Kế toán hành chính bao gồm các nghiệp vụ như giám sát các giao dịch tài chính, hỗ trợ lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính. Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc trong môi trường văn phòng liên quan đến dữ liệu tài chính, vị trí kế toán hành chính có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Trong bài viết này của Viindoo, chúng ta sẽ khám phá thông tin chi tiết về tài khoản quản trị, từ các nguyên tắc cơ bản đến các chủ đề nâng cao hơn.
1. Kế toán hành chính sự nghiệp là gì?
Kế toán hành chính sự nghiệp là những người có trách nhiệm chấp hành, quản lý ngân sách, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp (như ủy ban, trường học, bệnh viện,…). Là một loại kế toán quản trị, tài khoản quản trị nhằm mục đích giúp các công ty quản lý các nhiệm vụ và mục tiêu tài chính cụ thể bằng cách tạo báo cáo, theo dõi quỹ và tạo ngân sách.
Trong một số tổ chức, kế toán hành chính có thể làm việc một mình với nhóm quản lý, trong khi ở các công ty lớn hơn, họ có thể cộng tác với các chuyên gia tài chính khác để hoàn thành các chức năng lập ngân sách và sổ sách kế toán. Không giống như kế toán phi hành chính tập trung vào báo cáo tài chính, lập kế hoạch tăng trưởng và dự báo kinh doanh, kế toán hành chính chủ yếu tập trung vào các nhiệm vụ thực tế hàng ngày cần thiết để tuân thủ quy định và đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể. Ví dụ về các nhiệm vụ được thực hiện bởi kế toán hành chính bao gồm duy trì hồ sơ tài chính, xử lý thanh toán và hỗ trợ kiểm toán viên truy xuất tệp và tài liệu.
Tài khoản quản trị là gì?>>>> Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý kế toán dễ sử dụng
2. Nhiệm vụ của kế toán hành chính
Vai trò của kế toán hành chính là đáp ứng các yêu cầu kế toán liên quan đến quản trị cho các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp. Không giống như các kế toán viên khác có thể làm việc trong các dự án tài chính rộng hơn hoặc đưa ra hướng dẫn về lập kế hoạch tài chính và sức khỏe, kế toán hành chính tập trung vào các khía cạnh thực tế của việc quản lý và giám sát tài chính doanh nghiệp đồng thời tuân thủ các nguyên tắc quy định. Ví dụ, một trách nhiệm quan trọng của kế toán hành chính là chuẩn bị hồ sơ tài chính và tài liệu cho các mục đích thuế để tránh các hình phạt hoặc tiền phạt có thể xảy ra cho công ty.
Vai trò của kế toán hành chính
>>>> Xem thêm: Hướng dẫn về Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)
3. Công việc của kế toán hành chính
Trách nhiệm của kế toán hành chính bao gồm giám sát các công việc hàng ngày cần thiết cho Kế toán nội bộ so với kế toán bên ngoài của các doanh nghiệp, chẳng hạn như xử lý thanh toán, ứng dụng tín dụng và hóa đơn. Họ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động tài chính của công ty hoạt động hiệu quả.
- Sổ sách kế toán: Kế toán quản trị quản lý và cân bằng sổ sách bằng cách ghi lại thu nhập và chi phí cho mục đích thuế và tài chính. Họ cung cấp một bản tóm tắt tài chính hàng ngày cho công ty.
- Theo dõi và báo cáo thu nhập và chi tiêu: Kế toán quản trị có thể tạo báo cáo thu nhập và chi tiêu bằng dữ liệu sổ sách kế toán để cung cấp tổng quan nhanh chóng và dễ dàng về tài chính của công ty.
- Chuẩn bị thuế: Kế toán quản trị chuẩn bị cho mùa thuế bằng cách thu thập thông tin cần thiết để nộp tờ khai thuế hàng năm của công ty một cách chính xác và hiệu quả. Họ cũng hỗ trợ các kế toán viên khác, cung cấp hỗ trợ trong việc tìm kiếm tệp và tài liệu, đồng thời đảm bảo tuân thủ.
- Hỗ trợ kiểm toán: Kế toán hành chính có thể hỗ trợ kiểm toán bằng cách cung cấp các tài liệu cần thiết, hướng dẫn kiểm toán viên thông qua các hệ thống và chỉ ra nơi tìm thông tin liên quan. Kiểm toán viên kiểm tra hồ sơ tài chính để tuân thủ và có thể là bên ngoài hoặc nội bộ.
