Làm thế nào để vẽ sơ đồ Gantt trong dự án?

Đã trải qua hơn 100 năm, sơ đồ Gantt vẫn là một công cụ được rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng để quản lý dự án. Vậy bạn có thắc mắc sơ đồ gantt là gì và làm thế nào để vẽ sơ đồ này không? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn biết thêm các thông tin về sơ đồ Gantt và các bước vẽ sơ đồ này trong dự án.

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay còn gọi là một dạng sơ đồ thể hiện tiến độ dự án được kỹ sư quản lý Henry Gantt phát minh vào năm 1910. Trước đó, Gantt là một dạng sơ đồ cổ điển nhưng hiện nay, sơ đồ này đã được cải tiến thông qua ứng dụng phần mềm.

Sơ đồ Gantt thể hiện rõ thông tin của các nhiệm vụ trong dự án. Trong đó, các nhiệm vụ được biểu diễn trên trục tung, trục hoành thể hiện thời gian tương ứng. Ngoài ra, sơ đồ cũng thể hiện mức độ hoàn thành và người chịu trách nhiệm của từng nhiệm vụ.

Sơ đồ gantt là gì?

Sơ đồ gantt là gì?

Ưu và nhược điểm của sơ đồ gantt mà bạn cần biết

Ưu điểm của sơ đồ gantt

  • Giúp doanh nghiệp quản lý nhiều thông tin cùng lúc: bố cục thông tin đơn giản, trực quan, dễ hiểu giúp người dùng nhanh chóng nắm được các thông tin quan trọng trong cả dự án. 
  • Giúp nâng cao hiệu suất công việc: Nhờ sơ đồ Gantt, các nhân viên có thể chủ động hơn trong công việc của mình, biết được mình cần làm nhiệm vụ gì, tiến độ đến đâu.
  • Giúp nhà quản lý có thể phân chia công việc một cách hợp lý, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.

Nhược điểm của sơ đồ gantt

  • Việc bố trí các nhiệm vụ và thiết lập mối quan hệ của các nhiệm vụ đó trong sơ đồ gantt sẽ tốn khá nhiều thời gian. 
  • Để vẽ được sơ đồ Gantt, người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn tốt về dữ liệu và cách thể hiện dữ liệu.
  • Trên sơ đồ Gantt không thể hiện được quá nhiều mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong một dự án, dẫn đến các nhân viên khó nhận biết việc nào phải ưu tiên thực hiện trước, đặc biệt là trong dự án lớn.

 Xem thêm: Một vài ví dụ sơ đồ Gantt cho người mới bắt đầu

Các bước để vẽ một sơ đồ gantt trong dự án

Bước 1: Xác định các đầu mục cần thiết

Đầu tiên, bạn cần liệt kê các nhiệm vụ thực hiện trong dự án.Sau đó, bạn ước tính thời gian hoàn thành công việc và thời gian sớm nhất bắt đầu công việc. Hai mốc thời gian này sẽ được biểu diễn trên sơ đồ.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc 

Sau bước 1, bạn hãy xác định các nhiệm vụ một cách “tuần tự” và “song song”. Nhiệm vụ “tuần tự” tức là khi nhiệm vụ này được hoàn thành, bạn mới có thể thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Nhiệm vụ “song song” tức là các nhiệm vụ có thể thực hiện cùng một lúc với các nhiệm vụ khác. Ngoài ra bạn cần xác định rõ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong các công việc “tuần tự”:

  • Finish to Start (FS): Công việc FS không thể bắt đầu trước công việc trước đó kết thúc, mà phải bắt đầu sau.
  • Start to Start (SS): Công việc này sẽ không được làm cho đến khi công việc trước đó bắt đầu. Nó bắt đầu sau.
  • Finish to Finish (FF): Công việc không thể kết thúc trước công việc trước đó kết thúc. Nó kết thúc sau.
  • Start to Finish: Hiếm có.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt 

Sau khi đã hoàn thành bước trên bạn chỉ cần lập sơ đồ dự án. Bạn có thể sử dụng phương pháp truyền thống vẽ tay, Excel. Các phương pháp hiện đại hơn là sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ Gantt: Gantto, Viindoo Project,... Các phần mềm này đều có thể giúp bạn đơn giản hóa việc xây dựng và cập nhật sơ đồ Gantt.

giao-dien-gantt-chart-viindoo

Giao diện Gantt Chart trong ứng dụng Quản lý dự án của Giải pháp Viindoo

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án 

Khi bạn quan sát thấy dự án của mình đang tiến dần theo chiều dọc của sơ đồ Gantt thì bạn hãy yên tâm vì dự án này đang tiến triển tốt. Ngoài ra, bạn nên theo dõi và kiểm tra tình trạng dự án của mình thường xuyên. Bởi trong quá trình tiến hành, dự án của bạn có thể sẽ gặp các khó khăn và cần sự thay đổi. Lúc này, bạn hãy điều chỉnh, cập nhật sơ đồ gantt sao cho phản ánh đúng với thực tế. 

Chúng ta không thể nào phủ nhận được lợi ích của việc sử dụng sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án. Mong rằng qua bài viết trên, bạn đọc đã rõ cách vẽ sơ đồ Gantt trong dự án.

 Xem thêm: Tối ưu hóa quản lý dự án với Viindoo Project

Làm thế nào để vẽ sơ đồ Gantt trong dự án?
Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo, Nguyễn Vân Anh 4 tháng 8, 2022
CHIA SẺ BÀI VIẾT NÀY
Đăng nhập để viết bình luận
Cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả tại điểm bán lẻ