Phần mềm hệ thống quản lý văn bản đang trở thành một thuật ngữ ngày càng phổ biến hiện nay. Trong bài viết này của Viindoo, chúng ta sẽ khám phá mọi thứ bạn cần biết về phần mềm quản lý tài liệu, bao gồm nó là gì, các tính năng và ưu điểm chính của nó, cách chọn phần mềm phù hợp và danh sách các hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất năm 2023.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu là gì?
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô phải xử lý một lượng tài liệu quá lớn. Từ hóa đơn đến hợp đồng và hồ sơ nhân viên, các công ty phải quản lý và lưu trữ lượng dữ liệu ngày càng tăng. Đây là lúc phần mềm quản lý tài liệu phát huy tác dụng. Vì vậy, quản lý tài liệu?
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và theo dõi tài liệu của mình. Loại phần mềm này được thiết kế để giúp các công ty hợp lý hóa quy trình xử lý tài liệu của họ, giúp nhân viên truy cập, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu dễ dàng hơn. Nó cũng tạo điều kiện tốt hơn quản lý văn phòng của các doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý tài liệu thường bao gồm các tính năng như kiểm soát phiên bản tài liệu, tìm kiếm và truy xuất tài liệu, lưu trữ tài liệu và cộng tác tài liệu. Với các tính năng này, doanh nghiệp có thể sắp xếp tài liệu của mình ngăn nắp, giảm nguy cơ mất hoặc hỏng tệp và nâng cao năng suất.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu là gì?Các loại phần mềm hệ thống quản lý tài liệu
Có hai loại phần mềm quản lý tài liệu chính: tại chỗ và dựa trên đám mây. phần mềm quản lý tài liệu tại chỗ được cài đặt trên các máy chủ cục bộ của công ty và được quản lý bởi bộ phận CNTT của công ty. Loại phần mềm này cung cấp cho doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát dữ liệu của họ và cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi chi phí trả trước đáng kể và bảo trì liên tục.
Mặt khác, Phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây được lưu trữ trên đám mây và được truy cập qua internet. Loại phần mềm này đang ngày càng trở nên phổ biến vì nó tiết kiệm chi phí hơn và ít cần hỗ trợ CNTT hơn. phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây thường được cung cấp trên cơ sở đăng ký, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có giá phải chăng hơn.
Các loại phần mềm hệ thống quản lý tài liệuXem thêm: Top 9+ đẹp nhấtphần mềm quản lý văn phòng cho doanh nghiệp
Các tính năng chính của phần mềm hệ thống quản lý tài liệu
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu đi kèm với một loạt các tính năng có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp theo nhiều cách. Dưới đây là một số tính năng quan trọng nhất cần tìm khi chọn một phần mềm quản lý tài liệu.
Lưu trữ và tổ chức tài liệu
Một trong những tính năng thiết yếu nhất của phần mềm quản lý tài liệu là lưu trữ và tổ chức tài liệu. Tính năng này cho phép doanh nghiệp lưu trữ tất cả tài liệu của họ ở một vị trí trung tâm, giúp truy cập và quản lý dễ dàng hơn. Hệ thống quản lý thư viện tài liệu cũng cho phép các doanh nghiệp phân loại và sắp xếp tài liệu của họ theo cách có ý nghĩa đối với hoạt động của họ.
Sắp xếp và Lưu trữ Văn bản trong Hệ thống Phần mềm Quản lý Văn bảnKiểm soát phiên bản tài liệu
Document version control allows businesses to track all changes made to a document over time and ensures that employees are working on the most up-to-date version. This feature helps to reduce errors and inconsistencies in document management.
Tìm kiếm và truy xuất tài liệu
Tìm kiếm và truy xuất tài liệu là những tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý tài liệu. Nó cho phép nhân viên tìm kiếm các tài liệu cụ thể dựa trên từ khóa, thẻ hoặc các tham số khác. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất bằng cách cho phép nhân viên nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần.
Hợp tác tài liệu
Cộng tác tài liệu là một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý tài liệu. Nó cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời trên một tài liệu, cho phép nhân viên chia sẻ phản hồi, thực hiện các thay đổi và cộng tác hiệu quả hơn. Tính năng này có thể nâng cao đáng kể tinh thần đồng đội và năng suất.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu
Có rất nhiều lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu. Dưới đây là một số lợi thế đáng kể nhất:
Tăng hiệu quả
Phần mềm quy trình quản lý tài liệu hợp lý hóa các quy trình liên quan đến tài liệu, giúp nhân viên truy cập và chia sẻ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tính năng này giúp giảm thời gian tìm kiếm tài liệu và nâng cao năng suất tổng thể.
Xem thêm: Văn phòng không cần giấy tờ là gì? Lợi ích và cách xây dựng hiệu quả
An ninh nâng cao
Phần mềm quản lý tài liệu giúp bảo vệ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm bằng cách cung cấp khả năng lưu trữ an toàn và quyền truy cập có kiểm soát vào tài liệu. Nó cho phép doanh nghiệp đặt quyền truy cập và giám sát hoạt động của tài liệu, giảm nguy cơ vi phạm dữ liệu và truy cập trái phép.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu tăng cường bảo mật dữ liệuCải thiện tuân thủ
Nhiều ngành có quy định cụ thể về quản lý và lưu trữ tài liệu. Một hệ thống phần mềm quản lý tài liệu có thể giúp các doanh nghiệp tuân thủ bằng cách cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu có tổ chức và an toàn.