- Quản lý tài sản và hàng tồn kho: Kế toán quản trị có thể theo dõi tài sản và hàng tồn kho trong một doanh nghiệp, đảm bảo rằng mức tồn kho được duy trì bằng cách tiến hành kiểm tra thường xuyên và đặt mua hàng mới khi cần thiết.
- Hỗ trợ lập ngân sách: Kế toán quản trị hỗ trợ các phòng ban trong việc tạo và duy trì ngân sách, đồng thời giám sát chúng để phát hiện những mối lo ngại hoặc sự không nhất quán trong suốt cả năm.
- Hỗ trợ tính lương: Kế toán quản trị có thể hỗ trợ tính lương ở các công ty nhỏ hơn bằng cách quản lý giờ làm việc của nhân viên và lập báo cáo thuế và bảng lương chính xác.
- Quản lý tài khoản và lập hóa đơn: Kế toán quản trị quản lý tài khoản, lập hóa đơn và tài khoản tín dụng, đặc biệt trong các ngành như xây dựng hoặc thương mại. Họ lưu giữ hồ sơ chính xác về những gì đến hạn và khi nào và cũng có thể sử dụng phần mềm để tạo tài khoản mới và cung cấp bằng chứng về số tiền chưa thanh toán trước tòa.
- Xử lý thanh toán: Kế toán quản trị xử lý thanh toán cho sản phẩm, dịch vụ, nhà cung cấp và tiền thuê bằng phần mềm chuyên dụng.
Trách nhiệm kế toán hành chính
4. Yêu cầu của vị trí kế toán hành chính
Để được xem xét cho các vị trí kế toán hành chính, việc có bằng cấp kế toán liên quan là điều cần thiết. Người sử dụng lao động thường yêu cầu bằng cấp của Hiệp hội Kỹ thuật viên Kế toán, bao gồm các kỹ năng thiết yếu và kiến thức thực tế cần thiết cho vai trò này. Có được bằng cấp cao hơn và trở thành điều lệ có thể mang lại nhiều cơ hội hơn. Có GCSE môn Toán và Kinh tế hoặc A-levels có thể giúp bạn đủ điều kiện tham gia các khóa học kế toán. Mặc dù bằng cấp không bắt buộc nhưng một số nhà tuyển dụng có thể thích ứng viên có bằng cấp hơn.
>>>> Xem thêm: Tạo Sơ đồ tài khoản: Hướng Dẫn Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
5. Kỹ năng cần có của vị trí kế toán hành chính
Kế toán hành chính sở hữu một tập hợp các kỹ năng và kiến thức chuyên môn mà họ sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau tại nơi làm việc. Họ có thể cần kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt để giao tiếp hiệu quả với các doanh nghiệp về hóa đơn và chú ý đến từng chi tiết để ghi sổ chính xác. Một số kỹ năng cần thiết cho tài khoản quản trị bao gồm:
- Chú ý đến chi tiết: Chú ý đến chi tiết rất quan trọng đối với các nhiệm vụ kế toán như ghi sổ kế toán và phát hiện các lỗi hoặc sự không nhất quán trong các tài liệu tài chính.
- Giao tiếp: Kế toán hành chính cần có kỹ năng giao tiếp tốt để làm việc hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng. Điều này bao gồm cộng tác với các kế toán viên khác để chuẩn bị hồ sơ tài chính và tạo báo cáo rõ ràng cho nhân viên phi tài chính.
- Toán học: Sự thành thạo toán học rất hữu ích cho các kế toán viên hành chính, vì nó hỗ trợ họ thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Khả năng tính toán số liệu nhanh chóng và thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng đặc biệt quan trọng khi lập ngân sách, xem xét thông tin tài chính hoặc sử dụng phần mềm bảng lương để tính lương cho nhân viên.
- Dịch vụ khách hàng: Kế toán quản trị có thể làm việc với các doanh nghiệp, khách hàng và khách hàng để quản lý các khoản thanh toán. Kỹ năng dịch vụ khách hàng tốt có thể giúp thảo luận về tài chính và xây dựng mối quan hệ tích cực theo thời gian.
- Tổ chức: Kỹ năng tổ chức rất quan trọng đối với kế toán quản trị, những người xử lý nhiều nhiệm vụ trong một ngày. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm sổ sách kế toán, bảng lương và hỗ trợ kiểm toán viên. Được tổ chức là điều cần thiết cho tính chính xác và kịp thời.
Kỹ năng tài khoản quản trị
Để thành thạo kế toán hành chính sự nghiệp đòi hỏi sự kết hợp của các kỹ năng chuyên môn, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Viindoo hy vọng qua bài viết này có thể cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích về kế toán hành chính.
