Văn phòng điện tử E-office là gì?
Văn phòng điện tử E-office là mô hình kinh doanh áp dụng nền tảng công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình, phân bổ công việc, lưu trữ thông tin, tài liệu thông minh trên nền tảng kỹ thuật số. Chính vì vậy mà ngày nay mô hình "văn phòng không giấy” này đang trở nên phổ biến dần thay thế hình thức văn phòng truyền thống.
Văn phòng điện tử E-office là mô hình văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ vào quản lý
Về cơ bản, khái niệm này được dùng cho một hệ thống được lập trình sẵn trên máy tính, giúp con người theo dõi và quản lý các công việc văn phòng. Các thành phần trong mô hình này sẽ có sự khác biệt, tùy theo loại hình doanh nghiệp. Vì thế, phần mềm E - Office sẽ được lập trình, thiết kế để đáp ứng những nhu cầu riêng của doanh nghiệp trước khi vận hành.
So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng E-office
Bên cạnh mức độ ứng dụng công nghệ, mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử E-Office còn có nhiều điểm khác biệt đặc trưng khác. Bảng dưới đây sẽ mô tả chi tiết nội dung này.
| Quản trị kiểu cũ | Văn phòng điện tử |
| Thông tin được truyền qua nhiều cấp nên dễ bị lệch lạc và có hiện tượng cấp dưới hiểu sai ý sếp. | Cấp trên trực tiếp thiết lập thông báo đến mọi đối tượng người nhận nên đảm bảo được tính chính xác của thông tin. |
| Quản lý lẻ tẻ làm dữ liệu không tập trung, khó tìm kiếm, có sự sai lệch | Dữ liệu được phân loại, lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất |
| Tài liệu quản lý thủ công, các văn bản, tài liệu giấy cũng không đảm bảo tính bảo mật | Dữ liệu được số hóa, có khả năng bảo mật cao nhờ tính năng phân quyền đối tượng được truy cập |
| Việc quản lý công việc không hiệu quả, đồng nhất | Công việc được quản lý và phân công trên một hệ thống phần mềm duy nhất |
| Mất thời gian và dễ sai sót khi tính công thủ công trên Excel. | Dữ liệu tổng hợp và cập nhật tự động, công khai trên ứng dụng. |
Lợi ích vượt trội của văn phòng điện tử E-office cho doanh nghiệp
Bên cạnh sự phát triển của công nghệ hẳn là vẫn còn nhiều nguyên nhân khác dẫn đến xu hướng sử dụng phần mềm văn phòng điện tử E-Office của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà ứng dụng này mang lại.
Giảm chi phí ẩn
Có thể thấy, sự bùng nổ của Covid - 19 không chỉ ảnh hưởng đến sức khỏe con người mà còn khiến doanh nghiệp gặp không ít khó khăn. Thậm chí, sau Covid - 19, doanh thu và lợi nhuận vẫn là bài toán khó chưa có lời giải của nhiều doanh nghiệp. Lúc này, việc cắt giảm các "chi phí ẩn“ không quan trọng sẽ được các tổ chức ưu tiên hàng đầu.
Ứng dụng phần mềm E-Office giúp cắt giảm chi phí ẩn
Trong đó, nhiều doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí bằng cách thay đổi mô hình quản lý. Các phần mềm văn phòng điện tử E-Office được ứng dụng sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các chi phí “thừa” như giấy tờ, mực in, trang thiết bị lưu trữ, phí sửa chữa máy chấm công,... Đặc biệt, theo ước tính, chi phí sử dụng phần mềm này trong 1 năm ít hơn 1 lần đầu tư máy chấm công.
Tối ưu thời gian xử lý công việc
Khi doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay, dữ liệu sẽ được xuất thủ công qua bảng Excel. Lúc này, quá trình tính lương truyền thống thường gặp phải một số vấn đề như sau:
- Mất nhiều thời gian cho việc tổng hợp chi tiết các thông tin về chuyên cần của nhân viên như tình trạng đi muộn, về sớm, nghỉ phép, tăng ca,...
