệu được chụp và lập chỉ mục, chúng được lưu trữ ở một vị trí tập trung để dễ dàng truy xuất. Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để lưu trữ tài liệu, bao gồm lưu trữ dựa trên đám mây và máy chủ tại chỗ. Vì vậy, doanh nghiệp có thể dần chuyển sang tinh gọn văn phòng không cần giấy tờ.

Bảo mật tài liệu và kiểm soát truy cập

Bảo mật tài liệu là rất quan trọng và các hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số cung cấp nhiều biện pháp bảo mật khác nhau để đảm bảo rằng tài liệu được an toàn. Kiểm soát truy cập đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập các tài liệu cụ thể và mã hóa bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép.

Khi nào doanh nghiệp cần quản lý tài liệu?

Một doanh nghiệp có thể cần quản lý tài liệu khi họ phải đối mặt với những thách thức liên quan đến việc quản lý khối lượng lớn thông tin và tài liệu. Một số tình huống cụ thể mà doanh nghiệp có thể yêu cầu quản lý tài liệu bao gồm:

• Khó sắp xếp tài liệu: Nếu một doanh nghiệp có một số lượng lớn tài liệu không được sắp xếp, điều đó có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực khi cố gắng xác định vị trí các tài liệu cụ thể.
• Yêu cầu tuân thủ: Nhiều ngành có quy định nghiêm ngặt yêu cầu doanh nghiệp theo dõi các tài liệu quan trọng, chẳng hạn như hợp đồng, báo cáo tài chính và hồ sơ nhân viên. Quản lý tài liệu có thể giúp đảm bảo rằng các tài liệu này được lưu trữ và quản lý tuân thủ các quy định có liên quan.
• Hợp tác và làm việc theo nhóm: Nếu một doanh nghiệp có nhiều thành viên trong nhóm cần truy cập vào cùng một tài liệu, thì việc theo dõi các thay đổi và cập nhật có thể là một thách thức. Giải pháp quản lý tài liệu và Phần mềm quản lý nơi làm việc có thể cung cấp các công cụ cộng tác cho phép các thành viên trong nhóm làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu.
• Bảo mật và bảo mật: Một số tài liệu có thể chứa thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như dữ liệu tài chính, thông tin khách hàng hoặc dữ liệu độc quyền. Hệ thống quản lý tài liệu có thể cung cấp các tính năng bảo mật giúp bảo vệ thông tin này khỏi bị truy cập hoặc đánh cắp trái phép.
• Làm việc từ xa: Với nhiều doanh nghiệp chấp nhận làm việc từ xa, điều cần thiết là phải cập nhật Kỹ năng quản lý văn phòng cũng như một hệ thống tại chỗ cho phép nhân viên truy cập và làm việc trên các tài liệu từ mọi nơi. Hệ thống quản lý tài liệu có thể cung cấp các giải pháp dựa trên đám mây giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập tài liệu từ mọi nơi có kết nối internet.
  

Nhìn chung, quản lý tài liệu có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình bằng cách cung cấp một cách hiệu quả và có tổ chức để quản lý thông tin và tài liệu của họ. Do đó, các doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý tài liệu Bất cứ lúc nào.

Câu hỏi thường gặp về quản lý tài liệu

• Quản lý tài liệu có giống với quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) không?

Phần mềm quản lý tài liệu chủ yếu tập trung vào việc thu thập, lưu trữ và tự động hóa luồng tài liệu trong các quy trình kinh doanh. Ngược lại, quản lý tài liệu doanh nghiệp (hoặc quản lý nội dung doanh nghiệp) bao gồm nhiều khả năng hơn, chẳng hạn như quản lý nội dung web và quản lý nội dung xã hội, đồng thời được hướng tới các doanh nghiệp lớn hơn do sự phức tạp, chi phí và thời gian cần thiết để cấp phép và cấu hình. Do đó, ECM thường không phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu cầu các giải pháp quản lý tài liệu đơn giản.

• Ai chịu trách nhiệm quản lý tài liệu trong một doanh nghiệp?

Trong các tổ chức lớn hơn, việc quản lý tài liệu thường được giám sát bởi một cá nhân tận tâm, chẳng hạn như người quản lý hồ sơ hoặc quản trị viên kiểm soát tài liệu. Ngược lại, các doanh nghiệp nhỏ hơn thường có người quản lý văn phòng hoặc chủ doanh nghiệp đảm nhận trách nhiệm này.
Tuy nhiên, nhiều công ty rơi vào đâu đó ở giữa, với một thành viên trong nhóm quản lý hệ thống, thường là quản lý bộ phận CNTT hoặc nhân sự. Những cá nhân này thường thành thạo trong việc sử dụng phần mềm quản lý để thực hiện nhiệm vụ của họ và có hiểu biết vững chắc về bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định.

• Các hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở có an toàn để sử dụng không?

Nhìn chung, các hệ thống quản lý tài liệu nguồn mở có thể là một giải pháp an toàn và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp có chuyên môn kỹ thuật và nguồn lực để triển khai và duy trì chúng một cách hiệu quả. Như với bất kỳ phần mềm nào, điều cần thiết là tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, đánh giá các tính năng bảo mật, đồng thời thường xuyên cập nhật và bảo trì hệ thống để giảm thiểu rủi ro bảo mật.

Tóm lại, quản lý tài liệu là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc với tài liệu của họ, cải thiện khả năng cộng tác, tăng cường bảo mật dữ liệu và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định. Cho dù bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ hay là thành viên của một doanh nghiệp lớn, thì việc hiểu quản lý tài liệu là rất quan trọng, vì khái niệm quản lý tài liệu không chỉ dừng lại ở việc thu thập và lưu trữ tài liệu. Theo dõi Viindoo để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về quản lý doanh nghiệp!