Top 7 Phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án miễn phí và dễ sử dụng

Lựa chọn và áp dụng đúng Phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án thực sự khó khăn cho các doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số hiện nay. Vì vậy, trong bài đăng trên blog này,  Viindoo sẽ cung cấp cho bạn top 7+ phần mềm và tiêu chí để lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm Bảng điều khiển quản lý dự án là một công cụ kỹ thuật số cung cấp biểu diễn trực quan về dữ liệu, số liệu và chỉ số hiệu suất của dự án trong thời gian thực. Nó trình bày thông tin chính ở định dạng ngắn gọn và dễ hiểu, cho phép người quản lý dự án theo dõi tiến độ, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt.

Tầm quan trọng của việc sử dụng bảng điều khiển quản lý dự án, bao gồm:

• Cải thiện giao tiếp: Phần mềm quản lý bảng điều khiển tạo điều kiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và khách hàng bằng cách cung cấp các cập nhật theo thời gian thực về tiến độ và hiệu suất của dự án.
• Tăng hiệu quả: Với Bảng điều khiển quản lý dự án, người quản lý dự án có thể nhanh chóng xác định các nút thắt cổ chai, dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định kịp thời để giữ cho dự án đi đúng hướng.
• Nâng cao trách nhiệm giải trình: Bằng cách trực quan hóa dữ liệu và số liệu dự án, phần mềm quản lý dự án bảng điều khiển thúc đẩy trách nhiệm giải trình giữa các thành viên trong nhóm, cho phép họ nắm quyền sở hữu các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
• Ra quyết định tốt hơn: Với Bảng điều khiển quản lý dự án, người quản lý dự án có quyền truy cập vào thông tin quan trọng cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt và điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần.
  

Chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất với bảng điều khiển cho dự án của bạn có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức vì có nhiều yếu tố cần xem xét. Dưới đây là một số tiêu chí và yếu tố cần xem xét khi chọn bảng điều khiển phù hợp cho nhóm của bạn:

1. Tính năng: Xem xét các tính năng được cung cấp bởi mỗi bảng điều khiển và liệu chúng có phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn hay không. Tìm kiếm các công cụ cung cấp các tính năng quản lý tác vụ nâng cao, cộng tác nhóm và lập kế hoạch dự án.
   
2. Dễ sử dụng: Bảng điều khiển phải thân thiện với người dùng và dễ điều hướng. Hãy tìm những công cụ có giao diện đơn giản và trực quan, đồng thời cung cấp các hướng dẫn hoặc tài liệu hữu ích.
   
3. Tích hợp: Trang tổng quan có thể tích hợp với các công cụ và dịch vụ khác mà nhóm của bạn đang sử dụng, chẳng hạn như ứng dụng nhắn tin hoặc phần mềm quản lý dự án.
   
4. Chi phí: Xem xét chi phí của từng bảng điều khiển và liệu nó có phù hợp với ngân sách của bạn hay không. Một số công cụ cung cấp phiên bản miễn phí, trong khi những công cụ khác yêu cầu phí đăng ký.
5. Tùy chỉnh: Tìm kiếm các công cụ cho phép bạn tùy chỉnh bảng điều khiển để phù hợp với quy trình làm việc và tùy chọn của nhóm. Điều này có thể bao gồm khả năng thêm trường tùy chỉnh, tạo mẫu tùy chỉnh hoặc điều chỉnh bố cục.
   

1. Quy mô nhóm: Xem xét quy mô nhóm của bạn và liệu phần mềm quản lý bảng điều khiển có thể đáp ứng nhu cầu của nhóm bạn hay không. Một số công cụ có thể phù hợp hơn cho các nhóm nhỏ hơn, trong khi những công cụ khác được thiết kế cho các tổ chức lớn hơn.
2. Độ phức tạp của dự án: Xem xét mức độ phức tạp của dự án và liệu bảng điều khiển có cung cấp các tính năng và công cụ cần thiết để quản lý dự án một cách hiệu quả hay không. Các dự án phức tạp hơn có thể yêu cầu các công cụ quản lý và lập kế hoạch dự án tiên tiến hơn.
3. Nhu cầu dành riêng cho ngành: Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể có các nhu cầu hoặc yêu cầu cụ thể mà bảng điều khiển phải đáp ứng. Ví dụ: nếu bạn làm việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm, bạn có thể cần một bảng điều khiển hỗ trợ các phương pháp phát triển nhanh.