Tiết kiệm chi phí
Phần mềm quản lý tài liệu cũng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền. Bằng cách giảm thời gian và tài nguyên dành cho các nhiệm vụ quản lý tài liệu thủ công, doanh nghiệp có thể phân bổ các tài nguyên đó cho các khu vực khác của tổ chức. Ngoài ra, phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây tiết kiệm chi phí hơn so với các giải pháp tại chỗ, khiến nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Cách chọn phần mềm hệ thống quản lý tài liệu phù hợp
Việc chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp có thể là một thách thức, với rất nhiều tùy chọn có sẵn trên thị trường. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp cho doanh nghiệp của mình:
Xác định nhu cầu kinh doanh của bạn
Bước đầu tiên trong việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp là xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Xem xét các yếu tố như quy mô tổ chức của bạn, số lượng tài liệu bạn xử lý và ngân sách của bạn.
Xem thêm: Tinh Kỹ Năng Quản Lý Văn Phòng Bạn Không Thể Bỏ Qua
Đánh giá các tính năng và chức năng
Khi bạn đã xác định nhu cầu kinh doanh của mình, hãy đánh giá các tính năng và chức năng của phần mềm quản lý tài liệu mà bạn đang xem xét. Đảm bảo rằng nó bao gồm các tính năng cần thiết như lưu trữ tài liệu, kiểm soát phiên bản, tìm kiếm và truy xuất cũng như cộng tác. Ngoài ra, hãy xem xét các tính năng bổ sung có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu và tích hợp với các công cụ kinh doanh khác.
Đánh giá tính năng khi lựa chọn Phần mềm Hệ thống quản lý văn bảnXem xét bảo mật và tuân thủ
Bảo mật và tuân thủ là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn một hệ thống quản lý tài liệu . Hãy tìm phần mềm cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và theo dõi kiểm toán. Ngoài ra, hãy xem xét liệu phần mềm có tuân thủ các quy định cụ thể của ngành như HIPAA hoặc GDPR hay không.
Đánh giá hỗ trợ và đào tạo
Cuối cùng, đánh giá các tùy chọn hỗ trợ và đào tạo do nhà cung cấp phần mềm quản lý tài liệu cung cấp. Tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng xuất sắc, bao gồm hỗ trợ qua điện thoại và email cũng như các tài nguyên trực tuyến như cơ sở kiến thức và hướng dẫn bằng video. Ngoài ra, hãy xem xét liệu nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ đào tạo và giới thiệu để giúp nhóm của bạn bắt đầu và hoạt động nhanh chóng hay không.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất năm 2023
Có rất nhiều tùy chọn phần mềm quản lý tài liệu có sẵn trên thị trường, khiến việc lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn trở nên khó khăn. Dưới đây là danh sách hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất cho năm 2023:
Box
Giá: từ $15 mỗi người dùng/tháng
Box là hệ thống quản lý tài liệu hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp hiệu quả để quản lý và cộng tác trên tài liệu một cách an toàn. Nó cung cấp một vị trí tập trung để lưu trữ tài liệu, có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm. Với các tính năng thiết yếu như kiểm soát phiên bản, tìm kiếm và truy xuất tài liệu, cũng như quyền truy cập, Box đảm bảo duy trì tính bảo mật và tuân thủ dữ liệu.
Phần mềm này được tích hợp với các công cụ kinh doanh khác như Salesforce, Google Workspace và Microsoft Office, mang đến một môi trường hợp tác và hiệu quả hơn. Box cũng tích hợp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và theo dõi kiểm tra để đảm bảo bảo vệ các tài liệu nhạy cảm.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu BoxDropbox
Giá cả: từ $16,58 / tháng
Dropbox cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây để lưu trữ và chia sẻ tài liệu an toàn và hiệu quả. Nền tảng này cung cấp một vị trí tập trung để quản lý tất cả các loại tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức, truy cập và cộng tác tài liệu từ bất kỳ vị trí nào.
Dropbox cung cấp các tính năng như kiểm soát phiên bản, xem trước tài liệu và nhận xét, cho phép các nhóm cộng tác liền mạch. Nó cũng tích hợp với các công cụ kinh doanh khác như Slack và Microsoft Office, giúp nâng cao năng suất và sự cộng tác. Dropbox ưu tiên bảo mật dữ liệu và cung cấp các tính năng như xác thực hai yếu tố, xóa thiết bị từ xa và chuyển mã hóa để bảo vệ các tài liệu nhạy cảm.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu DropboxMicrosoft SharePoint
Giá: từ $5 / tháng
Microsoft SharePoint là một phần mềm quản lý tài liệu tại chỗ và dựa trên đám mây cung cấp các tính năng lưu trữ tài liệu, cộng tác và tự động hóa quy trình làm việc. Nó tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác của Microsoft và cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu.
Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu Microsoft SharePointGoogle Drive
Giá cả: Miễn phí cho 30GB
Google Drive là phần mềm quản lý tài liệu miễn phí, dựa trên đám mây được thiết kế để giúp các doanh nghiệp lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Nó cung cấp một giải pháp toàn diện bao gồm các tính năng như lập phiên bản tệp, cộng tác tài liệu và kiểm soát truy cập, khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho các nhóm làm việc từ xa.
Google Drive là một phần của bộ năng suất Google Workspace, có nghĩa là nó được tích hợp liền mạch với các công cụ kinh doanh khác như Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, giúp nâng cao khả năng cộng tác và năng suất. Google Drive cũng ưu tiên bảo mật dữ liệu, cung cấp các tính năng như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và xóa từ xa để đảm bảo rằng các tài liệu nhạy cảm được an toàn khỏi bị truy cập trái phép.
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu Google DriveTóm lại, phần mềm quản lý tài liệu là một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp xử lý một khối lượng lớn tài liệu điện tử. Bằng cách chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình làm việc với tài liệu của mình và nâng cao năng suất tổng thể. Theo dõi Viindoo để có thêm nhiều bài viết hữu ích về chủ đề quản lý doanh nghiệp.