- Nhân viên kế toán gặp áp lực và khó khăn khi phải tính toán theo nhiều chế độ lương khác nhau cho các bộ phận, vị trí khác nhau.
- Quy trình xét duyệt, khiếu nại rườm rà, vừa tiêu tốn nhiều nhân lực, vừa làm chậm tiến độ và hiệu suất của các bộ phận chuyên trách.
Tối ưu thời gian xử lý công việc nhờ E-Office
Trong khi đó, với phần mềm E-Office, vấn đề này sẽ được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, ít sai sót. Bởi vì, công cụ này được trang bị cơ chế tính lương tự động với dữ liệu được cập nhật công khai, minh bạch trên hệ thống. Từ đó, các bộ phận đều có thể dễ dàng theo dõi, phản ánh và được giải quyết khiếu nại nhanh chóng, giảm áp lực cho các bộ phận chuyên trách.
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ
Thực tế cho thấy, không chỉ các doanh nghiệp mới có sự khác nhau về quy chuẩn các tài liệu, văn bản, báo cáo mà điều này còn xảy ra giữa các phòng ban trong một doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng ứng dụng mô hình văn phòng điện tử E-Office, các mẫu form chuẩn ứng với mỗi phòng ban sẽ được xây dựng và thiết lập trên hệ thống.
Nhờ thế, nhân viên có thể dễ dàng thực hiện công việc theo từng bước sẵn có một cách chuẩn chỉnh, đầy đủ. Bởi khi đã được chuẩn hóa, mỗi quy trình nghiệp vụ lại được thiết lập cùng với các điều kiện nhất định. Vì thế, chỉ khi đáp ứng được đầy đủ điều kiện cho trước, người dùng mới có thể chuyển đến bước tiếp theo trong tiến trình công việc.
Phần mềm E-Office giúp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ
Khi quy trình đã được chuẩn hóa, những rắc rối phát sinh trong quá trình làm việc, gây hiện tượng tồn đọng, lãng phí tài nguyên sẽ được loại bỏ. Đồng thời, điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian đào tạo nhân sự mới. Bởi nhân viên trong đội nhóm chỉ cần theo dõi quy trình được thiết lập trên hệ thống là đã có thể tự thực hiện một cách chính xác, bài bản, đồng bộ.
Mở ra không gian lưu trữ dữ liệu thông minh
Lưu trữ tài liệu luôn là công việc “cồng kềnh” của rất nhiều doanh nghiệp với cách quản lý truyền thống. Tài liệu, hồ sơ, giấy tờ thường được lưu trữ tại kho tài liệu, tủ tài liệu, ngăn tài liệu theo kiểu thủ công. Hình thức lưu trữ này không chỉ tốn diện tích, chi phí, thời gian sắp xếp và bảo quản mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của các đơn vị.
Một sự lựa chọn khác là lưu trữ bằng các công cụ như Google Drive, One Drive, Dropbox… tuy nhiên dữ liệu lại không tập trung do thói quen lưu trữ của mỗi người khác nhau. Và quan trọng hơn cả, là những hình thức này đều tiềm ẩn nhiều rủi ro như thất lạc, rò rỉ các tài liệu quan trọng.
mang tới giải pháp thay thế hàng đầu chính là kho lưu trữ thông minh, không giới hạn dung lượng. Bộ giải pháp mang đến những công cụ toàn diện và an toàn cho doanh nghiệp thông qua hệ thống lưu trữ trực tuyến.
Viindoo E-Office mở ra không gian lưu trữ, quy hoạch tài liệu tập trung dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.
Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp liên quan tới khách hàng, đối tác, hồ sơ nhân sự hay mọi tài liệu đào tạo nội bộ đều được số hóa và lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây và được phân quyền truy cập. Trên bất cứ thiết bị có kết nối internet, nhân viên đều có thể truy cập hệ thống và dễ dàng tra cứu tài liệu cũng như sử dụng dữ liệu thông qua các thiết bị kết nối Internet và cài đặt phần mềm.