1. Đánh giá nhu cầu của nhóm của bạn và xác định các tính năng và công cụ chính cần thiết để quản lý dự án của bạn một cách hiệu quả.
   
2. Xem xét các yếu tố cụ thể có thể ảnh hưởng đến quyết định của bạn, chẳng hạn như quy mô nhóm, độ phức tạp của dự án và nhu cầu cụ thể của ngành.
   
3. Thử nghiệm các trang tổng quan khác nhau để cảm nhận về các tính năng, chức năng và mức độ dễ sử dụng của chúng.
4. Đọc các bài đánh giá và phản hồi của người dùng để biết cách mỗi bảng điều khiển hoạt động cho các nhóm khác trong các tình huống tương tự.
5. Tận dụng các bản dùng thử hoặc trình diễn miễn phí để xem cách mỗi bảng điều khiển hoạt động trong thực tế.

Bằng cách xem xét các tiêu chí, yếu tố và mẹo này, bạn có thể chọn Phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án tốt nhất cho nhu cầu của nhóm và quản lý dự án của mình một cách hiệu quả.

Mô tả: Viindoo là một công cụ cộng tác trực quan để lập kế hoạch cho các nhiệm vụ và dự án. Mặc dù thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển phần mềm linh hoạt, pmp là gì này cũng được sử dụng trong các bộ phận khác như tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ và nhân sự,...

• Theo dõi và bám sát tiến độ công việc: Lập kế hoạch và quản lý các công việc theo thứ tự ưu tiên; Theo dõi tiến độ công việc của từng nhân viên: công việc, thời gian thực hiện, đến hạn, quá hạn,…; Ghi nhận thời gian làm việc thực tế thay vì thời gian có mặt của nhân viên nhờ tích hợp ghi nhật ký chấm công ngay trên tác vụ.
• Chuẩn hóa quy trình làm việc: Tùy chỉnh & kéo thả đến từng giai đoạn công việc trên giao diện Kanban; Thiết lập quy trình quản lý công việc khoa học. Phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, phát hiện ngay vấn đề để giải quyết.; Tự động gửi email cập nhật khi giai đoạn của nhiệm vụ thay đổi.
• Hợp tác làm việc, thông tin minh bạch: Phân chia khối lượng công việc và phối hợp thực hiện giữa các bộ phận trên cùng một giao diện phần mềm. 
• Dự báo nguồn lực doanh nghiệp: Phân bổ nguồn lực, giao nhiệm vụ cho người hoặc bộ phận phụ trách; Chuẩn bị dự báo thời gian và thời hạn cho từng dự án; Tiến độ của dự án được cập nhật đầy đủ trên bảng theo dõi và liên kết đến OKR.
• Hệ thống báo cáo sinh động, tức thời: Biến các số liệu thống kê nhàm chán thành các biểu đồ, bảng biểu rõ ràng, trực quan, sinh động, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực; Xem báo cáo theo đa tiêu chí với các nhóm và bộ lọc: nhân viên, trạng thái, thời gian thực hiện, deadline,…

Giải pháp được định giá cho mỗi người dùng và trên cơ sở đăng ký hàng tháng.

Những câu chuyện tuyệt vời có một tính cách. Cân nhắc kể một câu chuyện tuyệt vời thể hiện cá tính. Viết một câu chuyện có cá tính cho khách hàng tiềm năng sẽ giúp tạo mối quan hệ kết nối. Điều này thể hiện trong những điều kỳ quặc nhỏ như lựa chọn từ hoặc cụm từ. Viết từ quan điểm của bạn, không phải từ kinh nghiệm của người khác.

Những câu chuyện tuyệt vời dành cho tất cả mọi người. Nếu bạn cố gắng viết cho nhiều đối tượng độc giả nói chung, câu chuyện của bạn sẽ nghe có vẻ giả tạo và thiếu cảm xúc. Sẽ không ai quan tâm. Viết cho một người. Nếu nó là chính hãng cho một cái, nó là chính hãng cho phần còn lại.