Mở ra không gian lưu trữ dữ liệu thông minh
Giải pháp văn phòng điện tử Viindoo E-Office được xem là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ nhà quản trị giúp bám sát mọi hoạt động diễn ra ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
Lập kế hoạch, dự án và theo dõi tiến độ thực hiện chính xác, phát hiện điểm "nghẽn" kịp thời trên một phần mềm duy nhất.
Bảo mật dữ liệu hiệu quả
Trong bối cảnh cạnh tranh lợi ích gay gắt, vấn đề bảo mật thông tin được xem là yếu tố sống còn của rất nhiều doanh nghiệp. Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, ngoài việc lưu trữ thì doanh nghiệp đều quan tâm đến tính năng bảo mật thông tin, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng rò rỉ thông tin nội bộ, hay bị đánh cắp thông tin khách hàng.
Viindoo E - Office giúp quy hoạch dữ liệu rõ ràng, phần quyền minh bạch, theo phòng ban và cấp bậc, dễ dàng tìm kiếm.
Các tính năng trong văn phòng điện tử luôn được vận hành một với khả năng bảo mật cao đi cùng với hệ thống bảo trì liên tục giúp thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ tối ưu. Với Viindoo E-Office, dữ liệu sẽ được lưu trữ song song trên nhiều máy chủ ở các vị trí địa lý khác nhau, tránh hoàn toàn các rủi ro do sự cố phần cứng, cũng như khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh chóng.
Viindoo E-office - Xu hướng văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp
Nhắc đến các phần mềm E-Office, doanh nghiệp chắc chắn không thể bỏ qua Viindoo E-office - Hệ thống văn phòng điện tử. Đây được coi là một mảnh ghép quan trong trong bộ Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Viindoo. Viindoo E-office sẽ giúp doanh nghiệp kế nối các bộ phận trong cùng một hệ thống, làm tinh gọn quy trình và đem đến hiệu quả tối ưu cho các bước nghiệp vụ nhờ một số tính năng như:
- Số hóa toàn bộ quy trình quản lý, vận hành doanh nghiệp.
- Tạo nên tác phong chuyên nghiệp và sự uy tín cho đối tác, khách hàng.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với tinh thần trách nhiệm, sự chủ động, hợp tác và gắn kết nhân viên.
ViiViindoo E-Office - Mắt xích quan trọng trong Phần mềm Quản trị doanh nghiệp Viindoo
Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm Viindoo E-Office còn mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích cụ thể là:
- Hoạch định hiệu quả các nguồn lực, tài nguyên của doanh nghiệp bao gồm trang thiết bị, phương tiện, phòng họp,...
- Giảm các chi phí văn phòng như in ấn, lưu trữ hồ sơ,...
- Tiết kiệm thời gian tổng hợp và tìm kiếm thông tin.
- Đồng bộ các quy định, thông báo nội bộ nhờ truyền tải qua một kênh duy nhất.
- Cho phép lãnh đạo làm việc, theo dõi tiến độ từ xa.
- Phù hợp với xu thế Chuyển đổi số.
Giá phần mềm: Chỉ với 198.000đ/tháng, khách hàng đã có thể sở hữu phần mềm ưu việt này. Đây là một mức giá khá hợp lý và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ngoài ra, người dùng sẽ được dùng thử miễn phí 15 ngày trước khi đăng ký gói trả phí. Đặc biệt, khi đăng ký Viindoo E-office, khách hàng được phép sử dụng toàn bộ các công cụ quản lý trong hệ sinh thái Viindoo.
Có thể thấy, mô hình văn phòng điện tử E-Office không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa hiệu quả mà còn phù hợp với xu thế chuyển đổi số của toàn thế giới. Hy vọng với thông tin bổ ích trên, Viindoo đã giúp Doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết nhất về mô hình văn phòng này.