Asana là một nền tảng cho phép các nhóm quản lý công việc của họ một cách hiệu quả, cho dù đó là nhiệm vụ hàng ngày hay các sáng kiến ​​chiến lược phức tạp hơn. Bằng cách sử dụng Asana, các nhóm có thể tăng cường sự tự tin, làm việc hiệu quả hơn và đạt được kết quả tốt hơn với ít tài nguyên hơn, bất kể vị trí của họ hoặc số lượng phòng ban tham gia vào dự án.

Đã đến lúc chuyển từ các bảng tính rời rạc và giao tiếp qua email, đồng thời cho phép các nhóm cộng tác và giao tiếp hiệu quả hơn tại một địa điểm duy nhất. Với Asana, không quan trọng có bao nhiêu nhóm hoặc phòng ban khác nhau tham gia vào một dự án, họ có thể chia sẻ thông tin, phân công trách nhiệm với các nhiệm vụ, hợp nhất các công việc liên quan, chia sẻ tệp, nhận cập nhật ngay lập tức về các nhiệm vụ và dự án, đồng thời thiết lập quan hệ chéo hiệu quả. quy trình công việc chức năng.

Asana tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến trình sáng kiến ​​một cách dễ dàng và cung cấp một cái nhìn tổng quan chính xác về tiến trình hướng tới các mục tiêu. Bạn có thể nhanh chóng báo cáo tiến độ dự án bằng cách sử dụng tính năng báo cáo công việc theo thời gian thực, giúp tăng cường tính minh bạch cho các nhóm và các bên liên quan.

Thứ hai là một nền tảng quản lý dự án và công việc đã nhận được giải thưởng về tính hiệu quả của nó. Nó được thiết kế để hỗ trợ các nhóm thuộc mọi quy mô lập kế hoạch, ưu tiên, quản lý và thực hiện công việc của họ hiệu quả hơn. Nền tảng này có nhiều giải pháp khác nhau cho các trường hợp sử dụng khác nhau, bao gồm tiếp thị, bán hàng, vận hành, CNTT, nhân sự, v.v. Nó có thể tùy chỉnh và không yêu cầu hoặc ít mã hóa, đồng thời cung cấp hơn 200 mẫu phục vụ cho các kiểu người dùng khác nhau.

Giao diện trực quan và dễ hiểu, thúc đẩy môi trường cộng tác nơi các thành viên trong nhóm có thể phân công nhiệm vụ, tạo kế hoạch dự án, thiết lập các phụ thuộc và thời hạn, giao tiếp trong thời gian thực, chia sẻ tệp, v.v.

Các tính năng năng suất do Thứ Hai cung cấp rất đa dạng và nhằm hợp lý hóa quy trình công việc, tăng cường cộng tác giữa các nhóm cũng như tối ưu hóa việc quản lý thời gian và tài nguyên. Người dùng có thể hưởng lợi từ tính năng tự động hóa không dùng mã giúp loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, tích hợp hợp nhất mọi ứng dụng và công cụ vào một nơi cũng như tính năng báo cáo nâng cao hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nhiều tùy chọn xem như biểu đồ Gantt và Quản lý dự án Kanban có sẵn để tạo điều kiện điều hướng dự án từ đầu đến cuối và bảng điều khiển trực quan giúp người quản lý theo dõi tiến độ, thời gian và ngân sách một cách dễ dàng.

Nền tảng này phù hợp để quản lý mọi thứ, từ các dự án hoặc quy trình công việc đơn giản đến phức tạp và có thể áp dụng như nhau cho các nhóm nội bộ và nhân viên từ xa.

Wrike là một nền tảng trực tuyến để quản lý dự án, lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và SMB có nhóm từ 20 người trở lên. Nó cung cấp các tính năng như quản lý dự án biểu đồ Gantt, chế độ xem khối lượng công việc, lịch, cập nhật theo thời gian thực và bảng điều khiển tùy chỉnh cho phép quản lý tài nguyên. 

Người dùng có thể sắp xếp công việc của họ bằng cách sử dụng các thư mục, dự án và nhiệm vụ và tự động phân công chúng dựa trên trạng thái nhiệm vụ. Wrike dành cho các nhà tiếp thị là một sản phẩm riêng biệt cung cấp các mẫu chuyên dụng, công cụ kiểm tra và tiện ích mở rộng của Adobe. Wrike tích hợp với nhiều công cụ bao gồm SalesForce, Dropbox, Slack và Adobe Creative Cloud, đồng thời cung cấp API mở. 

Nó phù hợp cho các nhóm tiếp thị, vận hành, sáng tạo và CNTT có quy mô từ trung bình đến lớn. Nền tảng này được định giá cho mỗi người dùng và có sẵn thông qua mô hình đăng ký hàng tháng.

MeisterTask là một giải pháp quản lý dự án và nhiệm vụ có sẵn trên đám mây và phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Các bảng dự án được thiết kế theo kiểu Kanban và có thể được tùy chỉnh để hỗ trợ các quy trình công việc linh hoạt khác nhau, làm cho bảng này trở thành lựa chọn lý tưởng cho các nhóm, phòng ban hoặc ngành. 

MeisterTask cung cấp một bảng điều khiển cho phép người dùng xem các hoạt động hiện tại và các dự án đang hoạt động của họ. Nó cũng có một công cụ lập bản đồ tư duy trực tuyến giúp người dùng tạo kế hoạch dự án và cộng tác với các thành viên trong nhóm. Người dùng có thể thảo luận chi tiết công việc với đồng nghiệp của họ, chỉ định ngày đến hạn, tải tệp lên và tạo danh sách kiểm tra.

Bằng cách xem xét các tiêu chí, yếu tố và mẹo này, bạn có thể chọn phần mềm bảng điều khiển quản lý cho nhu cầu của nhóm và quản lý dự án của mình một cách hiệu quả. Airtable là một công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các bộ phận của các công ty lớn hơn tập trung vào tổ chức và cộng tác dữ liệu. Nó sử dụng định dạng bảng tính để tổ chức dữ liệu và cho phép người dùng liên kết dữ liệu liên quan, chẳng hạn như danh bạ với công ty của họ hoặc mặt hàng trong kho với nhà cung cấp của họ. 

Nó tương thích với nhiều thiết bị, cho phép người dùng xem dữ liệu dưới dạng bảng tính trên máy tính để bàn hoặc dưới dạng thẻ có thể gõ trên thiết bị di động. Người dùng có thể thêm và xóa dữ liệu, đính kèm tệp và chia sẻ bảng trên cả hai thiết bị.

Airtable được thành lập vào năm 2012 và được cung cấp trên toàn thế giới. Phần mềm này được định giá trên cơ sở mỗi người dùng mỗi tháng. Một ứng dụng di động có sẵn cho iOS.

Trello là một công cụ được thiết kế để giúp các nhóm cộng tác và lập kế hoạch cho các nhiệm vụ và dự án một cách trực quan. Mặc dù nó thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển phần mềm linh hoạt, nhưng nó cũng hữu ích trong các bộ phận khác như tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ và nhân sự. Công cụ dựa trên web này cung cấp các tính năng để xác định các dự án, các yêu cầu của chúng và quy trình làm việc để đảm bảo các dự án được hoàn thành theo trình tự đã lên kế hoạch.

Trello cung cấp một bảng kỹ thuật số cho phép người dùng tạo, sắp xếp và ưu tiên các tác vụ. Quản trị viên hoặc người quản lý có thể xác định quy trình công việc, phân công nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc nhóm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Thẻ Trello tạo điều kiện cộng tác giữa những người dùng. Người dùng có thể thêm nhận xét, thành viên và đính kèm tệp vào các nhiệm vụ được giao cho họ.

Tóm lại, Bảng điều khiển quản lý dự án mang lại một số lợi ích như cải thiện giao tiếp, cộng tác và khả năng hiển thị tiến độ dự án. Nó giúp đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất quan điểm và có thể giúp ngăn chặn sự chậm trễ hoặc hiểu lầm. Dựa trên các tiêu chí được thảo luận trong bài viết, mỗi bảng điều khiển quản lý dự án được đề cập đều có những điểm mạnh riêng.

Cuối cùng, Phần mềm bảng điều khiển quản lý dự án tốt nhất sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích cụ thể của người dùng hoặc tổ chức. Viindoo khuyên bạn nên đánh giá cẩn thận từng công cụ và xem xét các tính năng và chức năng nào là quan trọng nhất trước khi đưa ra quyết định.

Tìm hiểu thêm với các blog của chúng tôi:

• 5 File excel mẫu lập kế hoạch triển khai dự án
• 8 phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ hoạt động một cách hiệu quả